정부과제 재료비 사용 증빙

R&D 과제를 진행하다 보면, 재료를 구매할 일이 많다.

정부과제에서 역시 마찬가지인데, 제품의 연구개발을 위해서는 재료 구매를 위해 연구비를 사용할 일이 많다.

다만 정부과제에 익숙하지 않은 기업들에서는 이런 구매비용의 사용에 어려움을 겪는 일이 많다.

과제를 수행 중인 기업에서 재료를 구매하고 그 증빙을 만드는 것에 대해서 문의가 많이 들어오는 편이다.

사실 이와 관련해서는 질문도, 또 그에 맞춘 답변도 내용이 어렵지 않다.

몇 가지 규정을 알고, 규칙만 지키면 된다.

재료비의 증빙과 관련하여 과제를 수행하는 기업에 당부하고 싶은 몇 가지를 정리했다.

1. 과제 계획서에 작성된 내용대로 구매하자.

과제 선정평가에서 평가위원들은 다양한 자료를 확인할 수 있지만, 기본적으로는 업체에서 제출한 과제 계획서를 바탕으로 정부과제에 선정시킬 것인지를 평가한다.

정부 과제에 선정이 되었다는 것은 과제 계획서의 내용이 그 과제의 목적에 맞게끔 작성되었다는 것을 의미한다.

그래서 과제에 선정되어 협약하는 과정에서 이런 말을 들을 수 있다.

“과제 계획서의 내용을 임의대로 변경하지 마세요.”

과제 계획서 안에는 어떻게 연구개발을 진행하고, 어떻게 사업화를 할 것이며, 연구비를 어떻게 사용할 것인가에 대한 내용이 정리되어 있다.

연구비의 사용 방법이나 그 내용에 대해서도 평가가 들어다는 것이다.

그렇기에 기업은 연구개발을 진행하는 과정에서 최대한 과제 계획서에 어긋나지 않도록 연구비를 사용해야 한다는 것이다.

간혹 협약 변경 없이, 과제 계획서에 없는 내용의 물품을 구매하거나 혹은 계획서와 달리 과다하게 비용이 집행되는 경우가 있다.

이럴 경우 과제 종료 후에 회계법인 통해서 해당 내용의 소명을 요청받을 수도 있고, 비용의 적법한 사용이 인정되지 않을 수도 있다.

2. 개발 목적에 맞는 양을 구매하자.

일반적으로 R&D 과제를 통해 개발하는 것은 목표 기술의 시제품 또는 기술 그 자체이다.

그래서 장비비나 재료비의 사용 범위 역시 시제품을 개발하기까지의 것만을 용인한다.

간혹 과제 종료 후에 발생할 생산에 이용하기 위해 과다하게 재료 등을 구매하는 경우가 있다. 

하지만 이럴 경우 생산을 위한 재료 구매로 여겨진다면, 해당 비용에 대해서는 인정을 받지 못할 수가 있다.

물론 과제의 목적에 따라, 생산용 장비 또는 재료의 구매가 인정되는 경우도 있다.

하지만 일반적인 R&D(기술 개발) 과제에 그런 경우는 거의 없다고 봐도 무방하다.

3. 미리부터 준비한다면 증빙을 마련하는 것이 어렵지는 않다. 

국가연구개발혁신법에 따르면, 연구재료비의 증빙 자료는 종류가 꽤 많은 편이다.

재료비의 주요 증빙은 다음과 같다.

• • 카드매출 전표 또는 계좌이체증명(세금계산서 포함)
  • 거래명세서
  • 구매의뢰서
  • 견적서
  • 검수 확인서

이 외에 계약서가 있다거나, 해외 구매 등의 특이 사항의 경우 증빙 서류들이 늘어난다.

필자에게 들어오는 문의 중에는 과제 종료 시점에 이런 증빙서류들이 준비가 안되어 있어서 어떻게 마련해야 할지 모르겠다는 내용도 있다.

다른 세목도 그렇지만, 증빙서류는 비용을 집행하는 순간부터 정리를 해두기를 권장한다.

재료비 증빙 중 세금계산서나 계좌이체증, 견적서 등은 재료비를 구입하면서 쉽게 얻을 수 있고, 거래명세서 또한 업체에 의뢰하면 받을 수 있다.

구매 의뢰서는 내부 품의서로 대체할 수 있다.

4. 모든 구매 물품은 검수증빙이 필수다.

장비나 재료를 구매하여 물품이 입고되는 경우는 검수증빙을 필수로 제출해야 한다.

따로 양식이 있는 것이 아니다 보니, 양식을 어떻게 만들어야 하는지 궁금해하는 문의도 많았다.

일반적으로는 기업 자체에서 쓰는 양식이 있으면 그대로 사용하면 된다.

만약에 없을 경우에는 간단하게 만들면 된다.

검수 확인서에 필수적으로 들어가야 하는 내용은 다음과 같다.

• • 연구과제명
  • 물품의 가격
  • 재료 납품 업체
  • 품명과 수량
  • 검수(납품) 일자
  • 물품의 사진*
  • 담당자의 서명

샘플로 만들어보자면 대략 이런 형태만 되어도 충분하다.

관리기관에서는 실제로 연구비를 집행한 것과 같이 재료가 입고되었는지를 확인하고자 하는 것이다.

그러므로 특히 사진을 첨부하는 것을 잊으면 안 된다.

연구비의 증빙과 같은 업무는 한번 경험해 보면 크게 어려운 일은 아닌데, 처음 해보는 경우 어떤 식으로 접근해야 하는지 모른다는 것이 장애물이 될 수 있다.

모든 연구비 사용에 대한 기본적인 방법은 동일하다.

규정에 있는 사항은 그에 기반하고, 규정에 없는 내용은 통상적으로 누구나 인정할 만한 방법으로 사용하고 증빙한다.

물론 직접 해보면 쉽지 않을 수도 있고, 이미 방향을 잘못 잡았을 수도 있다.

그럴 때는 필자와 같은 경험자를 통하는 것도 방법일 수 있겠다.