필자가 직접 과제를 관리하는 기업들뿐 아니라, 신규 문의로도 연구비 관리에 대한 문의는 많다.

보통 수행하는 과제가 하나라면, 매번 과제비 관리 사이트를 접속하여 확인하는 방법이 편할 수 있다.

또는 과제비를 담당하는 연구원이 매 과제비 사용건마다 엑셀 등으로 관리하는 방법도 있을 것이다.

다만 수행하는 과제가 세 개가 넘어간다면, 이런 방법은 매우 번잡해질 수 있다.

수행 과제가 많을 때는 과제별로 유기적인 과제비 사용이 필요할 때도 있기 때문에, 한 눈에 혹은 한 시트에서 과제비 사용 현황을 보는 것이 더욱 편할 것이다.

이는 과제에 참여하는 연구원 혹은 과제비 사용현황을 공유받고자 하는 사람(부서)들이 늘어날 수록 더욱 그렇다.

RCMS 등의 정부과제비 관리 사이트에서는 보안때문에 외부 프로그램과 연결이 쉽지 않다.

단순히 API 등을 받아 외부에서 연동시키는 것은 어렵다는 뜻이다.

가끔 그룹웨어나 ERP 등에서 연결이 가능하다면 홍보를 하기는 한다.

하지만 연구비 사용현황을 보는 정도라면 굳이 큰 비용을 들여 이를 도입하자는 의견을 내는 것도 비용상 문제가 있을 것이다.

필자는 직접 관리하는 과제들이 많다보니, 이를 한 눈에 볼 필요가 있다고 판단했다.

또 우리 기업 중에도 과제비 사용 현황을 이를 실시간으로 확인하고 싶다는 의견이 여럿 있었기도 하다.

그래서 최근에는 구글 워크스페이스를 이용해, 간단히 유사한 시스템을 만들었다.

필자가 수행하는 R&D 과제들은 주로 RCMS에서 연구비를 관리하는 것이 많아, RCMS 사이트를 기반으로 연구비 관리 ‘반자동화’ 시트를 만들었다.

1. 연구비 관리 시트 기획

앞서 언급했듯이 과제비 관리 사이트와 실시간으로 연동하는 것은 보안 때문에 문제가 있다.

그래서 필자가 간단하게 구성이 가능한 몇 가지만 집중했다.

• 무료로 구성되고 구성 자체가 매우 쉬울 것
• 최대한 사용자(연구원)이 귀찮지 않게 할 것
• 쉽게 타부서 또는 타 연구원과 공유할 수 있을 것

사용 방법은 아주 간단하다.

RCMS에 접속해서, 

연구비 사용내역을 그냥 전체 다 다운받아,

구글 드라이브 특정 폴더에 넣으면,

지정한 구글 시트에 사용내역이 모두 정리된다.

이 이후에는 엑셀에서 하듯이 표를 만들거나 그래프를 만들어 공유하면 되는 것이다.

사용한 프로그램이라고는 구글 시트와 구글 드라이브뿐이다.

구글 드라이브는 아무나 사용이 가능하고,

구글 시트는 누구에게나 공유가 쉽고, 엑셀과 인터페이스가 유사하여 쉽게 변형이 가능하기 때문이다.

2. 연구비 관리 시트 구성 방법

구글에 가입 후, 구글 드라이브에 접속하자.

왼쪽 상단의 ‘+신규’ 버튼을 누른 후 ‘구글 스프레드 시트’를 클릭하면, ‘제목 없는 스프레드시트’가 하나 열린다.

제목은 적당히 ‘정부과제 연구비 관리 시트’ 정도로 잡으면 되겠다.

메뉴의 ‘확장 프로그램’ -> ‘Apps Script’로 이동하자.

‘제목 없는 프로젝트’라는 이름의 스크립트가 실행 될 것이다.

이 스크립트와 앞서 실행한 ‘정부과제 연구비 관리 시트’는 짝이 되는 것이다.

역시 적당한 이름을 넣은 후, ‘Code.gs’에 아래 코드를 몽땅 복사해 넣자.

참고로 테스트는 ‘실행’ 버튼을 누르는 것으로 할 수 있다.

[코드]

// ▼▼▼ 실행할 때 꼭 'startMultiProcessing'을 선택하세요! ▼▼▼
function startMultiProcessing() {
  const SPREADSHEET_ID = '?????????????????'; 
  const PROCESSED_FOLDER_ID = '?????????????????'; 

  // ============================================================
  // [설정] 과제별 폴더 ID와 시트 매핑
  // ============================================================
  const PROJECT_CONFIG = [
    {
      name: "?????????????????",       
      folderId: "?????????????????",   
      sheetName: "?????????????????", 
      startRow: ?????????????????,
      dateCell: "?????????????????"
    },
    {
      name: "?????????????????",       
      folderId: "?????????????????",   
      sheetName: "?????????????????",
      startRow: ?????????????????,
      dateCell: "?????????????????"
    },
    {
      name: "?????????????????",       
      folderId: "?????????????????",   
      sheetName: "?????????????????",
      startRow: ?????????????????,
      dateCell: "?????????????????"
    },
    {
      name: "?????????????????",       
      folderId: "?????????????????",   
      sheetName: "?????????????????",
      startRow: ?????????????????,
      dateCell: "?????????????????"
    },
    {
      name: "?????????????????",       
      folderId: "?????????????????",   
      sheetName: "?????????????????",
      startRow: ?????????????????,
      dateCell: "?????????????????"
    }
  ];

  // 공통 설정
  const START_COL = 2; // B열
  const COLUMN_INDICES = [0, 1, 2, 3, 5, 6, 7, 32, 35, 46, 57]; 
  const CHECK_COLUMNS = [2, 7, 32]; 
  
  // ⭐ [안전장치] 파일 생성 후 최소 2분이 지나야 처리 (업로드 중단 방지)
  const SAFETY_DELAY_MINUTES = 2; 

  // ============================================================

  const processedFolder = DriveApp.getFolderById(PROCESSED_FOLDER_ID);
  const masterSs = SpreadsheetApp.openById(SPREADSHEET_ID);

  Logger.log(`🚀 [NEW] 총 ${PROJECT_CONFIG.length}개의 과제 처리를 시작합니다.`);

  for (let i = 0; i < PROJECT_CONFIG.length; i++) {
    let config = PROJECT_CONFIG[i];
    Logger.log(`\n========================================`);
    Logger.log(`👉 [${i + 1}/${PROJECT_CONFIG.length}] 프로젝트: ${config.name}`);

    try {
      // 1. 폴더 확인
      let uploadFolder;
      try {
        uploadFolder = DriveApp.getFolderById(config.folderId);
      } catch(e) {
        Logger.log(`🚨 [오류] 폴더 ID가 올바르지 않습니다.`);
        continue;
      }

      // 2. 시트 확인
      let masterSheet = masterSs.getSheetByName(config.sheetName);
      if (!masterSheet) {
        Logger.log(`🚨 [오류] 시트 이름(${config.sheetName})이 없습니다.`);
        continue;
      }

      // ---------------------------------------------------------
      // [기능 추가] 해당 시트의 지정된 셀(O15)에 날짜 업데이트
      // ---------------------------------------------------------
      if (config.dateCell) {
        let now = new Date();
        let timeStamp = Utilities.formatDate(now, "GMT+9", "yyyy-MM-dd HH:mm:ss");
        masterSheet.getRange(config.dateCell).setValue("최종 업데이트: " + timeStamp);
      }
      // ---------------------------------------------------------

      // 3. 엑셀 파일 탐색 (안전장치 적용)
      let allFiles = uploadFolder.getFiles();
      let excelFiles = [];
      let nowTime = new Date().getTime(); // 현재 시간

      while (allFiles.hasNext()) {
        let f = allFiles.next();
        let fName = f.getName().toLowerCase();
        
        // 엑셀 파일인지 확인
        if (fName.endsWith(".xlsx") || fName.endsWith(".xls")) {
          
          // ⭐ [안전장치 로직] 방금 올린 파일은 건너뛰기
          let lastUpdated = f.getLastUpdated().getTime();
          let diffMinutes = (nowTime - lastUpdated) / (1000 * 60);

          if (diffMinutes < SAFETY_DELAY_MINUTES) {
            Logger.log(`⏳ [대기] '${f.getName()}'은(는) 방금 업로드됨. (안전을 위해 다음 턴에 처리)`);
            continue; 
          }

          excelFiles.push(f);
        }
      }

      if (excelFiles.length === 0) {
        Logger.log(`⚠ 처리할 엑셀 파일이 없습니다.`);
        continue;
      } else {
        Logger.log(`📄 발견된 안전한 파일: ${excelFiles.length}개`);
      }

      // 4. 타겟 행 계산
      let targetRow;
      let cellStart = masterSheet.getRange(config.startRow, START_COL);
      if (String(cellStart.getValue()).trim() === "") {
        targetRow = config.startRow;
      } else {
        let lastRow = masterSheet.getRange(masterSheet.getMaxRows(), START_COL)
                                 .getNextDataCell(SpreadsheetApp.Direction.UP)
                                 .getRow();
        targetRow = Math.max(config.startRow, lastRow + 1);
      }
      Logger.log(`   - 입력 시작 행: ${targetRow}행`);

      // 5. 중복 방지 키 로딩
      const existingKeys = new Set();
      const lastRowInSheet = masterSheet.getLastRow();
      if (lastRowInSheet >= config.startRow) {
        const sheetData = masterSheet.getRange(1, 1, lastRowInSheet, masterSheet.getLastColumn()).getValues();
        const mapping = CHECK_COLUMNS.map(colIdx => COLUMN_INDICES.indexOf(colIdx));
        for (let r = config.startRow - 1; r < sheetData.length; r++) {
          if (!sheetData[r]) continue;
          let key = mapping.map(pos => {
            let colIdx = (START_COL - 1) + pos;
            return (colIdx < sheetData[r].length) ? String(sheetData[r][colIdx]).trim() : "";
          }).join("_");
          if (key.replace(/_/g, "") !== "") existingKeys.add(key);
        }
      }

      // 6. 파일 처리
      for (let file of excelFiles) {
        let tempSheetId = convertExcelToGoogleSheet(file, config.folderId);
        let tempSheet = SpreadsheetApp.openById(tempSheetId).getSheets()[0];
        let tempData = tempSheet.getDataRange().getValues();
        let newData = [];

        for (let j = 1; j < tempData.length; j++) {
          let row = tempData[j];
          let hasContent = COLUMN_INDICES.some(idx => row[idx] && String(row[idx]).trim() !== "");
          if (!hasContent) continue;

          let rowKey = CHECK_COLUMNS.map(idx => String(row[idx]).trim()).join("_");
          if (!existingKeys.has(rowKey)) {
            let filteredRow = COLUMN_INDICES.map(idx => row[idx]);
            newData.push(filteredRow);
            existingKeys.add(rowKey);
          }
        }

        if (newData.length > 0) {
          masterSheet.getRange(targetRow, START_COL, newData.length, newData[0].length).setValues(newData);
          Logger.log(`      ✅ ${newData.length}건 저장 완료`);
          targetRow += newData.length;
        }

        DriveApp.getFileById(tempSheetId).setTrashed(true);
        let timestamp = Utilities.formatDate(new Date(), "GMT+9", "yyyyMMdd_HHmmss");
        let newName = `${file.getName().replace(/\.xlsx?$/, "")}_${config.sheetName}_${timestamp}.xlsx`;
        file.setName(newName);
        file.moveTo(processedFolder);
      }
            // ---------------------------------------------------------
      // [기능 수정] 데이터가 실제로 추가되었을 때만 날짜 갱신
      // ---------------------------------------------------------
      if (isDataUpdated && config.dateCell) {
        let now = new Date();
        let timeStamp = Utilities.formatDate(now, "GMT+9", "yyyy-MM-dd HH:mm:ss");
        masterSheet.getRange(config.dateCell).setValue("최종 업데이트: " + timeStamp);
        Logger.log(`🕒 [날짜 갱신] ${config.sheetName} (${config.dateCell})`);
      } else {
        Logger.log(`ℹ [날짜 유지] 새로운 데이터가 없어 업데이트 날짜를 변경하지 않습니다.`);
      }
      // ---------------------------------------------------------

    } catch (e) {
      Logger.log(`🚨 에러: ${e.toString()}`);
    }
  }
  Logger.log("🏁 작업 종료");
}

function convertExcelToGoogleSheet(file, folderId) {
  let blob = file.getBlob();
  let resource = { title: file.getName().replace(/\.xlsx?$/, ""), parents: [{id: folderId}] };
  return Drive.Files.insert(resource, blob, {convert: true}).id;
}

‘?????????????????‘로 표기된 부분은 아래 수정 방법 확인 후, 필요에 따라 수정하면 된다.

[수정 방법]

1) 과제별 설정

const PROJECT_CONFIG = [
  {
    name: "과제명(로그용)",       // 실행 로그에서 식별할 이름
    folderId: "폴더ID_입력",      // 엑셀 파일이 업로드될 구글 드라이브 폴더의 ID
    sheetName: "시트이름",        // 데이터가 입력될 시트 탭 이름 (정확해야 함)
    startRow: 16,                // 데이터 작성을 시작할 행 번호
    dateCell: "O15"              // 최종 업데이트 날짜를 찍을 셀 위치 (생략 가능)
  },
  // ... 콤마(,)로 구분하여 계속 추가 가능
];

2) 전체 공통 설정

// 1. 메인 시트 및 완료 폴더 ID
const SPREADSHEET_ID = '...';      // 데이터를 모을 스프레드시트의 ID
const PROCESSED_FOLDER_ID = '...'; // 처리가 끝난 파일을 보관할 폴더의 ID

// 2. 데이터 매핑 (엑셀의 몇 번째 열을 가져올지: A열=0, B열=1 ...) - '연구비 사용내역' 시트에서 어떤 열의 데이터를 가져올지
const COLUMN_INDICES = [0, 1, 2, 3, 5, 6, 7, 32, 35, 46, 57];

// 3. 중복 체크 기준 (이 열들의 값이 모두 같으면 중복으로 간주)
const CHECK_COLUMNS = [2, 7, 32];

// 4. 안전장치 설정 (분 단위)
const SAFETY_DELAY_MINUTES = 2;

// 5. 시트 내 연구비 사용 내역이 시작될 열
  const START_COL = 2; // B열

3. 연구비 관리 시트 사용 방법

사용법은 간단하다.

위에서 지정한 폴더에, 과제에 해당하는 ‘연구비 사용 내역’ 엑셀 파일을 넣고 잠시만 기다리면 구글 시트에 해당하는 사용 내역이 쭉 정리된다.

현재는 약 10분 단위로 체크하도록 자동화하였으나, 시간을 줄이거나 혹은 수동으로 사용 내역을 옮길 수도 있다.

위의 코드로 필자가 구성한 형태는 대략 이런 식이다.

상단에는 과제의 기본정보를 볼 수 있도록 표를 작성했고, 하단의 사용내역을 정리하여 한눈에 볼 수 있도록 예산표를 만들었다.

하단의 과제비 사용 내역이 RCMS로부터 다운받은 사용내역이 자동으로 정리되는 부분이다.

이후에는 엑셀에서 하듯이 표를 만들거나 그래프를 만들어 필요한 사람과 공유하면 된다.

엑셀에서와 같이 ‘=’ 함수로 여러 개의 과제를 한 개의 시트에 모을 수도 있으니, 이는 사용자의 입맛대로 하면 될 것이다.

좀 번거롭기는 하지만, 미리 언급했듯이 ‘반자동화’라는 것을 고려하자.

좀 더 응용한다면 매크로 등을 이용해 RCMS 로그인부터 시작해 ‘억지 자동화’를 만들 수도 있을 것이다.

다만 필자의 상황에서는 이정도면 충분한 것 같다는 판단이다.

최근 AI가 발전함에 따라 코딩에 ‘ㅋ’자도 모르던 필자도, 손쉽게 이런식의 관리가 가능해졌다.

단점은 어떤 문제가 발생할지 모른다는 것이다.

혹시 문제가 발생하면, 피드백을 주거나 스스로(?) 고쳐 쓰시는 것도 좋겠다;;

과제와 관련하여 또 재밌거나 혹은 유익한 것들이 만들어지면 공유하겠다.

정부과제, 특히 R&D 과제에서 성능지표(정량지표)는 과제 수행의 핵심축이라 할 수 있다.

특히 과제 기술성을 평가하는 기준으로써, 성능지표는 가장 중요한 수치라고 표현할 수 있다.

정량지표란 정성적 지표와 대비되는 개념으로, 목표를 숫자로 표현한 지표를 말한다. 

그중에서도 성능지표는 개발 제품의 성능과 직결된 수치를 뜻한다. 

R&D 과제에서 이 ‘지표’라는 숫자는 단순한 목표를 넘어, 반드시 달성해야만 하는 약속이기도 하다
(이전 글 : 정부과제 결과보고서 작성요령 참고)

하지만 과제에 선정된 기업, 혹은 준비 중인 기업 중 상당수가 이 숫자에 큰 의미를 두지 않곤 한다. 

주로 R&D 과제 경험이 적은 기업들이 범하는 실수다.

1) R&D 과제에서 성능지표가 중요한 이유

선정 평가나 종료 평가에서 성능지표는 왜 중요할까? 

이유는 매우 단순하다. 

여러 명의 평가위원이 과제의 성공 여부를 객관적으로 판단할 수 있는 유일한 기준이기 때문이다.

평가장에는 각기 다른 배경과 경력, 관심사를 가진 위원들이 모인다. 동일한 사업계획서를 읽더라도 서로 다른 시선으로 과제를 바라볼 수밖에 없다.

게다가 평가 시간은 매우 짧다. 

위원들이 충분한 시간을 갖고 토론하여 의견을 하나로 모을 수 있다면 좋겠지만, 현실은 검토해야 할 과제는 많고 시간은 턱없이 부족하다.

이런 상황에서 평가위원들이 공통된 평가 기준을 갖기 위해서는 ‘객관적 지표’가 필수적이다. 

R&D 과제에서는 성능지표의 달성 여부가 바로 그 역할을 한다.

2) 기업이 성능지표를 간과하는 이유

앞서 언급했듯, 정부 R&D 과제 경험이 부족한 기업에서 주로 이런 문제가 발생한다. 

필자가 만난 사례들을 세분화해보면 다음과 같다.

첫째, 컨설팅에 전적으로 의존한 경우다. 

기업이 주도적으로 과제를 기획하지 않고 컨설팅 업체를 통해 과제를 확보했을 때 문제가 생긴다. 

컨설팅 업체는 ‘선정’ 자체가 목적이므로 인센티브를 위해 지표를 기업의 실제 역량보다 부풀려 작성하는 경우가 더러 있다. 

기획 단계에서 기업이 열심히 관여한다면 좀 괜찮겠지만, 그렇지 않다면 계획서의 내용은 컨설팅 업체가 선정에 유리한 형태로 채우게 된다.

결국 선정된 후, 감당할 수 없는 높은 목표치 때문에 뒤늦게 해결책을 찾아 헤매는 기업들을 종종 목격한다.

둘째, 성능지표를 단순하게 생각하는 경우다. 

처음 과제를 수행하는 기업 중에는 “10개 지표 중 하나쯤 못 맞춰도 90점은 되겠지”라고 안일하게 생각하는 곳이 많다. 

혹은 목표치 100 중 90을 달성했으니 90점이라고 여기기도 한다. 

운이 좋다면 넘어갈 수도 있겠지만, R&D 과제에서는 단 하나의 지표라도 미달성 시 ‘실패’ 판정을 받을 수 있다는 점을 명심해야 한다.

3) 성능지표를 설정하는 기준

사실 명확한 가이드라인이나 획기적인 비법이 있는 것은 아니다. 

정석은 ‘현재 기술 수준에서 시작해, 개발 완료 시점에 달성 가능한 최대치’를 잡는 것이다.

선정 확률을 높이겠다고 억지로 높일 필요도 없고, 훗날의 편의를 위해 지나치게 낮게 잡는 것도 좋지 않다. 

과제를 정상적으로 수행했을 때 도달할 수 있는 ‘현실적인 최고점’을 목표로 삼아야 한다. 

상용화 전 단계인 시제품 개발 과제라면, 상용 제품보다 스펙을 높게 잡거나 특정 시험 환경에서의 고스펙을 목표로 할 수도 있겠다.

이와는 별도로 작성 시 고려해야 할 핵심은 다음과 같다.

• 모호한 표현 대신 명확한 숫자로 제시해야 한다.
• 공인시험성적서 등 객관적인 측정 방법이 포함되어야 한다.
• 실현 가능한 목표여야 한다.

성능지표 달성을 보여주는 증빙으로는 주로 ‘공인시험성적서’가 이용된다는 것도 알아두자.

일종의 편법이지만, 시험 방법에 따라 같은 항목이라도 일반적인 기준보다 높은 수치를 달성할 수도 있다.

높은 수치를 잡는 것과 그 수치를 달성하는 것은 좀 다른 문제일 수도 있다는 것이다.

요약하자면, ‘외부에서 보기에 충분히 도전적(높아 보이는)이면서도, 내부적으로는 달성 가능한’ 숫자를 찾아야 한다는 것이다. 

물론, 그 달성 방법까지 포함해서 말이다.

정부과제는 정량지표를 어떻게 설계하느냐에 따라 결과가 판이해진다. 

같은 장비를 개발하더라도 지표 설정에 따라 ‘성공’이 될 수도, ‘실패’의 낙인이 찍힐 수도 있다.

그렇기에 적절한 성능지표를 잡는 것은 중요하다.

“너무 높지도, 낮지도 않은 적절한 수치는 얼마인가?” 이 질문에 대해 경험 많은 필자조차도 딱 잘라 정답을 줄 수는 없다. 

기업의 개발 역량, 시장의 눈높이, 과제의 특성 등 수많은 변수에 따라 달라지기 때문이다.

하지만 한 가지 확실한 것은 있다. 

웬만하면 기업의 실력으로 달성 가능한 수치여야 한다는 것이다. 

혹은, 시험 성적서로라도 확보할 수 있는 수치여야 한다.

비슷해 보이지만, 이 두 문장의 뜻이 분명 다르다는 것은 알 것이다.

연구활동비에 속하는 사무용품비는 생각보다 실수가 많은 세세목이기도 하다.

물론 사무용품비에 많은 금액을 계상하지는 않겠지만, 굳이 잘못 사용하여 환원하는 것보다는 제대로 사용하는 것이 도움이 될 것이다.

가끔 매우 큰 금액의 사무용품비를 사용하는 기업들도 있으니 말이다.

R&D과제에서 연구비로 구매하는 사무용품의 정의는 일반적인 것과는 약간 차이가 있다.

사전적으로 사무용품은 ‘사무를 보는 데 쓰는 물품’으로 알고 있다.

좀 더 일반적인 시각에서 보자면 사무실에 혹은 책상 위에 널려 있는 제품들을 사무용품으로 볼 수도 있겠다.

하지만 정부과제 연구비 계상항목에서 사무용품의 의미는 많이 축소된다.

1) 연구비 계상이 가능한 사무용품

사무용품과 관련한 질문에서는 특히 책상이나, 의자 등의 가구 구매가 가능한지가 많다.

또 PC와 모니터 등의 전자제품 구매가 가능한지에 대해 묻는 경우도 많다.

결론을 먼저 말하자면 과제와 직접적인 연관이 없거나, 과제와 상관없이 활용될 여지가 많은 가구나 전자제품의 경우에는 사무용품비로 구매할 수가 없다.

다만 과제와 직접적인 연관이 있다고 사전승인을 받은 경우라면 구매할 수 있겠다.

예를 들어 개발 제품이 고정되어야 하는 데스크나, 혹은 개발 제품의 구동을 위해 필요한 PC, 랩탑은 협약시 전문기관에 사전승인을 받아 구매할 수 있다.

또 연구시설의 환경관리가 중요하다면 승인을 받아 공기청정기나 에어컨도 구매할 수 있다.

다만 이 경우에는 재료비나 장비비를 통하거나, 연구실운영비활용/관리계획을 세워 승인을 받아 연구실운영비로 집행이 가능하다.

결국 사무용품비로는 구매가 안 된다는 것이다.

다시 정리하자면 영리기관이 연구비로 구매할 수 있는 사무용품은 소모성 사무용품에 한정된다.

펜, 노트, 다이어리, 자, A4 용지, 가위 등의 소모성 물품 말이다.

간혹 수십만원 대의 만년필이나 비싼 사무용품을 구매하는 경우도 있는데, 이와 같은 구매는 지양하는 것이 좋다.

물론 소모성이기는 하지만 과제 종료 후 연구비 감사에서 문제를 제기할 수 있기 때문이다.

다만 크게 문제가 되지 않을 정도로 적당한 과소비(?)까지는 경험상 문제삼지 않았다.

2) 사무용품비 관련 규정

사무용품비의 경우는 별다른 활용/관리 계획 없이 사용이 가능하다.

장비비나 재료비, 인건비, 연구수당과 같이 과제 선정에서 평가를 받는 세목과는 다르게 사용이 자유롭다는 것이다.

또 사용하는 금액도 크지 않은 편이기 때문에, 일반적인 사용에서 문제가 생길 여지도 적다.

단순히 구매가 가능한 것과 그렇지 않은 것의 구분만이 필요하다.

또 사무용품비의 구매 증빙은 카드매출전표와 거래명세서 등으로 준비하기가 매우 쉬운 편이다.

그렇기에 잘 사용한다면 과제를 수행하는 기업에 일반적인 상황에서도 활용할 수 있는 사무용품을 쉽게 마련할 수 있다는 장점도 있다.

3) 관련 항목들

연구활동비에는 사무용품비와 비슷한 항목들이 있다.

연구과제와 연관성이 있는 문헌을 구입할 수 있는 문헌 구입비, 과제 수행 중 만들어진 결과를 바탕으로 작성된 논문의 게재료도 지출할 수 있다.

과제와 관련된 자료의 인쇄, 복사, 인화비, 우편요금 등도 연구활동비에서 지출이 가능하다.

사무용품비의 규정과 같이 특별한 제약이 없고 그 증빙도 단순하여 잘 활용한다면 기업에 도움이 될 수 있는 항목들이다.

다만 그 내용이 과제와 연관성이 있다는 것을 입증해야 하고, 그렇지 못한다면 불인정 받을 수도 있는 항목이라는 것은 알아두자.

연구활동비에는 다양한 용도의 세세목이 존재한다.

사무용품비나 문헌 구입비 등은 다른 세목에 비해 그 사용용도가 자잘하여 큰 도움이 될 것 같아 보이지 않기도 하지만, 적절히 사용한다면 큰 도움을 얻을 수도 있다.

특히 과제 외적으로 혹은 과제 종료 후에도 활용할 수 있는 물품들을 구입할 수 있기 때문이다.

사실 정부과제를 통한 기업의 이득은 단순히 연구개발 성과물에 국한되는 것이 아니다.

성공적인 연구개발 결과와 더불어 이를 통한 기업 홍보, 개발 후에 남는 재료와 장비도 기업에는 이득이다.

또한 이런 자잘한 항목들의 구입을 연구비를 통해 할 수 있다는 것도 충분히 이득이 될 수 있다.

특히 초기기업이라면 더욱 그럴 것이다.

정부 R&D과제에서 기술료는 떼려야 뗄 수 없는 존재다.

영리를 목적으로 하는 기업인 경우에 말이다.

필자는 우리 기업과 R&D 과제를 기획할 때, 기술료에 대해서는 제법 상세히 설명하는 편이다.

반대로 정부과제를 컨설팅 하는 컨설팅기업들에서는 이를 설명하지 않고, 과제를 기획하고는 한다.

이는 당연할 수밖에 없다.

기술료의 존재를 알리면, R&D과제 자체를 거부하는 기업이 생각보다 많기 때문이다.

1) 기술료에 대한 의견

많은 기업에서는 R&D 과제의 선정 가능성을 높이기 위해서, 기술 개발 결과물의 사업화 매출액을 높여 작성하는 경우가 많다.

사업화 목표를 적게 잡으면 비교적 사업화 분야의 점수를 높게 받기가 쉽지 않다는 것이 그 이유다.

지원받은 정부지원금에 대비해 사업화 매출액 목표가 높은 경우라면, 기술료는 상한을 제출할 수 밖에 없을 것이다.

국가연구개발혁신법에 따르면 중소기업의 경우 지원받은 정부지원금의 최대 10%를 상한으로 기술료를 받고 있다.

경험상 우리가 산술적으로 계산하는 비용과, 기업에서 이를 생각할 때는 약간 차이가 있었다.

R&D과제를 수행하면서 기업이 직접 지출하는 비용은 크게 두 가지가 있다.

• 과제를 시작하면서 지출하는 민간부담연구개발비(중소기업의 경우 전체 연구비의 약 25~35%)
• 과제가 성공적으로 종료되면 지출하는 기술료(중소기업의 경우 약 10%)

현금이냐 현물이냐 차이가 있겠지만, 공식적으로는 R&D과제를 진행하게 되면 전체 연구비의 약 35 ~ 45%정도를 기업에서 지출하게 된다.

이 중에서 민간부담연구개발비의 경우는 이를 부담한 기관에서 다시 사용하기 때문에, 실제로 연구와 상관없이 지출하는 비용은 기술료 10%가 될 것이다.

예를 들면 5억원의 연구비를 지원받을 경우, 과제를 성공한다면 최대 0.5억원을 기술료로 다시 지출해야 한다는 소리다.

일반적으로 생각할 때는 이와 같은 R&D과제를 진행하는 것이 큰 이득으로 보이지만, 이 기술료 때문에 R&D과제를 안하겠다는 기업도 많다.

받은 5억원은 연구에 사라지는 비용이고 0.5억원은 쌩돈을 내야 된다는 것이 이유다.

이와 같은 인식이 있는 기업에는 5억원의 연구비를 어떻게 사용하는지에 따라 지출비용보다 훨씬 더 큰 이득을 줄 수 있다는 것을 설득할 필요가 있다.

다만 그 설득 자체가 매우 귀찮은 일이 될 수 있기 때문에, 이를 숨기거나 혹은 간단히 언급만 하고 넘어가는 경우가 많다는 것이 문제일 것이다.

이는 많은 컨설팅 기업에서는 과제 선정 이후 수수료만 받고 컨설팅이 종료되어 그 이후를 신경쓰지 않기 때문에 가능한 것이기도 하다.

반면에 웬만하면 과제 기획보다는 과제 관리를 더욱 중요시하는 필자의 경우에는, 기술료에 대한 언급을 분명히 하는 편이다.

나중에 속았다는 소리를 듣지 않기 위해서기도 하고, 개인적으로는 과제에 선정되는 것보다 과제를 관리하는 것이 더 중요하다고 생각하기 때문이다.

2) 기술료 계산 방법

막연하게 지원받은 정부지원금의 10%정도로 생각하지만 기술료를 어떻게 계산하는지 명확하게 알고 있어야 한다.

특히 정부R&D과제를 진행할 입장이라면 말이다.

예전의 정액기술료와 경상기술료로 나눠지던 기술료는 정액기술료 제도가 폐지되면서, 국가연구개발혁신법에서는 정부납부기술료로 지칭되고 있다.

계산 방법은 아래 표와 같이 명확하다.

계산식을 구성하는 네 가지 요소는 다음과 같이 계산된다.

① 연구개발성과로 인한 수익(세무조정계산서 상 수입금액)

명칭이 ‘연구개발성과로 인한 수익’이어서 정부지원금을 통해 개발된 결과물로 인한 사업화 매출만 생각하기 쉽다.

이 수치가 연구개발로 인항 수익만 계산하기도 하고, 과제에 따라 해당년도의 기업의 전체 매출액을 잡기도 한다.

② 매출액 기여도(협약 시 정한 비율)

전체 매출대비 연구개발성과로 발생한 매출액을 계산한 것이다.

만약 전체 매출액이 10억인데 연구개발성과로 발생한 매출액이 4억이라면, 매출액 기여도는 40%가 될 것이다.

이는 과제 협약시에 정한 비율로 추후에 수정하기가 어렵다.

③ 정부지원연구개발비 기여도

전체 연구지원금에서 우리 기업이 사용한 연구비의 비율이다.

총 연구비가 10억원인 R&D과제에서 민간부담연구개발비율이 25%라면, 정부지원금은 7.5억원이 될 것이다.

이를 계산하면 정부지원연구개발비 기여도는 75%가 될 것이다.

민간부담연구개발비의 비율을 높이면 자연스럽게 이 항목의 수치는 줄어들 것이다.

④ 기술료율

기업의 형태에 따라 달라지는 기술료 요율이다.

국가연구개발혁신법에서는 2024년까지는 중소기업은 5%, 중견기업은 10%, 대기업은 20%로 통합되었다.

이제 몇 가지 예를 들어 기술료를 계산해보자.

예시1) 중소기업인 우리 기업에서 정부지원금이 7.5억원 비율이 75%과제를 진행했고 모든 연구비를 다 사용했다. 모든 초기 협약시에는 과제 종료 1년후부터 5년까지 총 매출이 각각 10, 20, 30, 40, 50억원으로 연구개발성과물의 매출을 4, 7, 10, 15, 20억으로 협약했다. 이 때 경상기술료는 어떻게 계산될까?

계산 결과에 따라 기술종료 1년부터 5년까지 상기 표와 같이 계산되고, 정부납부 기술료의 총액은 2.1억원으로 계산된다.

그리고 총매출액에 변화가 없다면 중소기업의 기술료 총액은 지원받은 정부지원금의 10%까지이니 기업에서 지출하는 기술료는 75백만원이 될 것이다.

예시2) 실제 매출은 1년후부터 5년까지 총 매출이 각각 5, 10, 15, 20, 25억원으로 절반밖에 달성하지 못했다. 이 경우는?

계산식에 따라 정부지원연구개발비 기여도와 기술료는 정해져있고, 매출액 기여도는 협약시에 제공하므로 바뀔 수 있는 수치는 연구개발성과로 인한 수익밖에 없다.

이를 넣고 계산하면, 정부납부 기술료의 총액은 그 절반인 1.05억원으로 계산되나, 여전히 기술료 상한이 75백만원이므로 그 금액을 모두 납부하게 될 것이다.

기술료 계산은 단순한 계산 문제다.

다만 그 계산식의 각 항목이 의미하는 바를 명확하게 알아야 정확한 계산이 가능하다.

또한 기업에서 변경이 가능한 항목과 그렇지 않은 항목을 구분할 수 있다면, 기술료의 지출 향방을 유추할 수도 있을 것이다.

다시 말하지만 알고 나면 정말 단순한 계산식이다.

다만 이를 R&D과제 규정과 묶어서 정리할 수만 있으면 된다.

정부과제에서는 용어가 혼동되는 경우가 많은데, 특히 ‘공동연구개발기관’, ‘위탁연구개발기관’ 등의 용어는 더욱 그런 편이다. 이러한 명칭 및 역할 간의 차이점을 정리했다.
공동기관은 주관기관과 협력하여 책임과 성과를 분담하고,
위탁기관은 주관기관이 지정하는 특정업무를 수행한다.
각 기관의 역할, 범위 및 의무는 책임, 연구비의 한도, 연구 결과의 소유권 측면에서 차이가 있다.

정부 R&D 과제를 신청하거나 진행할 때 용어에 대해 어려워 하는 부분이 있을 것이다.

상당히 많은 정부과제 용어들이 일상생활이나 일반 기업 활동에서 사용하지 않는 것들이기 때문이다.

또한 정부과제의 용어들의 뜻이 변하지 않더라도, 새로운 용어들이 추가되거나 기존 단어의 사용이 중지되기도 한다.

또한 같은 단어의 범위가 조정되는 경우도 있다.

최근 우리 기업에서는 R&D 과제를 신청하면서 어려워했던 용어가 공동연구개발기관과 위탁연구개발기관이다.

연구비의 규모가 작은 경우 필자는 주로 주관연구개발기관 단독으로 신청하도록 권유를 하는 편이다.

한 연구개발과제에 여러 기관들이 포함될 경우, 주관연구개발기관에서는 고려하거나 혹은 신경써야 될 부분이 늘어나기 때문이다.

하지만 주관기관 단독으로 진행이 불가능한 과제나, 혹은 전략적으로 다른 기관들과 함께 해야 하는 경우도 발생한다.

이 경우 개발과제를 수행하는 기관의 역할과 그 명칭에 따른 업무 범위와 한계를 명확하게 알고 있는 것이 중요하다.

1) 정부과제 참여 기관의 명칭 정리

가) 주관연구개발기관

연구개발혁신법에 정의된 주관연구개발기관은 연구개발과제를 주관하여 수행하는 연구개발기관으로 표현된다.

좀 더 단순히 말하자면, 연구개발과제의 중심으로 정부과제를 신청하는 당사자를 말하는 것이다.

정부과제의 책임과 동시에 개발 성과물의 소유를 주장할 수 있는 기관이기도 하다.

그렇기 때문에 정부과제 진행중에는 주관연구개발기관에서 공동 및 위탁연구개발기관의 연구상황에 대해 점검 및 관리 역시 함께 해야 한다.

따라서 주관연구개발기관은 연구개발과제가 진행되는 동안 관리기관과 소통할 일이 많을 수 있다.

나) 공동연구개발기관

연구개발과제협약에 따라 주관연구개발기관과 연구개발과제를 분담하여 공동으로 수행하는 연구개발기관이다.

공동연구개발기관은 위탁연구개발기관에 비해 종속성이 덜하다.

연구개발 성과에 대해서도 주관기관과 공동소유가 가능하고, 주체적으로 연구개발과제를 수행하는만큼 연구개발과제의 수행제한도 적용된다.

또한 연구개발비의 상한도 없어, 주관연구개발기관보다 더 높은 연구비를 사용할 수도 있다.

다만 개발과제에 있어 주관연구개발기관이 총책임의 역할을 하므로, 결국 과제의 신청 및 관리의 주책임은 주관기관에 있다는 차이가 있다.

또한 같은 이유로 주관기관에서 개발 영역의 일부를 외부기관에 위탁하는 것이 가능하지만, 공동연구개발기관에서는 불가능하다.

다) 위탁연구개발기관

주관연구개발기관으로부터 연구개발과제의 일부를 위탁받아 수행하는 기관을 말한다.

용역과 혼동되어 생각하는 기업이 많은데, 용역으로 개발에 참여하는 것과는 일부 차이가 있다.

위탁 기업의 경우 과제를 신청할 때부터 참여연구원의 구성이나 역할에 대해 계획서에 포함시켜 평가 대상에 포함이 된다.

시스템에 포함이 되어 있기 때문에, 위탁기관을 추가/제외하거나 혹은 변경할 때는 중앙행정기관의 장과 협의하고 승인을 받아 변경이 가능하다.

위탁기관 입장에서도 연구비를 사용한 후에는 회계검토를 받아야 한다는 귀찮음도 있다.

반면에 일반 용역으로 과제에 참여한다면, 이러한 제약이 없을뿐더러 용역비 사용에 대해서 자유로운 편이다.

주변에서 과제에 참여를 좀 해본 기업들은 주관기관도 위탁기관도 싫고, 다만 용역을 받아서 업무를 수행하는 것을 좋아하는 곳이 있다.

반면에 위탁기관으로 과제에 참여하는 것에도 장점은 있다.

주관기관 입장에서는 참여연구원의 숫자나 개발 경험의 질과 양을 다양화시킬 수 있어, 평가시에 더 좋은 점수를 받을 수 있다. 특히 주관기관의 연구자원이 부족한 경우에 특히 도움이 될 것이다.

또한 위탁기관 입장에서도 용역의 경우는 단순 용역이지만, 위탁으로라도 정부과제에 참여한다면 정부과제 참여 이력이 남는다.

이는 자체적으로 연구과제를 참여하거나 혹은 기업의 일부 기술을 홍보하는 데에 도움이 될 것이다.

2) 공동연구개발기관과 위탁연구개발기관의 차이

공동연구개발기관과 위탁연구개발기관의 차이는 좀 더 명확하다.

공동기관은 주관기관과 성과의 공동소유가 가능하지만, 위탁기관은 성과의 소유가 불가능하다.

위탁기관의 경우 연구비의 한도는 직접비의 40% 이내로만 가능하지만, 공동기관의 경우 이 제한이 없어 주관기관보다 더 높은 연구비를 사용하는 경우도 자주 있다.

기관부담연구개발비의 경우 공동기관이 영리기관이라면 부담하는 것이 의무다.

반면에 위탁기관의 경우에는 영리/비영리를 떠나서 이를 부담하지 않을 수도 있다.

연구개발기관의 역할에 따라 그 명칭과 업무범위가 나뉘었지만, 정부과제를 성공적으로 마무리하기 위해서는 각 기관의 협력과 노력이 요구된다.

이전에는 사실 정부과제에서 협약의 당사자를 주관연구개발기관으로 하는 곳이 많았지만, 국가연구개발혁신법에서는 주관기관에 더해 공동기관과 위탁기관까지 포함되도록 변경되었다.

주관기관과 공동기관에 더해 위탁기관까지 정부과제 협약의 당사자이기 때문에, 관련 법령 및 협약에 따른 권리와 의무를 가지게 된다는 것을 알아두자.

R&D과제에 신청한 기업이 서류평가를 통과하면 발표평가를 준비해야 한다.
경험이 적은 기업에서는 발표 평가에 대해 부담이 크지만, 크게 어려워 할 것은 없다.
발표 자료와 발표 평가를 준비하면서 알아두어야 할 것을 몇 가지 정리했다.

정부과제에 계획서를 제출하여 서류평가를 통과했다면, 발표평가(대면평가)를 준비하라는 공문을 받을 것이다.

여기에는 발표평가 일정과 함께 준비물이 명시되어 있다.

보통 발표평가의 준비물은 발표 자료를 기반으로 하고, 가점서류나 추가서류를 발표 전까지 제출하도록 한다.

최근에는 과제 계획서를 이용해서 발표하도록 안내하는 경우도 있지만, 아직 대부분의 발표평가에서는 발표 자료를 요구하고 있다.

업무 특성상 평소에 외부 발표가 잦거나, 정부과제나 입찰 등을 통해 대외발표 경험이 많은 기업이라면 큰 문제가 없을 것이다.

다만 이런 경험이 많지 않다면, 발표 자료 제작에 어려움이 있을 수 있다.

과제 계획서야 양식이 있으니, 어떻게든 글자를 채워 넣는다지만 시청각 기반의 발표 자료는 왠지 자신이 없다.

발표평가를 준비하는 우리 기업에 항상 자주 하는 말이 있다.

발표 자료에 너무 큰 공을 들일 필요가 없다.

깔끔하게 잘 정돈되고, 계획서 내용을 잘 담고 있으면 된다.

조금 더 자세하게는 다음과 같은 내용을 기억하면 될 것이다.

1) 계획서를 기반으로 제작해야 한다.

발표 평가는 발표 자료를 위주로 평가할 것으로 생각하는 기업이 많다.

하지만 사실은 발표 자료보다는 여전히 과제 계획서를 위주로 평가할 가능성이 더 크다.

발표평가 전 발송되는 공문에도, 계획서 외의 내용을 넣지 말라는 문구가 포함되는 경우도 있다.

과제 평가에서는 과제 접수 종료일까지 접수 된 과제 계획서를 기반으로 평가를 진행한다는 것이다.

그렇기에 이 이후에 추가되거나 변경된 내용에 대해서는, 기업의 평가자격 자체를 제외하고는 그저 고려 대상일 뿐이다.

일반적으로 발표평가를 준비하면서 기업이 알아두어야 할 정보가 있다.

평가위원에게 과제 계획서를 평가 전에 전달하는 경우는 거의 없다는 것이다.

과제 계획서에는 평가 기업의 기술적인 자료가 대거 포함되어 있고, 이것이 유출될 수 있기 때문이다.

그렇기에 짧은 평가 시간에 계획서가 평가위원에게 전달이 되고, 평가 위원은 계획서를 빠르게 읽고 기업을 평가해야 한다.

이 상황에서 평가위원이 발표를 듣고 있을 시간이 없는 경우가 많다.

그렇기에 R&D 과제 발표 평가장에서 발표를 시작하면, 평가위원들이 발표자를 안보고 고개를 숙이고 만 있는 것을 볼 수 있다.

계획서를 읽는 것도 시간이 부족한 것이다.

평가위원은 과제 계획서를 읽으면서 궁금한 부분을 정리하고, 질문한다.

이 상황에서 계획서와 다른 내용의 발표 자료는 오히려 평가위원에 혼란을 줄 수도 있다.

물론 기존의 내용을 보강하거나, 혹은 빠트린 자료를 추가하는 수준의 업데이트는 나쁘지 않다.

2) 질문을 유도하자.

예를 들어 30분의 발표평가 시간 중 발표는 10분, 질의응답은 20분이라고 해보자.

10분의 발표 시간은 발표 대본을 준비하여 대응하면 된다.

하지만 발표자들에게 더욱 긴장이 되는 시간은 질의응답을 위한 20분일 것이다.

어떤 질문이 나올지 모르기 때문이다.

우리 기업을 평가하는 평가위원은 생각보다 엄격한 조건 하에서 지정이 된다.

규정대로라면 우리 기업에 유리한 사람뿐 아니라, 우리 기업에 불리할 평가를 할 사람이 평가위원이 될 가능성이 높지는 않다.

오히려 평가 과정 중에 우리 기업이 제출한 자료를 보고 이에 흥미를 느낄 사람일 가능성이 높을 것이다.

이럴 때는 발표 자료를 통해 우리가 원하는 질문을 유도하는 것도 좋은 방법이 될 수 있다.

예를 들어 발표 내용 중에 중요 부분을 더욱 눈에 띄도록 표시한다거나 혹은 중요한 내용의 일부를 발표 자료에서는 누락하는 방법도 있다.

또 우리 기업의 강점인 부분을 약하게 보이도록 꾸밀 수도 있고, 아예 질문받기를 원하는 내용을 발표 자료 끝 부분에 대놓고 보일 수도 있다.

또 경험이 많은 발표자들은 예상 질문과 답변을 준비하면서, 답변을 통해 다음 질문을 유도하는 방법도 쓰는 모양이다.

물론 이와 같은 설계를 할 때는 계획서를 작성할 때부터 고려해야 할 것이다.

자칫 주요 내용이 계획서에 포함되지 않으면, 서류평가에서부터 떨어질 수 있을 테니까 말이다.

3) 첨부 자료를 준비해 가는 것도 좋다.

질의응답 시간의 대비를 위해 별도의 자료를 준비해가는 경우도 있다.

사전에 등록한 자료 외에는 배포자료가 인정되지 않는 경우가 많아, 하나의 발표자료 마지막에 첨부 자료의 형식으로 추가하는 것이다.

시간이 부족해 발표내용에 포함되지 않는 주요 자료나, 기업 소개에 대한 내용, 계획서 제출 후 추가로 확보한 인증이나 시험결과 등 추가할 수 있는 자료는 많다.

질문에 대한 답변을 시각적 자료와 함께 답변하는 것은 질문자로부터 잘 준비되었다는 느낌을 들게 할 수 있다.

또한 말로 설명이 잘 되지 않는 내용 역시도 시각적 자료가 도움이 될 수 있다.

길이가 긴 동영상과 같은 자료를 첨부 자료로 두고, 질의응답 시간에 사용하는 것도 도움이 된다.

4) 꼭 사전 연습을 하자.

발표 자료를 만드는 데에는 많은 시간을 투자하지만, 생각보다 발표 연습을 하지 않는 발표자들이 많다.

발표평가에서는 발표 자료가 아니라, 발표자의 발표 태도가 더욱 중요할 수도 있다.

또 발표 시간의 경우 사전에 고지가 되는데, 발표 연습이 없다면 이를 어기기 쉽다.

발표가 너무 빨리 끝나는 경우도 있지만, 평가위원을 짜증나게 하는 경우는 발표가 너무 길어지는 경우다.

평가위원은 정해진 시간에 기업의 연구 계획을 평가하기 위해, 질문도 찾아내야 하고 또 답변을 받아 평가의견서도 작성해야 한다.

그렇기에 발표가 너무 길어지는 경우, 발표를 강제로 중단시키기도 한다.

자연스럽게 발표하는 연습과 더불어, 특히 정해진 발표시간을 지키는 연습은 꼭 해 가는 것을 추천한다.

많은 발표평가 중에 시각적으로 화려하고, 다양한 기교가 들어간 발표 자료도 봤다.

양식이 정해진 계획서와 다르지만, 연구의 성공을 위한 추가 내용을 발표 자료에 대폭 추가한 발표 자료를 본 적도 있다.

그리고 계획서의 텍스트를 그대로 PPT로 옮겨서 계획서나 다름없는 발표 자료로 발표하는 기업도 봤다.

어느 기업의 선정 확률이 가장 높을까?

결론부터 말하자면 알 수 없다.

대면평가는 발표자료 보다는 과제 계획서를 기반으로 이루어지는 경우가 많기 때문이다.

계획서와 다른 내용의 발표 자료는 평가위원에 혼란을 줄 것이고, 계획서를 그대로 복사하여 텍스트만 많은 발표 자료는 단조롭고 지겨운 발표 평가를 만들 수 있다.

알맹이 없는 화려한 발표자료 보다는 과제목표에 근거하여 필요한 내용으로 단순하게 작성된 발표 자료가 더 나을 것이다.

또 발표 그 자체보다는 평가위원의 궁금함을 해결해줄 수 있는, 질의응답을 중점으로 준비하는 것도 과제 선정에 더 도움이 될 것이다.

물론 적당히 화려하고, 충실한 계획서의 내용을 기반으로 포인트가 잘 정리된 발표 자료로 발표를 잘 할 수 있다면 그것이 최고겠지만 말이다.

정부과제 진행 중, 연구시설 및 장비비를 사용할 때는 고려해야 할 부분이 몇 가지 있다.

정부과제를 도전하고자 하는 기업 중에는 연구비의 사용을 쉽게 생각하는 기업이 많은 듯 하다.

필자는 정부과제를 기획하면서 기업들에 연구비를 어떻게 사용할 것인지를 묻는다.

연구비 사용방법에 대해 큰 고민이 없던 기업들에서는 이런 대답이 나온다.

“인건비도 좀 충당하고, 마침 장비도 하나 구입하려고 했는데 이번 기회에 구입하려구요.”

이와 같은 대답은 연구비를 단순 현금으로만 생각하기 때문에 나오는 것이라고 생각한다.

만약 십여 년 전에 이와 같은 의견이라면 그건 크게 나쁘지 않을 수 있었다.

그때는 지금과 같이 연구비 사용 혹은 과제 진행과정에 대해 지금과 같이 철저하게 관리하지 않았다.

그리고 규정 역시 부처별로 다른데다가 생각보다 구멍이 많았던 것으로 기억한다.

하지만 현재는 점점 더 정부과제의 관리기준이 높아지고, 규정이 상대적으로 명확해서 구체적인 계획 없이 연구비를 사용하는 것은 어려워졌다.

연구시설이나 장비를 구입하는 비용은 예전보다 더 까다롭다고 봐야 한다.

1) 연구시설 및 장비비 관련 규정

연구시설 및 장비비에는 이를 구입(설치)하거나 임차하는 비용, 운영 및 유지비, 인프라 조성비까지 포함될 수 있다.

일반적으로는 구입(설치) 비용 또는 임차비로 많이 사용한다.

장비비 관련 규정에서 가장 신경 써야 할 부분이 구매 금액에 대한 내용이다.

국가연구개발혁신법에서는 취득 가격이 3천만원 이상(부가가치세 및 구입･설치 등에 필요한 부대비용을 포함)인 연구시설 및 장비의 구매시에는 협약 전에 승인을 받아야만 구입이 가능하다.

또한 1억원 이상의 연구시설 및 장비를 구입하려는 경우에는 「국가연구개발 시설･장비의 관리 등에 관한 표준지침」에 따라 심의를 받아야만 도입이 가능하다.

문제는 단순 승인과 달리 심의의 경우에는 심의위원회가 별도로 개최되고, 여기에서는 다양한 조건을 구매하는 기관에서 평가받아야 한다는 것이다.

• 사업(연구) 부합성
• 국가전략적 필요성
• 연구시설장비의 중복성
• 연구시설장비의 활용성
• 연구시설장비의 적정성
• 연구시설장비 운영의 계획성
• 도입 기관의 연구시설장비 관리실태

이 때, 연구시설과 장비의 구입가는 취득을 위해 소요된 금액(세금, 운송비용, 설치비용 등 부대비용을 포함)을 의미한다.

예컨대 해외에서 장비를 도입하는 경우 운송비와 설치비용(설치 엔지니어 관련)까지 포함할 수 있다는 것이다.

연구시설과 장비를 도입하면 귀찮을 수 있는 부분도 있다.

구매한 건에 대해 ‘자산등록 관리번호’를 포함된 자산비표를 발급 및 부착해야 한다.

또한 연구시설장비 이력카드를 만들어 장비 사용 이력을 관리해야 한다.

특히 공동 활용이 가능한 자산의 경우, 구매 30일 이내에 ZEUS(연구시설•장비종합정보시스템)에 등록해야 한다.

이에 따라 구입한 장비는 구매기관의 것이지만, 관리의 책임과 더불어 일정기간동안 처분할 수 없는 애물단지가 되는 경우도 있다.

일반적으로 연구시설 및 장비의 경우 과제 종료일 2개월 전까지 구입 및 설치(임차)가 완료 되어야 한다.

완료 시점은 검수가 완료된 날짜를 기준으로 한다.

2) 연구시설 및 장비비 사용 요령

사실 이와 같이 사용 및 관리가 귀찮은 연구비의 경우 사용하지 않는 것이 과제를 관리하는 입장에서는 편할 수 있다.

하지만 장비 시설 도입이 목적인 과제라면 장비비를 사용할 수밖에 없다.

만약 연구비의 규모가 크다면, 연구시설이나 장비 도입 없이 비용 소진이 어렵기 때문에 장비비 사용을 고려할 수밖에 없다.

필자가 추천하는 연구시설 및 장비비 사용 방법은 두 가지다.

첫 번째는 요령 없이 규정에 근거하여 제대로 사용하는 것이다.

정확히 장비 구매 가격에 맞춰 예산을 책정하고, 과제 계획서에 장비 구매를 명확히 표현한다.

그리고 구매 가격에 따라 승인 또는 심의를 받고 구매하는 방법이다.

이에 따른 장점은 장비 구매과정 혹은 이후에 별로 신경 쓸 일이 없다는 것이다.

다만 심의의 경우 기간이 얼마나 걸리지 모르고, 과제 종료 이후에도 장비의 관리가 필요하다는 부분이 단점일 수 있겠다.

또 다른 장비 구입 방법으로는 가능한 경우, 장비를 부품화 하여 재료비로 나누어서 사는 것이다.

필자가 관련 기관에 직접 문의한 결과, 장비와 재료를 나누는 기준은 구매한 부품이 독립적으로 작동하여 기능할 수 있는지 여부로 구분한다.

그렇기 때문에, 자체적으로 작동이 가능한 부품은 3천만원 이하로 하여 그렇지 않은 부품들을 재료비로 구입하여 구매기관에서 조립하는 형태로 하는 것이다.

이 경우 장점은 장비를 구매하지 않는 것처럼 보인다는 것이고, 심의를 받거나 사후관리의 필요가 없다는 것이다.

물론 단점의 경우 이와 같은 방법이 통하는 장비가 있고, 그렇지 않은 장비가 있다는 것이다.

완제품으로 들어올 수밖에 없는 장비의 경우 검수보고서를 부품 단위로 작성하기가 어렵다는 것도 문제가 될 수 있다.

결국 납품(개발) 업체와 논의를 통해 준비를 해야 할 것이다.

정부과제에서 장비를 구입하는 가장 큰 이유는 과제가 종료되더라도 남는 자산이기 때문일 것이다.

이는 스타트업 등에서 투자를 받아서 부동산을 구입하는 것과도 비슷한 이유가 될 수 있다.

정부과제에서 장비비를 사용하는 것은, 아니 연구비 사용 뿐 아니라 과제를 진행하는 모든 행위는 규정을 베이스로 하는 것이 정답이다.

여기에 약간의 요령은 비용사용 및 과제 관리 전반에서 담당자의 어려움을 덜어줄 수 있을 것이다.

다만 그 요령이 규정에서 벗어나지 않는다는 조건 하에서 말이다.

기관부담연구개발비를 계산하는 것이 실제로는 크게 어려울 것 없지만, 관련 문의가 잦은 편이기도 하다.

이전에 작성한 ‘정부과제와 기관부담개발비, 부가세’ 글에서 관련 내용을 정리했지만, 막상 실제로 기관부담연구개발비를 어떻게 계산해야 될지 모르겠다는 의견이 많다.

실제로 기관부담연구개발비를 계산하는데 있어 몇 가지 예시를 통해 그 방법을 정리해 보자.

*계산의 편의를 위해서 총 정부지원 연구비 5억, 기관부담연구개발비 20%(현금은 기관부담연구개발비의 10% 이상)으로 계산을 했음.

1) 영리기업만 과제에 참여하는 경우

주관기관(영리기업) 단독이거나 혹은 공동연구기관으로 다른 영리기업과 함께 연구를 진행하는 경우는 계산이 매우 간단하다.

모든 기업이 영리기업이기 때문에, 특별한 주제의 과제가 아니라면 총 연구개발비를 대상으로 기관부담 연구개발비를 계산하면 된다.

정부지원 연구개발비 5억을 80%로, 계산하여 20%만큼의 기관부담연구개발비를 계산하면 1.25억원이 계산된다. 이 중 현금은 10%인 1,250만원이다.

*이 때 많이 실수하는 부분이 총연구개발비 5억의 20%, 1억을 기관부담연구개발비로 잡는 것이다. 계산 방법이 다르니 주의하자.

예를 들어 주관기업 4억, 공동연구기관에서 1억을 정부지원 연구개발비를 받는 경우,

주관기관의 경우 기관부담연구개발비는 1억(현물 0.9억, 현금 0.1억)으로 계산되고,

공통기관의 경우 기관부담연구개발비는 0.25억(현물 0.225억, 현금 0.025억)일 될 것이다.

참고로 위탁기관의 기관부담연구개발비는 일반적인 경우, 주관기관에서 대신 부담한다.

2) 영리기관과 비영리기관이 함께 참여하는 경우

영리기관과 비영리기관이 함께 R&D 과제에 참여하는 경우는 계산이 좀 달라진다.

몇 가지 형태를 제외한다면, 비영리기관에서는 기관부담연구개발비를 부담하지 않기 때문이다.

이를 고려하면, 역시 계산은 간단하다.

비영리기관은 제외하고, 영리기관이 받는 정부지원 연구개발비만 가지고 기관부담연구개발비를 계산하면 된다.

예를 들어 영리기업이 4억, 비영리기관이 1억의 정부지원 연구개발비를 받을 경우,

영리기업만 정부지원 연구개발비 4억에 대한 기관부담개발비 1억(현물 0.9억, 현금 0.1억)을 부담하면 되는 것이다.

*비영리기관이 연구개발비를 부담하는 과제
국가연구개발혁신법 시행령 제19조제4항에 따른 연구개발시설장비 구축을 목적으로 하는 연구개발과제, 연구개발인력 양성을 주된 목적으로 하는 연구개발과제, 기본사업 중 국가과학기술연구회가 추진하는 연구개발과제

3) 비영리기관이 현물을 넣으려는 경우

간혹 비영리기관에서 현물을 부담하려고 하는 경우가 생긴다.

사실 현물로 할 수 있는 것이 한정되어 있어, 비영리기관에서 현물을 굳이 부담하는 경우라면 거의 참여 연구원의 인건비로 잡는 경우를 들 수 있다.

이는 연구수당 계산에 사용하기 위한 기준으로, 연구수당이 전체 인건비의 20%까지 계상할 수 있기 때문에 발생하는 경우다.

상기와 같은 이유로 연구수당을 위해 현물을 부담하고자 한다면, 현물 대신 미지급 인건비로 계상하도록 하면 된다.

이와 다른 이유로, 비영리기관에서 현금 부담 없이 현물만을 계상하려고 하는 경우 꽤나 복잡한 상황이 발생할 수 있다.

기관부담연구개발비의 현금은 현물에 비례해서 증가한다.

그러니 비영리기관에서 현물을 내게 되면, 이에 따라 계산된 현금 인상분은 부담 의무가 있는 영리기업이 지출해야 하니 말이다.

비영리기관에서 기관부담 개발비를 부담하고자 할 때에는 우선 과제 담당자에게 문의를 하는 것이 도움이 될 수 있을 것이다.

비영리기관의 기관부담 개발비 부담이 허락되지 않는 과제들도 있기 때문이다.

4) 기타 사항

영리기관에서도 R&D 과제의 기관부담연구개발비를 부담하지 않는 경우도 있다.

∙ 해당 연구개발기관의 연구개발성과를 국가 소유로 하는 경우
∙ 해당 연구개발기관이 위탁연구개발기관으로서 연구개발과제의 일부를 수행하는 경우
∙ 「연구산업진흥법」 제6조제1항에 따라 신고한 전문연구사업자가 시험･분석 등 연구개발서비스의 제공만을 목적으로 하는 공동연구개발기관으로서 연구개발과제를 수행하는 경우

현물이 실제 현금의 지출이 없다고 판단해서 참여기관 중 한 곳에서 현물을 높이게 되면, 덩달아 현금 부담금도 증가된다는 것을 고려해야 한다.

현금 부담비는 현물 부담비의 일정 비율로 계산되기 때문이다.

국가연구개발혁신법으로 관리받는 R&D과제는 기관부담연구개발비를 부담하는 기업의 유형에 따라, 연구개발비 비율이 서로 다르다.

이에 따라, 대기업이나 중견기업 및 중소기업 등의 다양한 유형의 영리기업들이 함께 기관부담연구개발비를 부담해야 한다면, 각각 기업별로 계산을 하면 된다.

기관부담연구개발비는 정리한 것과 같이 다양한 예외나 계산 방법이 있을 수는 있다.

다만 일반적인 경우라면 이렇게 정리할 수 있다.

비영리기관은 부담하지 않고, 영리기업은 기업별로 계산하여 부담한다.

물론 일반적이지 않은 경우가 발생한다면, 과제 담당자에 연락해서 정확하게 계산하는 것이 좋을 것이다.

혹은 필자와 같이 관련 경험이 많은 사람을 찾는 것도 좋은 방법일 것이다.

단순히 숫자가 틀려서 과제 평가시에 불이익이 발생한다거나, 하는 문제 때문이 아니다.

결정된 기관부담연구개발비를 다시 줄이는 것은 쉽지 않기 때문에, 기관부담연구개발비의 계산이 잘못된 경우, 불필요한 손해를 볼 수도 있기 때문이다.

정부과제를 신청할 때 가점을 신경 쓰는 사람이 많을 것이다.

점수로 표현되는 정부과제 평가에서, 최대 5점 이상 받을 수 있는 가점은 메리트가 높은 항목일 수 있다.

가점이나 감점 항목은 보통 과제의 공고문에 포함되어 있고, 그 명칭과 내용을 정리해서 보여준다.

다만 항목에 따라 명확히 설명되어 우리 기업이 가점에 포함되는지 쉽게 알 수 있는 가점이 있고, 쉽게 알아보기 어려운 가점도 존재한다.

이전에 ‘정부과제의 감점과 가점‘에 대해 정리한 적이 있다.

지난 포스팅에서 전반적으로 가점과 감점에 대한 필자의 견해를 정리했다면, 오늘은 몇 가지 항목에 대해 좀 더 세부적인 설명을 덧붙이고자 한다.

최근 공고된 중소벤처기업부의 ‘중소기업기술혁신개발사업’에서는 가점과 감점 항목을 표로 제공하고 있다.

가점은 공통 가점과 세부사업 별로 특성화 가점으로 분류하고 있고, 또 공통 가점은 성과창출강화 분야와 생태계 보완 분야로 분류한다.

세부사업 특성화 가점과 공통 가점의 성과창출 강화 분야의 가점은 그 설명이 명확한 편이다.

또한 이 분야에서 가점을 챙길 정도라면 정부과제가 어느 정도 익숙한 기업일 것이다.

반면에 생태계 보완 분야의 가점에서 문의를 주시는 기업들이 있다.

이번에는 이 생태계 보완 분야의 가점에 대해서 간단히 정리해 보겠다.

1) 여성기업

주관기관이 여성기업 인증서를 확보하고 있어야 가점이 가능하다.

최근 받은 문의 중에는 여성기업 가점을 위해, 대표의 부인으로 대표자를 변경하면 받을 수 있는가에 대한 것이 있었다.

문제는 단순히 대표가 여성이거나 혹은 여성이 법인의 주식을 과반수 이상 가지고 있는 것으로는 가점이 인정되지 않는다는 것이다.

우리 기업이 이와 같이 여성이 기업의 실제로 주인이라면, 미리 여성기업 확인서를 확보하는 것을 추천한다.

2) 장애인기업

주관기업이 장애인기업에 해당하고 있어야 가점이 가능하다.

장애인기업활동 촉진법 제2조, 제2호에 따르면 장애인기업은 다음 요건을 모두 갖춘 기업을 말한다.

– 장애인이 소유하거나 경영하는 기업
– 고용된 상시근로자 총수 중 장애인의 비율이 30% 이상인 기업(소기업 제외)

다만 여성기업이 여성기업확인서로 증빙하는 것에 비해, 장애인 기업은 굳이 장애인기업확인서가 없어도 되는 것으로 보인다.

공고상에서는 증빙서류로 장애인등록증을 요구하고 있기 때문이다.

하지만 장애인기업확인서 자체가 공공기관 입찰이나, 융자 등에서 다양한 혜택이 있기 때문에 여건이 된다면 확보하는 것이 좋다.

3) 중소기업 특별지원지역 소재

주관기관의 사업장이 중소벤처기업부가 공고한 특별지원지역에 소재하고 있는 경우에 가점을 받을 수 있다.

이를 확인하는 방법으로는 사업자등록증 또는 법인등기부등본을 통해 가능하다.

특별지원지역은 ‘지역중소기업 육성 및 혁신촉진 등에 관한 법률’에 따라 다음과 같은 경우에 지정되는 지역이다.

– 산업이 낙후되거나 쇠퇴한 경우
– 지역의 주된 산업 또는 대규모 기업의 구조조정ㆍ이전 위기에 처한 경우
– 대규모재난이 발생한 경우
– 위에 준하는 중대한 사유가 있는 경우

2024년 7월 22일 기준 중소기업 특별지원지역의 지정 현황은 다음과 같다.

4) 산업위기대응 특별지역 소재 위기업종 관련 기업

주관기관의 사업장이 산업위기대응 특별지역에 소재하고 있는 경우에 가점을 받을 수 있다.

이는 사업자등록증 또는 법인등기부등본을 통해 현재 사업장의 주소로 확인할 수 있다.

산업위기대응 특별지역은 ‘지역 산업위기 대응 및 지역경제 회복을 위한 특별법’에 따라 아래의 조건을 모두 갖춘 지역을 선정하여 산업통상자원부에서 발표한다.

– 지역의 주된 산업에 대한 지역경제 의존도가 높은 경우일 것
– 지역의 주된 산업의 생산동향 등 주요 산업지표가 현저히 악화된 경우일 것
– 지역경제가 현저히 침체된 것으로 판단되는 경우일 것
– 지역경제가 현저하게 악화되어 긴급한 지원이 필요한 경우

2024년 4월 기준 산업위기대응 특별지역의 지정 현황은 다음과 같다.

5) 3년 이내 중소벤처기업부과제 기술임치 완료 기업

주관기업에서 중기부 과제를 완료하고, 개발 기술에 대한 임치를 정상적으로 진행한 경우 가점을 받을 수 있다.

이는 기술 임치증으로 확인이 가능하고, 과제 종료일이 최근 3년 이내의 과제만 가능하다.

중소벤처기업부가 아닌 다른 부처나 지자체의 R&D는 해당하지 않는다.

또한 기술임치와 관계없는 비R&D 과제를 완료했거나, 혹은 중기부 R&D과제를 완료했더라도 기술임치를 하지 않은 경우에도 가점을 받을 수 없다.

정부과제를 준비하면서 고려할 사항이 많을 것이다.

사실 정부과제에서 가점은 있으면 별로 체감이 되지 않지만, 없으면 은근히 불안하기도 하다.

웬지 우리 기업만 빼고 다 가점이 있을 것 같기도 하다.

가점은 준비할 수 있다면, 물론 준비해 놓는 것이 유리하다.

다만, 우리 기술이 좋고 사업성까지 갖춰진다면 크게 걱정할 것은 없다.

평가위원 입장에서도 좋은 아이템을 개발하려는 기업이 가점 1~2점 때문에 떨어지는 것을 반기지는 않기 때문이다.

R&D 과제 예산 중에서 전문가 활용비는 외부 전문기술 활용비에 속해있는 항목으로 활용하기에 따라 매우 좋은 효율을 보일 수 있는 연구 비용이기도 하다.

외부 전문기술 활용비는 크게 보면 연구활동비에 속해 있는 세세목이다.

연구활동비는 규정상 세세목간의 비용변경이 자유로운 편이다.

또 앞서 ‘연구활동비로 할 수 있는 것들‘에서 한번 정리했던 것처럼, 다양한 종류의 세세목이 존재한다.

그렇기 때문에 연구활동비를 적절히 사용한다면, 정부과제를 수행중인 우리 기업이 얻을 수 있는 결과물을 더욱 풍족하게 할 수도 있다.

필자는 전문가 활용비가 그런 항목 중 하나라고 생각한다.

전문가 활용비는 연구개발의 성공을 목적으로 전문가의 도움을 받기 위한 비용을 뜻한다.

외부 전문기술 활용비 세세목에 포함된 기술도입비나 연구개발서비스 활용비와 목적은 비슷하지만, 좀 더 사용이 원활하다는 장점이 있다.

1. 전문가 활용비 관련 규정

전문가 활용비는 사용하기에 어려운 항목은 아니다.

우선 전문가 활용비는 연구활동비 세목에 속해있다.

일반적으로 변경이 어려운 인건비를 제외한다면, R&D 과제에서 가장 많은 비용이 집중되는 세목이 연구재료비와 연구활동비라고 할 수 있다.

국가연구개발혁신법에 따르면, 연구활동비에서 연구재료비로의 연구비 과제비 이동이나 그 반대의 경우도 경미한 변경으로 단순 통보만으로 가능하다.

또한 연구활동비 내에서의 사용 내용의 변경은 애초에 통보도 없이 변경하여 사용이 가능하다.

물론 연구개발계획서에 포함되어 있는 내용을 개발한다는 전제 하에서 말이다.

외부 전문기술 활용비는 협약된 직접비의 40% 이내에서 사용이 가능하다.

하지만 전문가 활용비만 본다면 이렇게 큰 금액을 사용할 수 없기 때문에 이 규정은 크게 신경 쓸 필요는 없을 것이다.

또 전문가 활용비의 경우 동일 기관 내의 전문가를 대상으로 집행이 불가능하다.

다만 비영리기관인 대학이나 연구기관의 경우에는 별도부서(연구실) 별로 지급할 수 있는 것으로 되어 있다.

전문가 활용비는 연구개발기관의 자체규정에 따라 계상하고, 자체규정이 없는 경우에는 실제 필요한 금액으로 계상한다.

다만 많은 회계법인에서는 전문가 활용비를 검토할 때, 기관에 전문가 자문료 지급 규정을 제출하도록 요구하고 있다.

그러니, 정부과제 증빙을 목적으로 아예 관련 규정을 만들어 놓는 것도 도움이 될 것이다.

2. 전문가 활용비의 증빙

전문가 활용비의 증빙은 단순한 편이다.

• 내부결재문서(자문료 지급 품의서 등)
• 자문내역이 포함된 전문가 자문확인서
• 계좌이체증명

여기서 내부결재문서나 자문확인서는 별도의 양식 없이, 자체적으로 만들어 사용하면 된다.

참고로 내부결재문서를 제출할 때는 전문가의 인적사항이 포함된 이력서와 신분증 등을 함께 제출하면 좋다.

3. 전문가 자문료 지급 규정 작성 요령

사실 한 두 번 전문가를 이용하는 경우, 전문가에 해당 비용을 견적으로 받고 실비로 이용할 수도 있다.

또 공무원 등을 전문가로 활용하는 경우, 공무원 규정을 받아 이에 맞춰 사용해도 된다.

하지만 자체적으로 자문료 규정을 만들어 놓으면, 과제뿐 아니라 기업에서 이후에 다른 전문가를 초빙할 때도 그 기준이 될 수 있다.

전문가 자문료 규정을 만드는 것은 크게 어렵지 않다.

필자가 우리 기업에 알려주는 방법은 크게 두 가지의 기준표를 만드는 것이다.

첫 번째로는 전문가의 능력이나 경력에 따라 전문가의 등급을 구분하는 것이다.

예를 들어 해당 경력 10년 이상의 경우 가장 높은 등급을 준다던지 하는 식이다.

두 번째로는 전문가가 우리 기업에서 하는 업무에 따라 자문료의 지급 금액을 정하는 것이다.

강의나 발표의 경우 1등급은 얼마, 2등급은 얼마 하는 식이다.

전문가가 우리 기업에서 할 수 있는 것중 대표적인 것에는 강의, 발표, 컨설팅, 보고서 작성 등이 있을 것이다.

이것들을 잘 조합해서 등급에 따른 지급 기준을 정하면 된다.

답이 있는 것이 아니기 때문에, 담당자가 적절히 조합하면 될 것이다.

참고할 수 있도록 대구테크노파크의 전문가 수당 지침(2015년 개정판)을 하나 첨부한다.

4. 전문가 활용비 관련 문의 정리

1) 자문확인서는 어디서 찾나요?

앞서 설명했다시피 자문확인서의 양식이 정해진 것은 없다.

전문가가 강의를 했다면 강의자료를, 특정 교육을 진행했다면 해당 자료를 첨부하면 된다.

전문가가 직접 실험이나 작업을 진행했다면, 해당 내용을 작성해서 문서로 만들면 된다.

필자의 경우 아래의 정보가 들어가도록 하여 간단히 ‘전문가 활용 내역서’ 만드는 요령을 우리 기업에 소개하기도 한다.

예시를 활용해 내용을 자유롭게 변경해서 사용해도 된다.

2) 전문가를 활용하고 싶은데, 활용비의 사용 범위는 어디까지인가요?

전문가를 활용하는 비용의 제반 비용이 이에 해당한다.

예를 들어 부득이하게 해외에 거주하는 전문가를 활용해야 한다면, 비행기를 포함한 교통비와 숙박비까지 포함할 수도 있다.

다만 정말 과제에 필요하다고 주장할만한 근거가 있어야 한다.

경험상 다른 이유로 외국인을 초빙해놓고 전문가 활용비로 처리하려다가 회계법인의 소명 요청을 받은 기업을 본 적도 있다.