과제관리를 요청하는 기업들

내게까지 문의를 해 오는 기업들은 정부과제를 ‘하고싶어’ 하는 업체들이 대부분이다.

하지만 최근 들어서는 이미 정부과제에 선정되어 시작하려는 업체나, 혹은 이미 상당 개월 진행되어 있는 업체들에서도 문의가 오고 있는 경우가 늘었다.

과제를 하고싶어 하는 업체들은 항상 있어 왔으니, 오늘은 이미 과제에 선정된 이후에 걱정이 많은 업체들에 대한 이야기를 해보고자 한다.

1. 과제 선정 직후

관제를 어떻게 관리해야 하는지 문의를 받는 대부분의 경우가 이 때라고 할 수 있다.

그럴 수 밖에 없는 게 정부과제를 한 번도 경험해보지 않은 업체나 혹은 담당자 입장에서는 아는 것보다 모르는 것이 많을 수밖에 없기 때문이다.

심지어 정부로부터 수주받은 과제를 진행하는 입장에서는 실수를 한다는 것이 부담스러울 수 밖에 없다.

하지만 더 큰 문제로는 과제를 진행하기 위한 준비가 덜 되어 있는 상황에서 과제에 선정되어 버린 경우가 있다.

그 대표적인 경우로 컨설팅 업체를 통해 정부과제에 ‘덜컥’ 선정이 된 업체들을 예로 들 수 있다.

사실상 많은 수의 컨설팅 ‘업체’에서는 과제 선정 단계까지만 알지, 그 이후에 실제로 과제가 진행되는 것에 대해서는 아무런 경험이 없는 곳들이 많기 때문이다.

이와 관련해서는 차후에 따로 정리하겠지만, 주의해야 할 것은 이런 곳들 대부분이 과제가 선정되는 순간 수수료만 받고 빠져버린다는 것이다. 결국 선정된 기업에서는 정부과제에 선정되었다는 기쁨은 잠시, 이제는 무엇을 해야 할지 몰라 혼란에 빠지기 딱 좋다. 

실상 이렇게 과제에 선정된 업체들에서는 과제 수행 경험도 없고, 당장 과제를 진행할 인원도 없어 다시 외부 업체를 찾기도 한다.

최근에 연락을 받았던 업체들에 이런 경우가 많다.

몇 업체는 전화와 이메일을 통한 상담을 통해 차분히 과제를 시작해 나간 업체도 있었고, 그 중 한 업체와는 장기적으로 과제관리에 대한 컨설팅을 진행하기로 했다.

2. 과제 진행 중 막힘이 있는 경우

과제 진행과 관련하여 처음 문의가 오는 경우, 지침이나 규정 혹은 간사의 공문대로 진행하라고 조언을 하는 편이다.

사실 정부에서 하는 대부분의 일들은 규정과 지침을 벗어나는 경우가 없기 때문에, 이는 가장 적절한 조언이라고 할 수 있다.

처음 정부과제를 접하더라도, 알아서 잘 진행하는 업체들은 이에서 크게 벗어나지 않는다.

문제는 업체에서 고민하는 내용이 규정에 없거나, 애매하게 표현된 경우다.

특히 한 두줄로 표현이 되는 규정 항목에 대해서는 사람에 따라 해석 방향이 바뀌기도 하기 때문에, 고민이 필요할 수 있다.

심지어 같은 상황에서도 과제를 관리하는 간사에 따라, 혹은 과제비의 경우는 회계법인의 담당자의 재량에 따라서도 다른 결과가 나오는 경우도 더러 있다.

또한 재미있는 것은 마땅히 과제의 담당 간사에게 물어봐야 할 것들을, 그러지 않는 기업들이 있다는 것이다. 

그 문의의 결과가 기업에서 원하지 않는 방향일지 불안한 내용의 것들이 그것이다.

대게는 이메일을 통해 문의를 하는 경우가 많은데, 규정과 더불어서 진행 방향을 설명해 해결하고는 한다.

3. 과제 마무리가 불안하거나 문제가 생긴 경우

R&D 과제의 경우 과제의 성패는 과제 계획서의 ‘목표 수치’에 달렸다.

과제 계획서는 과제를 신청하는 기업에서 작성하지만, 과제에 선정되기 위해 과하게 목표를 잡는 경우가 많다. 

이런 경우 과제 종료 시기에 와서 목표를 달성하지 못하는 경우가 있다.

이 경우 과제 종료까지 기간이 어느정도 남아있다면 과제 성공을 위한 긴급(?) 컨설팅이 가능하겠지만, 과제 종료 코앞이라면 사실 나도 할 수 있는 게 거의 없다.

과제가 마무리 단계에서 문의가 들어오는 것 중에는 비용 사용에 대한 것도 있다.

과제가 종료되면 과제비 사용내용에 대해서 회계법인에서 점검하여 그 결과를 보내주는데, 과제비 관리를 잘 못한 경우에는 도로 뱉어내야 하는 금액이 생각 이상으로 커지기도 한다.

이런 경우에는 증빙을 잘못 올리거나, 과제 계획서 내 비목에 맞춰 과제비 처리를 못한 경우가 많다. 

바로잡을 시간이 있는 경우에는 충분히 피해를 최소화할 수 있지만, 이도 업체의 적극적인 도움이 있을 경우에만 가능하다.

최근 과제 관리와 관련된 문의들이 많이 늘었지만 역시나 대부분의 문의는 어떻게 과제에 ‘선정’될 수 있는가이다.

물론 업체 입장에서는 과제에 선정되는 것이 먼저 선행되어야 한다.

과제를 관리한다는 것은 ‘규정‘과 ‘경험‘에 많이 의존할 수 밖에 없다.

이러한 것들이 모두 준비될 때까지 마냥 기다릴 수도 없는 일이지 않는가.

결국 부딪혀봐야 경험이 늘고, 궁금한 것이 생겨야 규정을 찾게 될 터이다.

그 외에 더 궁금한 것이 있다면, 과제를 담당하는 간사에게 물어도 될 것이다.

물론 나와 같은 컨설턴트도 있고 말이다.