발표평가 준비 요령

R&D과제에 신청한 기업이 서류평가를 통과하면 발표평가를 준비해야 한다.
경험이 적은 기업에서는 발표 평가에 대해 부담이 크지만, 크게 어려워 할 것은 없다.
발표 자료와 발표 평가를 준비하면서 알아두어야 할 것을 몇 가지 정리했다.

정부과제에 계획서를 제출하여 서류평가를 통과했다면, 발표평가(대면평가)를 준비하라는 공문을 받을 것이다.

여기에는 발표평가 일정과 함께 준비물이 명시되어 있다.

보통 발표평가의 준비물은 발표 자료를 기반으로 하고, 가점서류나 추가서류를 발표 전까지 제출하도록 한다.

최근에는 과제 계획서를 이용해서 발표하도록 안내하는 경우도 있지만, 아직 대부분의 발표평가에서는 발표 자료를 요구하고 있다.

업무 특성상 평소에 외부 발표가 잦거나, 정부과제나 입찰 등을 통해 대외발표 경험이 많은 기업이라면 큰 문제가 없을 것이다.

다만 이런 경험이 많지 않다면, 발표 자료 제작에 어려움이 있을 수 있다.

과제 계획서야 양식이 있으니, 어떻게든 글자를 채워 넣는다지만 시청각 기반의 발표 자료는 왠지 자신이 없다.

발표평가를 준비하는 우리 기업에 항상 자주 하는 말이 있다.

발표 자료에 너무 큰 공을 들일 필요가 없다.

깔끔하게 잘 정돈되고, 계획서 내용을 잘 담고 있으면 된다.

조금 더 자세하게는 다음과 같은 내용을 기억하면 될 것이다.

1) 계획서를 기반으로 제작해야 한다.

발표 평가는 발표 자료를 위주로 평가할 것으로 생각하는 기업이 많다.

하지만 사실은 발표 자료보다는 여전히 과제 계획서를 위주로 평가할 가능성이 더 크다.

발표평가 전 발송되는 공문에도, 계획서 외의 내용을 넣지 말라는 문구가 포함되는 경우도 있다.

과제 평가에서는 과제 접수 종료일까지 접수 된 과제 계획서를 기반으로 평가를 진행한다는 것이다.

그렇기에 이 이후에 추가되거나 변경된 내용에 대해서는, 기업의 평가자격 자체를 제외하고는 그저 고려 대상일 뿐이다.

일반적으로 발표평가를 준비하면서 기업이 알아두어야 할 정보가 있다.

평가위원에게 과제 계획서를 평가 전에 전달하는 경우는 거의 없다는 것이다.

과제 계획서에는 평가 기업의 기술적인 자료가 대거 포함되어 있고, 이것이 유출될 수 있기 때문이다.

그렇기에 짧은 평가 시간에 계획서가 평가위원에게 전달이 되고, 평가 위원은 계획서를 빠르게 읽고 기업을 평가해야 한다.

이 상황에서 평가위원이 발표를 듣고 있을 시간이 없는 경우가 많다.

그렇기에 R&D 과제 발표 평가장에서 발표를 시작하면, 평가위원들이 발표자를 안보고 고개를 숙이고 만 있는 것을 볼 수 있다.

계획서를 읽는 것도 시간이 부족한 것이다.

평가위원은 과제 계획서를 읽으면서 궁금한 부분을 정리하고, 질문한다.

이 상황에서 계획서와 다른 내용의 발표 자료는 오히려 평가위원에 혼란을 줄 수도 있다.

물론 기존의 내용을 보강하거나, 혹은 빠트린 자료를 추가하는 수준의 업데이트는 나쁘지 않다.

2) 질문을 유도하자.

예를 들어 30분의 발표평가 시간 중 발표는 10분, 질의응답은 20분이라고 해보자.

10분의 발표 시간은 발표 대본을 준비하여 대응하면 된다.

하지만 발표자들에게 더욱 긴장이 되는 시간은 질의응답을 위한 20분일 것이다.

어떤 질문이 나올지 모르기 때문이다.

우리 기업을 평가하는 평가위원은 생각보다 엄격한 조건 하에서 지정이 된다.

규정대로라면 우리 기업에 유리한 사람뿐 아니라, 우리 기업에 불리할 평가를 할 사람이 평가위원이 될 가능성이 높지는 않다.

오히려 평가 과정 중에 우리 기업이 제출한 자료를 보고 이에 흥미를 느낄 사람일 가능성이 높을 것이다.

이럴 때는 발표 자료를 통해 우리가 원하는 질문을 유도하는 것도 좋은 방법이 될 수 있다.

예를 들어 발표 내용 중에 중요 부분을 더욱 눈에 띄도록 표시한다거나 혹은 중요한 내용의 일부를 발표 자료에서는 누락하는 방법도 있다.

또 우리 기업의 강점인 부분을 약하게 보이도록 꾸밀 수도 있고, 아예 질문받기를 원하는 내용을 발표 자료 끝 부분에 대놓고 보일 수도 있다.

또 경험이 많은 발표자들은 예상 질문과 답변을 준비하면서, 답변을 통해 다음 질문을 유도하는 방법도 쓰는 모양이다.

물론 이와 같은 설계를 할 때는 계획서를 작성할 때부터 고려해야 할 것이다.

자칫 주요 내용이 계획서에 포함되지 않으면, 서류평가에서부터 떨어질 수 있을 테니까 말이다.

3) 첨부 자료를 준비해 가는 것도 좋다.

질의응답 시간의 대비를 위해 별도의 자료를 준비해가는 경우도 있다.

사전에 등록한 자료 외에는 배포자료가 인정되지 않는 경우가 많아, 하나의 발표자료 마지막에 첨부 자료의 형식으로 추가하는 것이다.

시간이 부족해 발표내용에 포함되지 않는 주요 자료나, 기업 소개에 대한 내용, 계획서 제출 후 추가로 확보한 인증이나 시험결과 등 추가할 수 있는 자료는 많다.

질문에 대한 답변을 시각적 자료와 함께 답변하는 것은 질문자로부터 잘 준비되었다는 느낌을 들게 할 수 있다.

또한 말로 설명이 잘 되지 않는 내용 역시도 시각적 자료가 도움이 될 수 있다.

길이가 긴 동영상과 같은 자료를 첨부 자료로 두고, 질의응답 시간에 사용하는 것도 도움이 된다.

4) 꼭 사전 연습을 하자.

발표 자료를 만드는 데에는 많은 시간을 투자하지만, 생각보다 발표 연습을 하지 않는 발표자들이 많다.

발표평가에서는 발표 자료가 아니라, 발표자의 발표 태도가 더욱 중요할 수도 있다.

또 발표 시간의 경우 사전에 고지가 되는데, 발표 연습이 없다면 이를 어기기 쉽다.

발표가 너무 빨리 끝나는 경우도 있지만, 평가위원을 짜증나게 하는 경우는 발표가 너무 길어지는 경우다.

평가위원은 정해진 시간에 기업의 연구 계획을 평가하기 위해, 질문도 찾아내야 하고 또 답변을 받아 평가의견서도 작성해야 한다.

그렇기에 발표가 너무 길어지는 경우, 발표를 강제로 중단시키기도 한다.

자연스럽게 발표하는 연습과 더불어, 특히 정해진 발표시간을 지키는 연습은 꼭 해 가는 것을 추천한다.

많은 발표평가 중에 시각적으로 화려하고, 다양한 기교가 들어간 발표 자료도 봤다.

양식이 정해진 계획서와 다르지만, 연구의 성공을 위한 추가 내용을 발표 자료에 대폭 추가한 발표 자료를 본 적도 있다.

그리고 계획서의 텍스트를 그대로 PPT로 옮겨서 계획서나 다름없는 발표 자료로 발표하는 기업도 봤다.

어느 기업의 선정 확률이 가장 높을까?

결론부터 말하자면 알 수 없다.

대면평가는 발표자료 보다는 과제 계획서를 기반으로 이루어지는 경우가 많기 때문이다.

계획서와 다른 내용의 발표 자료는 평가위원에 혼란을 줄 것이고, 계획서를 그대로 복사하여 텍스트만 많은 발표 자료는 단조롭고 지겨운 발표 평가를 만들 수 있다.

알맹이 없는 화려한 발표자료 보다는 과제목표에 근거하여 필요한 내용으로 단순하게 작성된 발표 자료가 더 나을 것이다.

또 발표 그 자체보다는 평가위원의 궁금함을 해결해줄 수 있는, 질의응답을 중점으로 준비하는 것도 과제 선정에 더 도움이 될 것이다.

물론 적당히 화려하고, 충실한 계획서의 내용을 기반으로 포인트가 잘 정리된 발표 자료로 발표를 잘 할 수 있다면 그것이 최고겠지만 말이다.