대부분의 프로젝트들이 마찬가지겠지만, 정부 과제 역시 일정 규모 이상의 것이라면 종료 시기에 보고서를 제출한다.

과제가 목표한 대로 진행되었는지, 연구개발의 결과가 초기에 설정한 대로 달성되었는지를 정리하여 제출하는 결과보고서는 과제 진행 결과의 평가 척도가 된다.

일반적으로 보고서, 계획서 등은 작성자가 소속된 기관 내 상위부서 또는 자체 평가를 진행하기 때문에 평가자는 해당 프로젝트의 내용에 대해 어느 정도 인지하고 있을 확률이 높다.

반면에 정부과제의 계획서나 보고서는 해당 기업의 연구개발 진행 내용에 대해서 잘 모르는 평가자가 확인한다.

이 점에서 일반적으로 기업이나 기관에서 작성하는 서류와는 차이가 있다.

최근 과제 종료와 함께 결과보고서 작성에 시작부터 어려움을 겪는 우리 기업들을 도와주면서, 몇 가지 당부해 드렸던 내용을 간단하게 정리했다.

1. 결과보고서의 꽤 많은 부분이 과제계획서의 재탕이다.

‘시작이 반이다’라는 말이 있듯이, 모든 일은 첫 발을 떼는 게 어렵다.

과제 보고서와 관련해서도 처음 어떻게 시작해야 할지 모르는 경우들이 많다.

하지만, 크게 어려워할 필요가 없다.

결과보고서의 작성은 ‘복사’와 ‘붙여 넣기’로 시작하면 된다.

서두에 언급했다시피 정부과제의 보고서를 평가하는 평가자는 과제의 연구개발 내용을 전혀 모르는 사람이다.

이런 평가자들을 위해서, 과제 보고서에는 전반적인 과제 계획 내용이 포함된다.

그렇기 때문에, 우선은 과제 계획서의 내용 중 일부를 복사하여 보고서 양식에 붙여 넣으면 된다.

그림의 목차에서 보다시피 과제의 개요나 일부 수행 과정, 활용 계획 등은 과제 계획서를 작성할 때도 정리하는 내용이라는 것을 알아두자.

2. 사진 및 도면 등의 시각 자료를 많이 첨부한다.

과제 평가자들은 짧은 시간에 수많은 과제들을 몰아서 평가한다.

그렇기 때문에 글자만 많은 보고서의 경우 평가자들이 그 내용을 쉽게 이해하기 어려울 수가 있다.

읽기에 어려운 보고서는 중요한 부분을 놓치게 할 수 있다.

반면에 사진이나 도면 등을 포함한 시각 자료는, 과제 보고서를 더욱 쉽게 이해할 수 있게 해 준다.

더군다나 그림이 섞여 있으면 문서가 더욱 다채로워 보이고, 짜임새 있어 보이게 할 수 있다.

가끔 보고서를 길게 작성하기 어려워하는 기업도 있는데, 그럴 경우에도 사진을 많이 넣는 것을 추천한다. 

같은 내용이라도 페이지수를 더 많이 가져갈 수 있기 때문이다.

3. 정량적 목표는 무조건 지켜야 한다.

R&D 과제라면 정성적인 목표보다는 숫자로 보여줄 수 있는 정량적인 목표를 중요하게 보는 경향이 있다.

숫자로 표현되는 목표를 달성하지 못하면, 과제 자체를 실패했다고 평가하는 평가자들도 많다.

중기부 과제의 평가 점검표 상의 평가지표는 크게 다섯 가지 질문으로 이루어져 있다.

각 지표 중 3번의 질문 ‘최종 목표를 달성하였는가?’ 외에는 평가자들이 주관적으로 작성이 가능하다. 

반면에 정량적인 숫자로 표현되는 최종 목표의 달성 목표 여부는 답변이 명확할 수밖에 없다.

물론 주변 환경이나 업체 자체 사정 때문에 달성 목표를 100% 완성하지 못했을 수도 있다.

그렇다면 그 이유가 명확해야만 하고, 또한 평가자들을 충분히 납득시키는 과정을 거쳐야 한다.

매우 돌아가야 된다는 뜻이다.

반면에 정량적 목표를 달성하고, 이를 공인시험 성적서 등으로 입증할 수만 있다면 결과 평가가 크게 실패할 일은 없다.

4. 미리부터 겁먹을 필요는 없다.

보고서 작성은 사실 간단하게 생각하면 간단하다.

• • 먼저 정해진 양식에 맞춰 미리 작성된 계획서의 일부 내용을 복사해 넣고,
  • 확보한 공인성적서와 그 시험결과를 얻기까지의 과정을 정리하고,
  • 개발된 제품(기술)의 활용계획을 적당히 만들면 된다.

이 작업에 사진과 도면을 포함한 시각자료를 최대한 활용하면 더 좋다는 것이다.

부족하게 작성된 보고서 때문에, 과제 평가가 좋지 않을까 걱정하는 기업이 많다.

하지만 충실하게 연구개발을 했다면 어려워할 것이 없다.

문서를 작성하는 작업을 많이 해 본 적이 없어, 자신이 없다는 기업에는 이런 조언을 한 적도 있다.

결과보고서 자체는 너무 걱정 마세요.
보고서의 꾸밈 정도는 크게 중요하지 않습니다.
문서 그 자체는 투박해도 상관없어요.
간단히 보면 과제의 목표를 달성했다는 객관적인 사실의 나열일 뿐입니다.

연구개발은 잘 진행하지만 서류 작업에 어려움을 느끼는 기업이 많은 것 같다.

막상 연구개발비는 다 썼는데, 결과보고서가 부족해 이에 문제가 생길까 걱정하는 기업도 많다.

그리고 실제로 연구개발 결과가 좋지 않은 기업도 있다.

과제에 선정되기 위해 평가받는 연구계획서와는 달리, 이미 연구개발을 완료한 결과보고서는 어렵게 생각할 것이 없다.

간단히 보자면, 정해진 양식 위에 연구개발의 과정과 그 결과를 나열하면 되는 것이다.

다만 평가자가 이를 보기 좋게 약간의 꾸밈을 더하면 되는 것이고 말이다. 

물론 연구개발을 열심히 했다는 가정 하에서 말이다.