과제관리 그리고 규정과 지침

컨설팅을 진행하면서 많은 질문을 듣는다.

단순한 비용 사용 및 처리 방법부터 과제 계획서 내용 변경, 과제 목표 미달성에 대한 것까지.

그에 대한 답변은 대부분 간단하다. “규정에는 뭐라고 되어 있는데요?“

과제 관리의 시작과 끝은 사업관리 규정과 그 지침이다.

아무리 많은 경험과 경력을 가지고 있다 하더라도, 그 처리 방법이 규정을 벗어날 수는 없다.

이러한 규정들은 매년 바뀌는 부분이 있다.

그렇기 때문에 연초마다 발표되는 정부과제 관리 기관들의 변동사항 발표를 빠짐없이 점검해야 한다.

외부적인 요인에 의해 비정기적으로 변동이 생기기도 한다.

2020년의 코로나와 관련하여 발표된 부담 완화 대책이 그러한 예가 될 수 있다.

필자 역시 과제를 관리하는 모든 측면에서 규정과 지침을 참고한다. 필자가 경험한 것들은 대략적인 방향을 빠르게 잡는데 도움을 주지만, 시간이 지난 정보가 정확하지 않을 수 있기 때문이다.

물론 규정이라는 것이 급격하거나 소리소문 없이 변경되는 일은 없다. 그럼에도 불구하고 평소에 자주 하지 않는 업무들에 대한 규정은 한번 더 확인하는 것이 좋다.

과제의 규정은 대체로 그 과제를 공고하는 사이트에서 확인할 수 있다.

예를 들자면 이런 식이다.

산업부에서는 보통 ‘한국산업기술진흥원’을 통해서 과제의 공고를 내는 편이다.

해당 사이트에 접속해서 ‘사업-지원 → 규정-서식’으로 들어가면 위와 같이 분류에 따른 규정과 지침을 확인할 수 있다.

중소벤처기업부에서는 ‘중소기업 기술개발사업 종합관리시스템’을 통해 과제를 공고한다.

해당 사이트에 접속해서 ‘정보마당 → 자료마당 → 규정 및 서식’으로 들어가면 통합 규정과 더불어, 연도별/과제별로 정리된 사업별 규정을 확인할 수 있다.

사업별 규정이 별도로 있는 경우에는 통합 규정보다 더 우선시되기 때문에, 반드시 확인해야 한다.

위는 극히 일부 예시이다. 소개한 것과 마찬가지로 보건복지부 과제는 ‘보건의료 R&D포탈 HTDream’에서 확인할 수 있고, 해양수산부의 경우 ‘해양수산과학기술진흥원’ 등에서 확인이 가능하다.

또한 다른 관리 기관에서의 규정 역시 그 공고가 실린 사이트에서 대부분 확인이 가능하다.

과제를 수행 중인 기업 담당자에게 필자가 규정과 지침을 확인하도록 권유하는 것은 그 이상의 과제관리 방법이 없기 때문이다.

과제를 수행하며 발생하는 대부분 질문의 해답은 관리규정이 담고 있다.

최근에 선정되어 관리 중인 창업성장기술개발과제를 예로 들어 몇 가지 살펴보자.

• 신규채용 인건비가 남을 것 같은데, 재료비로 변경하면 안 되나요??

• 협약 변경을 할 때 협약변경절차 중 승인을 받아야 하는 것이 어떤 것인가요?

• 새로 신규직원을 뽑아서 PC는 필수적으로 있어야 하는데, 재료비로 구입하면 안 되나요??

• 혹시 퇴직금도 인건비로 계상할 수 있나요?

모두 규정을 찾아보면 있는 내용들이기 때문에, 쉽게 확인이 가능했다. 이 외에도 가지고 받았던 질문 대부분 관리규정을 살펴보는 것만으로도 해결이 되었다.

필자와 함께 과제를 관리하는 연구원들이 가장 먼저 하는 것은, 이렇게 사업 규정과 친숙해지는 것이다.

규정을 보는 것에 익숙해지면 스스로 할 수 있는 일들이 많아진다. 이러한 과정은 기업에게도 혹은 연구원 개인의 성장에도 도움이 된다.

규정을 벗어난 것들에 대한 관리는 그 이후에 경험이 쌓인 후 생각해보아도 될 것이다.