정부과제 진행 중, 연구시설 및 장비비를 사용할 때는 고려해야 할 부분이 몇 가지 있다.

정부과제를 도전하고자 하는 기업 중에는 연구비의 사용을 쉽게 생각하는 기업이 많은 듯 하다.

필자는 정부과제를 기획하면서 기업들에 연구비를 어떻게 사용할 것인지를 묻는다.

연구비 사용방법에 대해 큰 고민이 없던 기업들에서는 이런 대답이 나온다.

“인건비도 좀 충당하고, 마침 장비도 하나 구입하려고 했는데 이번 기회에 구입하려구요.”

이와 같은 대답은 연구비를 단순 현금으로만 생각하기 때문에 나오는 것이라고 생각한다.

만약 십여 년 전에 이와 같은 의견이라면 그건 크게 나쁘지 않을 수 있었다.

그때는 지금과 같이 연구비 사용 혹은 과제 진행과정에 대해 지금과 같이 철저하게 관리하지 않았다.

그리고 규정 역시 부처별로 다른데다가 생각보다 구멍이 많았던 것으로 기억한다.

하지만 현재는 점점 더 정부과제의 관리기준이 높아지고, 규정이 상대적으로 명확해서 구체적인 계획 없이 연구비를 사용하는 것은 어려워졌다.

연구시설이나 장비를 구입하는 비용은 예전보다 더 까다롭다고 봐야 한다.

1) 연구시설 및 장비비 관련 규정

연구시설 및 장비비에는 이를 구입(설치)하거나 임차하는 비용, 운영 및 유지비, 인프라 조성비까지 포함될 수 있다.

일반적으로는 구입(설치) 비용 또는 임차비로 많이 사용한다.

장비비 관련 규정에서 가장 신경 써야 할 부분이 구매 금액에 대한 내용이다.

국가연구개발혁신법에서는 취득 가격이 3천만원 이상(부가가치세 및 구입･설치 등에 필요한 부대비용을 포함)인 연구시설 및 장비의 구매시에는 협약 전에 승인을 받아야만 구입이 가능하다.

또한 1억원 이상의 연구시설 및 장비를 구입하려는 경우에는 「국가연구개발 시설･장비의 관리 등에 관한 표준지침」에 따라 심의를 받아야만 도입이 가능하다.

문제는 단순 승인과 달리 심의의 경우에는 심의위원회가 별도로 개최되고, 여기에서는 다양한 조건을 구매하는 기관에서 평가받아야 한다는 것이다.

• 사업(연구) 부합성
• 국가전략적 필요성
• 연구시설장비의 중복성
• 연구시설장비의 활용성
• 연구시설장비의 적정성
• 연구시설장비 운영의 계획성
• 도입 기관의 연구시설장비 관리실태

이 때, 연구시설과 장비의 구입가는 취득을 위해 소요된 금액(세금, 운송비용, 설치비용 등 부대비용을 포함)을 의미한다.

예컨대 해외에서 장비를 도입하는 경우 운송비와 설치비용(설치 엔지니어 관련)까지 포함할 수 있다는 것이다.

연구시설과 장비를 도입하면 귀찮을 수 있는 부분도 있다.

구매한 건에 대해 ‘자산등록 관리번호’를 포함된 자산비표를 발급 및 부착해야 한다.

또한 연구시설장비 이력카드를 만들어 장비 사용 이력을 관리해야 한다.

특히 공동 활용이 가능한 자산의 경우, 구매 30일 이내에 ZEUS(연구시설•장비종합정보시스템)에 등록해야 한다.

이에 따라 구입한 장비는 구매기관의 것이지만, 관리의 책임과 더불어 일정기간동안 처분할 수 없는 애물단지가 되는 경우도 있다.

일반적으로 연구시설 및 장비의 경우 과제 종료일 2개월 전까지 구입 및 설치(임차)가 완료 되어야 한다.

완료 시점은 검수가 완료된 날짜를 기준으로 한다.

2) 연구시설 및 장비비 사용 요령

사실 이와 같이 사용 및 관리가 귀찮은 연구비의 경우 사용하지 않는 것이 과제를 관리하는 입장에서는 편할 수 있다.

하지만 장비 시설 도입이 목적인 과제라면 장비비를 사용할 수밖에 없다.

만약 연구비의 규모가 크다면, 연구시설이나 장비 도입 없이 비용 소진이 어렵기 때문에 장비비 사용을 고려할 수밖에 없다.

필자가 추천하는 연구시설 및 장비비 사용 방법은 두 가지다.

첫 번째는 요령 없이 규정에 근거하여 제대로 사용하는 것이다.

정확히 장비 구매 가격에 맞춰 예산을 책정하고, 과제 계획서에 장비 구매를 명확히 표현한다.

그리고 구매 가격에 따라 승인 또는 심의를 받고 구매하는 방법이다.

이에 따른 장점은 장비 구매과정 혹은 이후에 별로 신경 쓸 일이 없다는 것이다.

다만 심의의 경우 기간이 얼마나 걸리지 모르고, 과제 종료 이후에도 장비의 관리가 필요하다는 부분이 단점일 수 있겠다.

또 다른 장비 구입 방법으로는 가능한 경우, 장비를 부품화 하여 재료비로 나누어서 사는 것이다.

필자가 관련 기관에 직접 문의한 결과, 장비와 재료를 나누는 기준은 구매한 부품이 독립적으로 작동하여 기능할 수 있는지 여부로 구분한다.

그렇기 때문에, 자체적으로 작동이 가능한 부품은 3천만원 이하로 하여 그렇지 않은 부품들을 재료비로 구입하여 구매기관에서 조립하는 형태로 하는 것이다.

이 경우 장점은 장비를 구매하지 않는 것처럼 보인다는 것이고, 심의를 받거나 사후관리의 필요가 없다는 것이다.

물론 단점의 경우 이와 같은 방법이 통하는 장비가 있고, 그렇지 않은 장비가 있다는 것이다.

완제품으로 들어올 수밖에 없는 장비의 경우 검수보고서를 부품 단위로 작성하기가 어렵다는 것도 문제가 될 수 있다.

결국 납품(개발) 업체와 논의를 통해 준비를 해야 할 것이다.

정부과제에서 장비를 구입하는 가장 큰 이유는 과제가 종료되더라도 남는 자산이기 때문일 것이다.

이는 스타트업 등에서 투자를 받아서 부동산을 구입하는 것과도 비슷한 이유가 될 수 있다.

정부과제에서 장비비를 사용하는 것은, 아니 연구비 사용 뿐 아니라 과제를 진행하는 모든 행위는 규정을 베이스로 하는 것이 정답이다.

여기에 약간의 요령은 비용사용 및 과제 관리 전반에서 담당자의 어려움을 덜어줄 수 있을 것이다.

다만 그 요령이 규정에서 벗어나지 않는다는 조건 하에서 말이다.