기업부설연구소/연구개발전담부서는 설립했다고 끝나는 것이 아니다.

아마 자동차와 비교하면 이해가 쉬울 것이다.

자동차를 사고 나면, 이를 잘 타고 다니기 위해서 관리를 해줘야 할 것이다.
엔진 오일도 갈고, 때로는 정비도 하고 혹은 문제가 없는지 자주 확인도 한다.
그래야 오래 또 잘 타고 다닐 수 있지 않은가?

기업부설연구소 역시 마찬가지다.

막상 연구소를 설립하는 것은 인적/물적 요건만 갖춰졌다면 쉽게 할 수 있다.

문제는 이를 얼마나 잘 관리하는지, 또 얼마나 잘 이용하는지라고 할 수 있겠다.

굳이 정의하자면, 기업부설연구소를 유지하기 위한  관리 방법을 사후관리라고 한다.

1. 기업부설연구소의 사후관리란?

검색사이트에 ‘기업부설연구소’ 또는 ‘연구소 사후관리’ 등에 대해 검색하면 수많은 업체들이 광고를 하고 있는 것을 볼 수 있다.

그만큼 수요가 많은 업무라고 볼 수도 있다.

또 많은 기업들이 이와 같은 업무를 해본 경험이 없고, 세금과도 연관되어 있는 부분이 있어 처음 시작하기에 어려움을 경우가 있기도 하다.

이런 상황에서 대행업체를 통해 컨설팅받는 것도 좋은 방법이라고 생각한다.

일반적으로 대행업체들에서 하는 기업부설연구소의 사후관리라고 하면, 몇 가지 자료를 만들어 주는 것을 말한다.

크게 보면 다음과 같은 것들이다.

• • 연구개발총괄표
  • 연구개발계획서/보고서
  • 연구개발 증빙

좀 더 정리를 해보자면, 

1) 연구개발총괄표는 매년 한 차례씩 연구소를 가진 기업이 의무적으로 작성을 해야 하기 때문에 필요한 부분이다.

2) 또한 여기에서 말하는 연구개발 증빙은 일반적으로 연구노트를 뜻한다.

3) 마지막으로, 연간 연구개발계획과 그 결과를 정리한 보고서는 연구활동을 하는 기업이라면 당연히 가지고 있어야 될 문서이기도 하다. 

사후관리를 위해 대행업체를 통해 작성하는 이러한 문서들이 틀린 것은 아니지만, 아쉬운 부분은 있다.

이렇게 준비된 문서들이 주로 세제혜택에만 초점이 맞춰져 있기 때문이다.

정리하자면, 주로 사후관리 대행업체들이 만들어주는 문서들은 조세특례제한법 시행령 제9조에 따라 연구개발비의 세제혜택을 받기 위한 문서들 만일 경우가 대부분이라는 것이다.

2. 기업부설연구소의 존속을 위한 관리

필자가 우리 기업들 또는 업체들에 기업부설연구소의 사후관리에 대해서는 다음과 같이 설명한다.

기업부설연구소가 설립된 이후 세제혜택을 포함하여, 
연구활동에 방해되지 않게 연구소를 존속 유지할 수 있도록 지원하는 업무

기업부설연구소의 혜택을 받는 업체들이 잘 모르거 혹은 신경 쓰지 못하는 부분은, 기업부설연구소에 연구개발 활동이나 그 개발능력이 없다는 평가를 당해 인정이 취소되는 경우도 있다는 것이다.

연구소의 연구개발활동 여부를 조사하기 위해 한국산업기술진흥협회에서는 크게 두 가지 활동을 한다.

1) 첫 번째는 매년 4월 중에  진행되는 ‘연구개발활동조사표’의 작성 요청이다.

이는 매년 의무적으로 해야 하는 최소한의 사후관리로, 많은 대행 업체들은 이 부분까지만 신경 쓴다.

두 번째는 비정기적으로 발생하는 현지확인이다.

현장 방문을 통해 실제로 연구개발활동이 벌어지고 있는지, 기업이 신고한 문서대로 연구소가 운영되는지를 확인하는 활동이다.

의외로 많은 기업들이 이를 대처하지 못하고 있다가, 연구소의 보완 또는 취소 판정을 당할 수도 있다.

세제혜택도 중요하지만, 연구소의 존속을 위해서는 이를 대비하고 있어야 한다.

어려운 것도 아니다. 연구소를 실제로 운영하고 있다면 연구소에 변동사항이 있을 때 제대로 신고하고, 아래와 같이 증빙 문서들을 구비하고 있기만 하면 된다.

다수의 대행업체들에서는 여기까지 신경 쓰자니 가성비가 안 나오고, 또 연구수행에 주체가 되는 업체들에서는 귀찮거나 혹은 몰라서 여기까지 신경을 쓰지 못하는 경우 있다.

하지만 결국 문제가 발생하면 손해를 받는 곳은 우리 기업들이다.

기업부설연구소를 운영하는 주체도, 혜택을 받아 가는 곳도 결국은 우리 기업이라는 것을 잊으면 안 된다.

필자는 우리 기업이 기업부설연구소를 만들고자 할 때, 연구소를 설립하는 당사자가 혜택과 위험, 의무사항 등을 직접 확인하도록 권유하고 같이 내용을 살펴보도록 한다.

인터넷에 정리된 정보 중에는 대행업체의 광고가 많아 일부 좋은 부분만을 과장하거나, 기업이 알아야 되는 내용을 빠트리는 것들도 있기 때문이다.

필자 역시 이와 같은 컨설팅을 하는 입장이지만, 관련 문의가 들어올 때 먼저 하는 말이 “직접 해보세요, 별로 안 어려워요.” 혹은 “해보시고 안되면 제가 해드릴게요.”와 같은 말들이다.

이후에도 필자의 관리를 원하는 기업들을 대상으로 컨설팅 또는 용역을 진행하기도 한다.

솔직히 기업부설연구소를 설립하고, 사후관리를 하는 것은 어렵지 않다.

기업에 실제로 연구를 책임지는 연구원만 있다면, 혹은 관심 있는 기업의 임직원 중 누군가가 전담하여 관리할 수만 있다면 말이다.

다만 귀찮은 업무이기에 혹은 기업에서 여건이 되지 않아, 해당 업무를 대행하거나, 공동으로 관리하는 용역을 줄 수는 있다.

그럼에도 기업에서는 분명히 알아두어야 할 것이 있다.

혜택을 받는 쪽도, 혹은 의무를 지는 주체도 기업부설연구소가 운영 중인 기업이라는 것이다.