기업부설연구소 설립을 망설이는 기업들이 많다.

그중에서도 특히 ‘연구노트’에 대한 부담을 호소하는 경우가 다.

이는 자격이 있는 연구원을 채용하는 것과 더불어, 연구소 도입 시에 가장 많은 고민이 될 요소이기도 하다.

최근에는 연구노트 작성에 걱정이 많은 기업들의 문의도 여러 건 있었다.

특히 연구보다는 세제 혜택을 목적으로 하는 기업의 경우에는 좀 더 걱정이 큰 것 같다.

세제 혜택을 받기 위한 적합한 연구 증빙으로써의 연구노트를 제시하지 못 하는 것에 대한 걱정이다.

이는 이미 기업부설연구소를 만들어 연구하거나, 법인세 감면 혜택을 받고 있는 기업들조차 마찬가지다.

그렇다면 연구노트는 정말 기업부설연구소 운영에 필수적일까?

아니, 연구노트가 없으면 기업부설연구소에 문제가 발생할까?

1) 연구노트 작성, 법적 의무일까?

우선 연구노트의 필요성을 논의하기에 앞서, 우리는 관련 규정을 살펴봐야 할 필요가 있다.

기업부설연구소의 설립 및 운영은 ‘기초연구진흥 및 기술개발지원에 관한 법률’에 따르지만, 세제 혜택과 관련한 내용에 대해서는 ‘조세특례제한법’에 따른다는 것을 명확히 하자.

조세특례제한법 시행규칙 제7조 17항은 다음과 같이 정의되어 있다.

여기서 ‘법 제10조 제1항’은 ‘연구ㆍ인력개발비에 대한 세액공제’를 뜻한다.

세액공제를 받기 위해서는 연구개발 계획서, 연구개발 보고서, 연구노트를 작성해야 한다는 뜻이다.

그렇다면 역시 기업부설연구소 운영을 위해서는 연구노트가 꼭 필요하다는 뜻일까?

일반적인 경우라면 연구노트가 꼭 필요한 것은 아니다.

‘법 제10조 제1항 제3호’를 적용받는 경우에는 연구개발 계획서와 보고서만 작성하면 된다는 단서가 붙었다.

법 제10조 제1항 제1호와 제2호는 대통령령으로 정하는 각각 ‘신성장ㆍ원천기술’과 ‘국가전략기술’을 뜻하는 것이다.

그렇다면 여기서 제3호는 무엇일까?

이를 제외한 나머지 일반 기술을 연구하는 ‘일반적인 연구 주제’를 말하는 것이다.

설명이 길었지만, 정리하자면 간단하다.

굳이 정부에서 정하는 특별한 기술을 개발한다고 신고하지 않는 이상, 연구노트의 작성이 의무가 아니라는 것이다.

2) 왜 연구노트에 대한 오해가 생겼을까?

그렇다면 우리는 왜 연구노트에 집중하고 있었을까?

혹은 연구노트만이 기업부설연구소의 증빙이라고 생각하고 있었을까?

크게 두 가지로 나눌 수 있다.

하나는 현장 실사를 나오는 담당자가 규정을 잘 모르는 경우다.

사실 연구 활동이 잘 되고 있는지 확인하기 위해 담당자는 연구활동 증빙을 요구할 수 있다.

이 경우 연구노트가 아니더라도, 연구 내용(도면, 회의록, 실험 내용, 시제품 등)을 정리해서 보여주는 것만으로도 연구 활동을 증명할 수 있다.

연구 증빙이 착실히 준비되어 있을 경우, 연구노트는 있으면 플러스 요인이지 없다고 문제가 될 여지는 없다.

다만 이러한 내용에 대해 잘 모르는 실사 담당자가 연구노트의 여부를 가지고 문제 삼는 것이다.

또 다른 하나는 일부 실사 담당자의 컨설팅 권유와 컨설팅 업체들의 공포 마케팅을 그 이유로 둘 수 있다.

사실 털어서 안 나오는 먼지가 없듯이, 꼬투리를 잡고자 한다면 완벽히 방어하기는 쉽지 않다.

실사 대상이 되는 기업의 경우, 문제가 있다는 것을 기업도 인지하고 있기도 하다.

이 경우 실사 담당자가 이런저런 설명 또는 협박을 통해 컨설팅을 유도하는 경우가 있다.

이전 글에서도 언급했었지만, 이런 경우는 생각보다 꽤 있는 것 같다.

또한 검색 사이트에 ‘기업부설연구소’라는 단어를 검색해보면 보이지만, 기업부설연구소를 연구노트와 연관을 짓는 경우가 많다.

연구소의 설립과 함께 연구노트가 제대로 작성되지 않으면 연구소 취소부터, 감면을 받은 세금을 소급해서 반환해야 한다는 공포를 주는 곳도 꽤 있는 것 같다.

필자에게 문의를 하는 기업중에는 이러한 내용을 함께 문의하는 곳도 많다.

설립보다는 연구노트 작성에 대해서 먼저 묻기도 하고 말이다.

정확히 말하자면 ‘연구를 제대로 수행하고, 증빙을 정리해 놓지 않을 경우’ 문제가 되는 것이다.

3) 연구노트 작성이 꼭 필요한 경우는?

물론 연구노트 작성이 꼭 필요한 경우는 있다.

상기에서 언급한 것처럼 일반적인 연구주제가 아닌,  ‘신성장ㆍ원천기술’과 ‘국가전략기술’과 같이 특별한 연구주제인 경우다.

이 경우에는 연구노트를 요구하는 대신에 좀 더 큰 혜택들이 주어진다.

또 정부과제(특히 R&D 과제)를 수행하는 경우에는 연구노트의 작성 및 제출이 의무사항인 경우가 대부분이다.

이 경우 연구를 성실하게 수행했는지는 연구노트를 통해 확인하기 위함이다.

이 외에 일반적인 연구활동으로 기업부설연구소를 운영한다면, 사실 연구개발활동이 원활히 수행중이라는 것을 증명할 수 있는 자료들을 모아두는 것으로 충분하기는 하다.

실제로 기업부설연구소의 현지 실사에서 보는 것은 연구개발활동 수행여부 뿐이다.

물론 이를 연구노트를 통해 보여준다면 최고겠지만 말이다.

위와 같은 정리에도 불구하고, 필자의 경우 연구노트 작성에 대해 컨설팅 하는 경우가 많기는 하다.

컨설팅을 요청하는 기업들 중에서는 실제 연구 활동보다는 세제 혜택을 목적으로 하는 기업이 많기 때문이다.

이 경우 실제 연구활동에 대한 증빙을 확보하기 어려우니, 연구노트 작성을 통해 이를 대체하려는 것이다.

여기에 더해 기업의 연구 주제를 기획하여 정부과제로 연결하는 경우가 꽤 있기 때문이기도 하다.

결론적으로, 일반적인 경우라면 연구노트가 없다고 해서 기업부설연구소 운영에 문제가 생기는 것은 아니다.

중요한 것은 ‘실질적인 연구 활동’을 얼마나 잘 증명할 수 있는지 볼 수 있다.

연구노트 작성에 불필요한 시간을 쏟기보다, 회의록이나 실험 기록 등 다양한 연구 증빙 자료를 꾸준히 준비하는 것이 훨씬 더 효율적일 수도 있다는 것이다.

과제를 수행 중인 우리 기업에서 연구노트에 대해 문의하면, 연구노트를 작성하도록 조언한다.

특히 진행 중인 과제가 R&D 과제라면 말이다.

생각보다 연구노트를 충실하게 작성하는 기업은 많지 않다.

아니, 과제가 끝날 때까지 연구노트를 꾸준히 작성하는 기업 자체가 드문 편이다.

연구노트를 왜 쓰지 않는지 물어보면 대답은 거의 동일하다.

“귀찮으니까.“

여기에 더해 연구노트를 작성하지 않았어도 지금까지는 별 문제가 없었다는 거다.

연구노트를 작성하는 것은 매우 중요하다.

정부 과제를 진행하면서, 과제의 진행 과정을 연구노트에 작성하는 것은 과제에 포함되어 있는 필수적인 업무 중 하나라고 할 수 있다.

마치 과제비를 사용하고 정산하는 것처럼, 혹은 연구를 진행하고 목표에 맞춰 신제품을 개발하는 것처럼 말이다.

국가연구개발혁신법 제 35조 2항에서는 연구노트 작성에 대해 다음과 같이 규정한다.

하지만 굳이 내가 연구노트를 작성하도록 권하는 이유는 이런 규정 때문만은 아니다.

정부 R&D 과제를 수행하다 보면, 초기에 계획했던 대로 개발이 진행되지 않을 때가 많다.

열심히 과제를 진행하고도 과제 목표에 미달하여, 실패 판정을 하고 페널티를 부과하는 사례를 본 적도 몇 차례 있다.

실제로 경험도 해보고 말이다.

이럴 때 연구노트는 과제를 성실히 수행했다는 중요한 증거가 될 수 있다.

평소에 충실하게 작성했다는 전제 하에서 말이다.

간단히 연구노트에 대해 정리해보자.

1. 연구노트를 쓰는 방법은 의외로 쉽다.

노트 안에 “필기구로 작성된 연구(과제) 관련 내용”이 들어가 있으면 된다.

여기에 법적 효력을 갖게 하기 위해서는 날짜, 기록자 및 점검자의 서명 등이 들어가야 될 뿐이다.

경험하기로는 시중에서 판매하는 연구노트 책자를 구매하여 작성하는 것이 편할 것이다.

물론 빈 노트에 직접 형식을 만들어 작성해도 무관하다. 이 경우에는 ‘국가연구개발사업 연구노트 관리지침’ 또는 ‘연구노트 포털’ 등을 참고하는 것이 좋을 것이다.

*서면 외에 전자 연구노트도 있지만, 이번 글에서는 제외하겠다. 전자 연구노트의 시스템을 구축하는 것은 서면 연구노트보다 더 귀찮기 때문이다.

2. 연구노트에 작성할 내용은 생각보다 단순하다.

단순히 과제 진행 중의 전반적인 사항에 대해 나열하듯이 적고, 관련 자료들을 첨부하면 된다.

좀 더 풀어 설명하자면 다음과 같다.

• 과제 진행 상황
• 과제 진행 중 발생한 이슈, 해결 사항
• 과제와 관련된 회의록
• 기타 과제와 관련된 자료들(사용한 장치, 재료, 가설, 실험 순서 등)

과제와 관련이 되었다면, 그 무엇이라도 적으면 된다.

다만, 시간순으로 작성하는 것이 관리하기에 편할 수 있다.

3. 과제 종료 후 연구노트를 다시 볼 일이 있나요?

연구노트를 작성하라고 권장하는 이유는 다양하다.

연구개발 과정에서 유용하게 사용할 수도 있고, 연구성과(특허, 논문 등) 창출 시 활용할 수도 있다. 혹은 IP의 권리권자를 위한 증거로써의 법적 효력을 가지기도 한다.

하지만 과제관리의 측면에서 내가 연구노트를 작성하라고 권하는 이유는 단 하나, ‘성실한 연구에 대한 증빙‘으로 사용할 수 있다는 것 때문이다.

과제의 목표를 달성하지 못해서 실패 혹은 불량 판정을 받았을 때, 관리 기관에서는 과제를 성실히 수행했는지에 대해 ‘성실성 평가’라는 것을 진행한다.

이때, 과제를 성실하게 수행했는지 평가하기 위해 지표로써 제출을 하는 것이 연구노트다.

충실하게 작성된 연구노트는 과제를 성실하게 했다는 좋은 증거가 되는 것이다. 물론 이에 더해 서면 자료나 이메일, 기타 기록들을 보충해서 낼 수도 있다.

이를 통해 성실성이 인정되면, 과제를 실패했더라도 페널티를 최소화할 수도 있다.

앞서 말했듯이 실패한 과제를 만났을 때, 연구노트를 이용해 성실성 평가를 요청한 경험이 있다.

연구노트가 없었다면, 경쟁기업 출신으로 의심되는 평가자들로부터 불합리한 과제평가를 받고 크게 페널티를 물어야 할 뻔했었던 것이다.

*사실 과제 평가라는 것이 특정 목적을 가진 소수에 의해 끌려가기가 쉬운 편이다.

과제를 관리하는 입장에서 연구노트는 보험과 같다.

평소에 연구노트는 그 필요성이 커 보이지 않지만, 막상 (과제 실패 등의) 큰일이 생겼을 때 한 번쯤 내밀어 볼 수 있는 패 말이다.

꼭 쓰지 말아야 하는 이유가 없는 이상, 연구노트는 쓰는 것을 추천한다.