정부과제 진행 중, 연구시설 및 장비비를 사용할 때는 고려해야 할 부분이 몇 가지 있다.

정부과제를 도전하고자 하는 기업 중에는 연구비의 사용을 쉽게 생각하는 기업이 많은 듯 하다.

필자는 정부과제를 기획하면서 기업들에 연구비를 어떻게 사용할 것인지를 묻는다.

연구비 사용방법에 대해 큰 고민이 없던 기업들에서는 이런 대답이 나온다.

“인건비도 좀 충당하고, 마침 장비도 하나 구입하려고 했는데 이번 기회에 구입하려구요.”

이와 같은 대답은 연구비를 단순 현금으로만 생각하기 때문에 나오는 것이라고 생각한다.

만약 십여 년 전에 이와 같은 의견이라면 그건 크게 나쁘지 않을 수 있었다.

그때는 지금과 같이 연구비 사용 혹은 과제 진행과정에 대해 지금과 같이 철저하게 관리하지 않았다.

그리고 규정 역시 부처별로 다른데다가 생각보다 구멍이 많았던 것으로 기억한다.

하지만 현재는 점점 더 정부과제의 관리기준이 높아지고, 규정이 상대적으로 명확해서 구체적인 계획 없이 연구비를 사용하는 것은 어려워졌다.

연구시설이나 장비를 구입하는 비용은 예전보다 더 까다롭다고 봐야 한다.

1) 연구시설 및 장비비 관련 규정

연구시설 및 장비비에는 이를 구입(설치)하거나 임차하는 비용, 운영 및 유지비, 인프라 조성비까지 포함될 수 있다.

일반적으로는 구입(설치) 비용 또는 임차비로 많이 사용한다.

장비비 관련 규정에서 가장 신경 써야 할 부분이 구매 금액에 대한 내용이다.

국가연구개발혁신법에서는 취득 가격이 3천만원 이상(부가가치세 및 구입･설치 등에 필요한 부대비용을 포함)인 연구시설 및 장비의 구매시에는 협약 전에 승인을 받아야만 구입이 가능하다.

또한 1억원 이상의 연구시설 및 장비를 구입하려는 경우에는 「국가연구개발 시설･장비의 관리 등에 관한 표준지침」에 따라 심의를 받아야만 도입이 가능하다.

문제는 단순 승인과 달리 심의의 경우에는 심의위원회가 별도로 개최되고, 여기에서는 다양한 조건을 구매하는 기관에서 평가받아야 한다는 것이다.

• 사업(연구) 부합성
• 국가전략적 필요성
• 연구시설장비의 중복성
• 연구시설장비의 활용성
• 연구시설장비의 적정성
• 연구시설장비 운영의 계획성
• 도입 기관의 연구시설장비 관리실태

이 때, 연구시설과 장비의 구입가는 취득을 위해 소요된 금액(세금, 운송비용, 설치비용 등 부대비용을 포함)을 의미한다.

예컨대 해외에서 장비를 도입하는 경우 운송비와 설치비용(설치 엔지니어 관련)까지 포함할 수 있다는 것이다.

연구시설과 장비를 도입하면 귀찮을 수 있는 부분도 있다.

구매한 건에 대해 ‘자산등록 관리번호’를 포함된 자산비표를 발급 및 부착해야 한다.

또한 연구시설장비 이력카드를 만들어 장비 사용 이력을 관리해야 한다.

특히 공동 활용이 가능한 자산의 경우, 구매 30일 이내에 ZEUS(연구시설•장비종합정보시스템)에 등록해야 한다.

이에 따라 구입한 장비는 구매기관의 것이지만, 관리의 책임과 더불어 일정기간동안 처분할 수 없는 애물단지가 되는 경우도 있다.

일반적으로 연구시설 및 장비의 경우 과제 종료일 2개월 전까지 구입 및 설치(임차)가 완료 되어야 한다.

완료 시점은 검수가 완료된 날짜를 기준으로 한다.

2) 연구시설 및 장비비 사용 요령

사실 이와 같이 사용 및 관리가 귀찮은 연구비의 경우 사용하지 않는 것이 과제를 관리하는 입장에서는 편할 수 있다.

하지만 장비 시설 도입이 목적인 과제라면 장비비를 사용할 수밖에 없다.

만약 연구비의 규모가 크다면, 연구시설이나 장비 도입 없이 비용 소진이 어렵기 때문에 장비비 사용을 고려할 수밖에 없다.

필자가 추천하는 연구시설 및 장비비 사용 방법은 두 가지다.

첫 번째는 요령 없이 규정에 근거하여 제대로 사용하는 것이다.

정확히 장비 구매 가격에 맞춰 예산을 책정하고, 과제 계획서에 장비 구매를 명확히 표현한다.

그리고 구매 가격에 따라 승인 또는 심의를 받고 구매하는 방법이다.

이에 따른 장점은 장비 구매과정 혹은 이후에 별로 신경 쓸 일이 없다는 것이다.

다만 심의의 경우 기간이 얼마나 걸리지 모르고, 과제 종료 이후에도 장비의 관리가 필요하다는 부분이 단점일 수 있겠다.

또 다른 장비 구입 방법으로는 가능한 경우, 장비를 부품화 하여 재료비로 나누어서 사는 것이다.

필자가 관련 기관에 직접 문의한 결과, 장비와 재료를 나누는 기준은 구매한 부품이 독립적으로 작동하여 기능할 수 있는지 여부로 구분한다.

그렇기 때문에, 자체적으로 작동이 가능한 부품은 3천만원 이하로 하여 그렇지 않은 부품들을 재료비로 구입하여 구매기관에서 조립하는 형태로 하는 것이다.

이 경우 장점은 장비를 구매하지 않는 것처럼 보인다는 것이고, 심의를 받거나 사후관리의 필요가 없다는 것이다.

물론 단점의 경우 이와 같은 방법이 통하는 장비가 있고, 그렇지 않은 장비가 있다는 것이다.

완제품으로 들어올 수밖에 없는 장비의 경우 검수보고서를 부품 단위로 작성하기가 어렵다는 것도 문제가 될 수 있다.

결국 납품(개발) 업체와 논의를 통해 준비를 해야 할 것이다.

정부과제에서 장비를 구입하는 가장 큰 이유는 과제가 종료되더라도 남는 자산이기 때문일 것이다.

이는 스타트업 등에서 투자를 받아서 부동산을 구입하는 것과도 비슷한 이유가 될 수 있다.

정부과제에서 장비비를 사용하는 것은, 아니 연구비 사용 뿐 아니라 과제를 진행하는 모든 행위는 규정을 베이스로 하는 것이 정답이다.

여기에 약간의 요령은 비용사용 및 과제 관리 전반에서 담당자의 어려움을 덜어줄 수 있을 것이다.

다만 그 요령이 규정에서 벗어나지 않는다는 조건 하에서 말이다.

장비비와 재료비는 제품개발 정부과제에서 빠질 수 없는 세목이다.

가장 많은 비용이 책정되기도지만, 사용 방법이 단순하여 문의가 많지 않은 세목이기도 하다.

장비/재료비에 대한 문의를 몇 가지 정리했다.

1. 예산안 작성 중 문의

 1) 재료비를 어떻게 책정하는 게 좋을까요?

재료비를 너무 타이트하게 잡으면, 개발 중 비용이 부족한 경우가 자주 발생한다.

앞서 R&D 과제 예산의 초안을 작성하는 방법에 대해 간단히 정리한 적이 있다.

장비/재료비에 앞서 인건비, 간접비, 현물 등에 대해서 미리 정해놓기를 권장했다.

그리고 남은 금액을 가지고 실제 개발에 필요한 장비/재료비 등을 계상하는 것이 쉽다.

이런 방식으로 과제 예산을 작성하게 되면, 사실상 장비/재료비의 예산은 어느 정도 윤곽이 잡힌다.

그 범위 내에서 장비/재료비를 정리하게 된다.

장비의 경우 미리 견적서 등을 확보하여야 하기에, 금액의 변동이 크지 않다.

재료비는 개발 상황에 따라 변동이 있을 수 있기 마련이다.

필자의 경우는 재료비를 책정할 때, 각 재료비의 최저가를 넣기보다는 적당한 수준의 가격을 넣는다.

예를 들어 일반적으로 80~120원 사이에 구매가 가능한 부품은 최저가인 80원보다는 평균가인 100원을 넣는 경우다.

여기에 더해 기타 자재비 혹은 소모품재료비 등의 항목을 추가하여 일정 금액을 포함시키는 것도 도움이 된다.

예기치 못한 재료 구입은 자주 있으니 말이다.

 2) 재료비의 범주가 어디까지인가요?

장비와 재료는 그 구분이 명확할 것 같지만, 돈을 집행하다 보면 명확하지 않은 경우가 있다.

장비에 부착되는 부품인데, 그 부품 하나로도 구동이 가능한 장비가 되는 경우가 있다.

예를 들면 장비를 구동하기 위한 PC나, 혹은 장비의 주변환경 체크를 위해 장비에 넣는 온습도계가 이에 해당할 수 있다.

사실 이와 같은 경우에 명확한 대답이 어려운 경우가 많다.

연구주체인 기업이 어떻게 생각하는지와, 비용 사용에 대해 관리하는 회계법인의 의견이 다를 수 있기 때문이다.

일전에 이와 같은 내용으로 한 회계법인에 문의를 하고 받은 답변을 전달하고자 한다.

원칙상 부품 자체만으로 별도의 기능을 수행할 수 있는 것이라면 장비라고 본다.
다만 그 가격이 작거나, 자주 교체가 필요한 소모성이라면 재료비로의 구입을 인정할 수는 있다.

이 구분은 필요에 따라 개발기업에서 선택하고, 회계법인을 잘 설득시켜야 하는 부분이라고 보인다.

 3) 중고 물품 구매가 가능한가요?

이 질문은 생각보다 많은 기업에서 가지고 있는 것 같다.

가격이 비싼 장비를 구입하기에는 연구비가 모자라기에 중고를 알아보는 기업들이 있다.

우선 결론부터 말씀드리자면, 과제비로 중고물품을 구입하는 것이 불가능한 것은 아니지만 쉽지도 않다.

중고 물품을 연구비로 구입하기 위해서 고려해야 할 것들이 다음과 같이 여러 가지가 있다.

• 우선 왜 중고로 구입해야 하는지 관리 기관, 회계법인 등을 설득해야 한다.
• 중고 물품의 최초 구입년월에 따른 감가상각을 계산해야 한다.
  (이 경우 감가상각을 크게 잡고 계산하는 편이다)
• 중고 물품의 최초판매처, 이번 판매처 등에 대한 정보와 관련 문서가 명확하게 정리되어야 한다.
• 장비의 경우 유지보수에 대한 계획이 필요한 경우도 있다.
• 과제비로 구입한 장비의 경우 수년간 판매/처분도 어렵다는 점도 알아두자.
  (구입한 장비가 작동되지 않는 것이라고 해도 말이다)

회계법인이나 관리 기관에 따라 달라질 수 있지만, 위와 같은 내용들은 기업에서 준비하기 매우 귀찮은 내용들이다. 

이와 같은 이유로 필자는 중고 물품의 구입을 추천하지 않는 편이다.

2. 과제 진행 중 문의

 1) 타 세목/재료비 간 이동이 가능한가요?

타 세목에서 재료비로 혹은 재료비에서 타 세목으로 이동이 가능한 항목이 있고, 되지 않는 항목도 있다.

이전에 작성한 글을 참고하면 어렵지 않을 것이다.

크게 보면 인건비, 장비비, 간접비, 연구수당 등과는 불가능하거나, 재료비로 이동만 가능한 항목이 있다.

반면에 연구활동비와는 이동이 어렵지 않다.

 2) 구입한 장비/재료가 과제 종료일까지 오질 않아요.

이 경우 문제가 발생할 여지가 있다.

국가연구개발혁신법에 따르면 장비 또는 재료비의 경우 과제의 최종 단계 종료 2개월 전까지는 입고되어야만 한다.

이는 과제 성과를 내기에 최소의 기한을 2개월로 상정하여, 이 이후에 들어온 장비나 재료를 이용하여 과제 종료일까지 성과를 낼 수 없다고 판단하기 때문이다.

실제로 1년 이상 진행되기로 계획한 과제에서 과제 종료 막바지에 장비나 재료를 구입하여 결과를 만들어 낸다는 것은 문제가 있다고 볼 수밖에 없다.

그렇기 때문에 과제 계획에 맞춰, 혹은 그것보다 빠르게 연구개발을 진행하는 것을 추천한다.

 3) 연구를 진행하다 보니 과제비가 모자라요.

안타깝게도 이런 경우는 자주 있다.

처음 과제 계획을 세울 때 잘못한 경우도 있지만, 내/외부의 환경 문제 때문에 발생할 수도 있는 문제다.

하지만 이미 협약되어 진행되고 있는 과제에서 연구비를 증액시키는 것은 쉽지 않다.

이 경우 ‘국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제73조’에 따라 중앙행정기관의 장이 승인이 필요하다.

그런데 이미 과제가 어느 정도 종료 단계까지 가서 이와 같은 행위를 한다는 것은 정치적으로 풀 수밖에 없는 문제다.

일반적으로는 불가능하다는 얘기다.

이 경우 방법은 두 가지뿐이다.

기업에서 부족한 부분을 채우거나, 과제를 실패하고 관리기관에 그럴 수밖에 없는 이유를 설명하여 납득시키는 방법 말이다.

크게 손해가 나는 방향이 아니라면 필자는 첫 번째 방법을 추천한다.

두 번째 방법의 경우 위험부담이 크기 때문이다.

서두에 언급했다시피, 장비/재료비의 사용 용도가 명확하다 보니 크게 어려운 문의는 없다.

한번 경험해 보거나, 이렇게 정리된 글을 보면 명확해질 요소들에 대한 문의가 대부분이다.

장비/재료비에서 문제가 발생하지 않으려면 방법은 한 가지뿐이다.

연구비 사용 계획을 잘 세우고, 계획서대로 사용하면 된다는 것이다.

변경 사항이 필요하다면, 규정 내에서 변경이 쉽다는 것도 재료비의 특징이다.

다만 장비 구입비는 이와는 반대로 어려운 편이다.