연구활동비에 속하는 사무용품비는 생각보다 실수가 많은 세세목이기도 하다.

물론 사무용품비에 많은 금액을 계상하지는 않겠지만, 굳이 잘못 사용하여 환원하는 것보다는 제대로 사용하는 것이 도움이 될 것이다.

가끔 매우 큰 금액의 사무용품비를 사용하는 기업들도 있으니 말이다.

R&D과제에서 연구비로 구매하는 사무용품의 정의는 일반적인 것과는 약간 차이가 있다.

사전적으로 사무용품은 ‘사무를 보는 데 쓰는 물품’으로 알고 있다.

좀 더 일반적인 시각에서 보자면 사무실에 혹은 책상 위에 널려 있는 제품들을 사무용품으로 볼 수도 있겠다.

하지만 정부과제 연구비 계상항목에서 사무용품의 의미는 많이 축소된다.

1) 연구비 계상이 가능한 사무용품

사무용품과 관련한 질문에서는 특히 책상이나, 의자 등의 가구 구매가 가능한지가 많다.

또 PC와 모니터 등의 전자제품 구매가 가능한지에 대해 묻는 경우도 많다.

결론을 먼저 말하자면 과제와 직접적인 연관이 없거나, 과제와 상관없이 활용될 여지가 많은 가구나 전자제품의 경우에는 사무용품비로 구매할 수가 없다.

다만 과제와 직접적인 연관이 있다고 사전승인을 받은 경우라면 구매할 수 있겠다.

예를 들어 개발 제품이 고정되어야 하는 데스크나, 혹은 개발 제품의 구동을 위해 필요한 PC, 랩탑은 협약시 전문기관에 사전승인을 받아 구매할 수 있다.

또 연구시설의 환경관리가 중요하다면 승인을 받아 공기청정기나 에어컨도 구매할 수 있다.

다만 이 경우에는 재료비나 장비비를 통하거나, 연구실운영비활용/관리계획을 세워 승인을 받아 연구실운영비로 집행이 가능하다.

결국 사무용품비로는 구매가 안 된다는 것이다.

다시 정리하자면 영리기관이 연구비로 구매할 수 있는 사무용품은 소모성 사무용품에 한정된다.

펜, 노트, 다이어리, 자, A4 용지, 가위 등의 소모성 물품 말이다.

간혹 수십만원 대의 만년필이나 비싼 사무용품을 구매하는 경우도 있는데, 이와 같은 구매는 지양하는 것이 좋다.

물론 소모성이기는 하지만 과제 종료 후 연구비 감사에서 문제를 제기할 수 있기 때문이다.

다만 크게 문제가 되지 않을 정도로 적당한 과소비(?)까지는 경험상 문제삼지 않았다.

2) 사무용품비 관련 규정

사무용품비의 경우는 별다른 활용/관리 계획 없이 사용이 가능하다.

장비비나 재료비, 인건비, 연구수당과 같이 과제 선정에서 평가를 받는 세목과는 다르게 사용이 자유롭다는 것이다.

또 사용하는 금액도 크지 않은 편이기 때문에, 일반적인 사용에서 문제가 생길 여지도 적다.

단순히 구매가 가능한 것과 그렇지 않은 것의 구분만이 필요하다.

또 사무용품비의 구매 증빙은 카드매출전표와 거래명세서 등으로 준비하기가 매우 쉬운 편이다.

그렇기에 잘 사용한다면 과제를 수행하는 기업에 일반적인 상황에서도 활용할 수 있는 사무용품을 쉽게 마련할 수 있다는 장점도 있다.

3) 관련 항목들

연구활동비에는 사무용품비와 비슷한 항목들이 있다.

연구과제와 연관성이 있는 문헌을 구입할 수 있는 문헌 구입비, 과제 수행 중 만들어진 결과를 바탕으로 작성된 논문의 게재료도 지출할 수 있다.

과제와 관련된 자료의 인쇄, 복사, 인화비, 우편요금 등도 연구활동비에서 지출이 가능하다.

사무용품비의 규정과 같이 특별한 제약이 없고 그 증빙도 단순하여 잘 활용한다면 기업에 도움이 될 수 있는 항목들이다.

다만 그 내용이 과제와 연관성이 있다는 것을 입증해야 하고, 그렇지 못한다면 불인정 받을 수도 있는 항목이라는 것은 알아두자.

연구활동비에는 다양한 용도의 세세목이 존재한다.

사무용품비나 문헌 구입비 등은 다른 세목에 비해 그 사용용도가 자잘하여 큰 도움이 될 것 같아 보이지 않기도 하지만, 적절히 사용한다면 큰 도움을 얻을 수도 있다.

특히 과제 외적으로 혹은 과제 종료 후에도 활용할 수 있는 물품들을 구입할 수 있기 때문이다.

사실 정부과제를 통한 기업의 이득은 단순히 연구개발 성과물에 국한되는 것이 아니다.

성공적인 연구개발 결과와 더불어 이를 통한 기업 홍보, 개발 후에 남는 재료와 장비도 기업에는 이득이다.

또한 이런 자잘한 항목들의 구입을 연구비를 통해 할 수 있다는 것도 충분히 이득이 될 수 있다.

특히 초기기업이라면 더욱 그럴 것이다.

정부과제, 특히 R&D 과제의 예산에는 다양한 비목이 존재한다.

수차례 과제를 경험해 보았더라도 예산 사용에는 어려움이 있을 수 있는데, 처음 과제를 진행하는 기업에서는 그 어려움이 더 할 수 있다.

그 쓰임이 명확하게 정해진 인건비나 장비/재료비와는 달리, 연구활동비를 제대로 사용하지 못하는 경우가 자주 있다.

이는 연구활동비의 사용용도를 명확하게 알고 있으면 생기지 않을 문제다.

부처나 과제마다 약간의 차이는 있을지언정 연구활동비의 사용 용도는 크게 다르지 않다.

국가연구개발혁신법에 따라 R&D 과제의 연구활동비 사용용도 중 기업에서 쉽게 사용할만한 항목에 대해 정리해보고자 한다.

연구활동비는 비목 중 가장 다양한 세목을 자랑한다.

*우선 R&D 과제의 세목 중에는 과제 협약 전에 먼저 사용허가를 받아야 하는 항목들이 존재한다. 이런 사항을 전제로, 초기 기업이 사용할 만한 세목에 대해서만 개인적인 경험을 정리했다.

1) 지식재산 창출 활동비

이 부분은 헷갈리기 쉬운데, 특허 출원 및 등록 비용은 간접비로 처리해야 한다.

이 세목은 지식재산권을 창출하기 위한 특허 조사, 지재권 확보전략 수립 등의 활동에 사용하는 항목이다.

사실상 특허 출원이나 등록에 사용하는 비용은 수백 단위로 설정하는데, 이를 조사하는 비용은 주제 및 목표에 따라 꽤 높게 설정이 가능한 항목이다.

2) 외부 전문기술 활용비

외부 전문기술을 도입 또는 활용하거나, 전문가 활용에 사용한다.

외부 전문기술을 도입하는데 드는 비용은 직접비의 40% 범위 이내에서 미리 계획서에 명시하고 사용하도록 한다.

전문가 활용비의 경우는 자주 사용하기를 권하는 편이다.

개발과 관련하여 전문가를 어떻게 활용했는지에 대한 증빙만 잘 준비하여 활용한다면 개발 중에 만날 수 있는 어려움을 해결하는 데 큰 도움이 될 수 있다.

전문가 활용비 항목을 잘 활용하도록 하자.

3) 회의비

회의장을 빌리거나, 통역료, 세미나 개최 비용 등에 사용할 수 있다.

회의비로 가장 많이 사용되는 것으로는 회의 중 사용하는 다과비나, 혹은 회의가 끝난 후 식대라고 할 수 있다.

연구개발기관에 소속되지 않은 외부인이 포함된 회의에서만 사용이 가능한데, 10만원 이상이 지출되면 회의록은 꼭 작성해야 한다.

회의를 핑계로 ‘회식’비로도 많이 사용하기도 하고, 증빙을 모으고 회의록을 쓰는 사람만 좀 고생한다면 과제 기간 전체에서 꽤 많은 비용을 사용할 수도 한다.

극단적이기는 하지만 인연이 있던 기업 중에 2년간 5억을 지원받는 R&D 과제에서 회의비로만 2천만원 가까이 계상한 것도 본 적이 있다.

4) 출장비

연구개발과 관련하여 국내/외 출장비를 계상할 수 있다.

출장비를 사용하기 위해서는 우선 여비규정을 첨부 자료로 올려야 한다.

영세한 중소기업에서는 여비규정 자체를 마련하는 것을 어려워하는데, 크게 어렵지 않다.

인터넷에 관련 예시도 많고, 자체규정이 있다면 그대로 올리면 된다.

해외 출장의 경우는 계획서에 미리 명시가 되어 있어야 하고, 출장계획서와 출장결과보고서를 작성해서 첨부해야 한다.

출장 중 식대, 숙박비 역시 출장비에서 계상이 가능하므로, 지방이나 해외 등 장거리 출장이 과제와 연관이 있다면 잘 챙겨야 한다.

5) 소프트웨어/클라우드컴퓨팅서비스 활용비

연구개발과 관련한 소프트웨어 등에 활용이 가능하다.

이 세목의 경우에도 과제와의 관련성을 포함하여 계획서에 미리 명시하도록 하자.

6) 연구실운영비

영리 기관에서는 연구실 운영에 필요한 소모성 비용을 계상할 수 없다.

다만 꼭 필요한 항목이 있다면 계획서에 명시하고, 중앙행정기관장의 사전 승인을 받아야 한다.

대부분의 소모성 사무용품비는 기타 항목에서 처리하면 되니, 크게 미련을 가지지 않아도 될 것이다.

7) 연구인력 지원비

연구개발과제와 관련하여 참여연구원들의 교육/훈련 또는 야근 식대로 사용할 수 있다.

학회, 세미나 등 과제와 관련된 교육에 참가할 때만 해당하고, 교육이라고 하더라도 학위와 관련된 것은 제외된다.

야근 식대로 사용할 경우에는 근무 내역서를 함께 제출해야 한다.

8) 그 밖의 비용

연구활동비에는 연구실 또는 기업 내에서 활용할 만한 다양한 세목이 있다.

쉽게 사용할 만한 항목은 다음과 같다.

• 사무용품비 : 연구실에서 사용할 소모성 사무용품을 구입할 수 있다. 프린터 잉크, A4용지, 펜 등의 소모성에만 해당하고. 컴퓨터 등의 가구성 사무용품에는 사용하지 않는다.

• 문헌 구입비 : 과제 개발과 관련된 책, 논문 등의 문헌을 구입할 수 있다.

• 논문게재료 : 연구개발 성과로 논문을 게재하기 위해서 사용할 수 있다.

• 인쇄/복사비 : 개발과 관련해서 인쇄물을 제작할 때 사용한다.

• 택배/우편 요금 : 개발과 관련하여 택배나 우편을 보낼 때 사용할 수 있다.

• 일용직 활용비 : 아르바이트 등의 일용직을 과제 개발과 관련하여 써야 할 때 활용할 수 있다.

연구활동비로 할 수 있는 것들에 대해 간단히 정리했다.

다양한 활용이 가능한만큼 연구활도비 사용시에는 과제와의 연관성이 입증될 수 있도록 증빙을 정리해야 한다는 것을 잊지 말자.

인건비, 재료비 등의 비목은 사용처가 과제 시작부터 정해져 있는 경우가 많지만, 그와 달리 연구활동비는 사용 용도가 다양하다는 특징이 있다.

또한 연구활동비는 다양한 세목을 포함하고 있는데 같은 연구활동비 내에서는 자유롭게 세목을 바꿔서 사용할 수도 있다.

그렇기에 활용하기에 따라 과제를 성공적으로 마무리하는데, 또 과제를 넘어 그 외 추가 연구개발의 시도에도 도움이 될 수 있다.