정부과제비의 사용기준이 회계법인이라고?

정부과제 진행 중 연구비 사용은 매우 중요하다.

관리 기관이 과제에 대한 많은 것을 통제하고 있지만, 연구비 만큼은 다르다.

과제 관리기관은 회계법인을 지정하고, 연구비 사용에 대한 대부분의 검증을 지정회계법인의 보고서로 판단한다.

그 와중에 지정회계법인의 자율성은 매우 높게 주어진다.

심지어 관리기관 본인들보다도 더 높게 말이다.

1) 과제비 정산의 회계법인 위탁

회계법인은 관리기관의 위탁을 받아 연구개발비 정산 업무를 실시하는데, 몇 가지 이유가 있다.

아무래도 돈에 관련된 업무다보니 전문성에 대해서는 관리기관보다는 회계법인에서 더욱 전문적인 지식과 경험을 가지고 있을 수 밖에 없다.

특히 경험을 해보면, 연구비 사용과 관련해서는 관리기관보다 오히려 회계법인에서 더욱 자세히 알고 있는 경우가 많다.

또 관리기관 외부의 독립된 회계법인이 정산을 담당함으로써 객관성을 확보할 수도 있을 것이다. 

연구비를 지원하는 쪽과 관리하는 쪽을 달리 하여 사업비 집행 내역의 투명성을 확보하는 계기가 될 수도 있는 것이다.

관리기관은 과제 종료 후, 회계법인으로부터 연구기관의 과제비 사용에 대한 보고서를 전달받는다.

해당 보고서는 단순히 과제비를 잘 썼는지 혹은 잘 못 썼는지를 넘어 과제가 성실하게 수행되었는지를 확인하는 지표가 되기도 한다.

예를 들어 과제 초반에 모든 과제비를 다 써버리거나, 혹은 과제 종료시점에서 과제비를 급하게 쓴 것으로도 연구가 제대로 진행되지 못했다는 것을 알 수 있다.

또 구매한 물건의 검수조서가 명확히 작성되지 않은 경우, 실제 연구를 위한 부품을 구매했는지 등 비용 사용에 대한 점검만으로도 연구 진행과정에 대한 예상이 가능하기도 하다.

실제로 기간별 과제비 사용이 저조하다는 이유로 사유서를 작성하게 하는 경우도 있었다.

2) 회계법인 위탁에 따른 장/단점

과제비의 회계법인 위탁에 따라 기업 입장에서도 장점이 있다.

가장 큰 장점은 드디어 과제 담당자(과제비에 한해서)와 연락이 닿는다는 것이다.

기존에 과제와 관련하여 관리기관의 담당자와 연락하기 위해서는 많은 인내심이 필요했다.

많은 일정에 항상 바쁜 관리기관의 과제 담당자와는 전화통화는 매우 어렵기도 했다.

반면에 회계법인의 담당자(회계사)는 바로바로 전화를 받아준다.

또 과제비 사용과 관련한 부분에서는 궁금한 것을 빠르게 해결해 준다는 것도 좋다.

관리기관의 담당자는 사실 연구비 규정의 전문가는 아니기때문에, 모르는 부분이 생기는 경우가 자주 있어 더욱 그렇다.

물론 회계법인의 담당자가 모르는 규정이 있을때도 있지만, 어쨌든 정산보고서를 작성해줘야 하기 때문에 대체적으로 규정을 추적하여 답을 만들어 주기는 한다.

회계법인의 위탁을 통한 과제비 관리에서 불편한 부분도 있다.

가장 귀찮은 부분은 분명히 같은 규정(예를 들어 국가연구개발혁신법과 같은 규정)을 기준으로 하고 있을텐데, 제출을 요청하는 증빙이 규정과는 다른 경우다.

우리 기업들의 경우 이와같은  경우가 자주 발생을 하는데, 어쨌든 과제비 사용을 관리하는 회계법인에 이런 불만을 말하는 것이 어렵다는 것이 더 큰 문제기도 하다.

또 하나의 문제는 과제비 규정에서 모호한 부분이 발생했을 때다.

회계법인에서 처리하고 판단하는 규정은 일반적일 경우가 대부분인데, 가끔 규정상 딱 정의하기 어려운 일들이 발생한다.

이럴 경우 회계법인과 관리기관의 담당자 사이에 서로 확답(확인)을 받아오라는 일명 ‘뺑뺑이 돌리기’가 발생하는 경우가 있다.

서로 책임을 지려 하지 않으니 발생하는 상황이다.

3) 기업에서의 대응 방안

사실 기업에서 할 수 있는 것은 거의 없다.

회계법인이 혹은 관리기관이 지시하는 일을 빠르게 처리해주는 방법밖에 없다.

물론 이 경우에도 일이 좀 수월하게 풀리기 위해서는 기업에서의 담당자가 관련 경험이 많거나, 혹은 관련 규정에 대해 공부를 해서 잘 알고 있는 것을 추천한다.

관련해서 ‘나는 규정에서 이런 문구를 보았는데, ~ 방향으로 가는 것이 맞지 않을까요?’와 같은 의견이 함께 전달된 경우에 관련 담당자가 한번 더 고민을 하는 경우를 여럿 보았기 때문이다.

회계법인의 회계사도 관리기관의 과제 담당자도 자주 사용하는 규정이 아니면, 찾아서 결론을 내는 경우가 있기 때문에 일종의 가이드를 주는 것이다.

덤으로 이런 주장은 내가 규정에 대해 잘 알고 있으니, 억지를 부리지 말라는 소심한 표현이 될 수도 있다.

사실 정부과제 연구비 사용에서 회계법인은 기업에게 ‘갑’이 될 수 밖에 없다.

전문성을 인정받아 업무를 위탁받았고, 기업에서 발생하는 불만들을 관리기관에서는 크게 신경쓰지 않기 때문이다.

이런 구조에서, 어차피 을이 될수밖에 없다면 제대로 준비를 할 필요가 있다.

과제비를 관리한다면 관련 규정을 최대한 파악하는 것이 그 준비라고 할 수 있겠다.

규정을 미리 파악하고 있다면, 회계법인의 요청에 발빠르게 대처하는 것이 좀 더 수월해진다.

어떤 증빙이 필요하고, 어떤 형태의 과제비 사용이 가능한가를 미리 알고 준비할 수도 있다.

규정과 다른 요구에 대해 의문을 표할수도 있을 것이다.

물론 큰 마찰없이 과제를 마무리하는 것이 가장 좋겠지만 말이다.