장비비와 재료비는 제품개발 정부과제에서 빠질 수 없는 세목이다.

가장 많은 비용이 책정되기도지만, 사용 방법이 단순하여 문의가 많지 않은 세목이기도 하다.

장비/재료비에 대한 문의를 몇 가지 정리했다.

1. 예산안 작성 중 문의

 1) 재료비를 어떻게 책정하는 게 좋을까요?

재료비를 너무 타이트하게 잡으면, 개발 중 비용이 부족한 경우가 자주 발생한다.

앞서 R&D 과제 예산의 초안을 작성하는 방법에 대해 간단히 정리한 적이 있다.

장비/재료비에 앞서 인건비, 간접비, 현물 등에 대해서 미리 정해놓기를 권장했다.

그리고 남은 금액을 가지고 실제 개발에 필요한 장비/재료비 등을 계상하는 것이 쉽다.

이런 방식으로 과제 예산을 작성하게 되면, 사실상 장비/재료비의 예산은 어느 정도 윤곽이 잡힌다.

그 범위 내에서 장비/재료비를 정리하게 된다.

장비의 경우 미리 견적서 등을 확보하여야 하기에, 금액의 변동이 크지 않다.

재료비는 개발 상황에 따라 변동이 있을 수 있기 마련이다.

필자의 경우는 재료비를 책정할 때, 각 재료비의 최저가를 넣기보다는 적당한 수준의 가격을 넣는다.

예를 들어 일반적으로 80~120원 사이에 구매가 가능한 부품은 최저가인 80원보다는 평균가인 100원을 넣는 경우다.

여기에 더해 기타 자재비 혹은 소모품재료비 등의 항목을 추가하여 일정 금액을 포함시키는 것도 도움이 된다.

예기치 못한 재료 구입은 자주 있으니 말이다.

 2) 재료비의 범주가 어디까지인가요?

장비와 재료는 그 구분이 명확할 것 같지만, 돈을 집행하다 보면 명확하지 않은 경우가 있다.

장비에 부착되는 부품인데, 그 부품 하나로도 구동이 가능한 장비가 되는 경우가 있다.

예를 들면 장비를 구동하기 위한 PC나, 혹은 장비의 주변환경 체크를 위해 장비에 넣는 온습도계가 이에 해당할 수 있다.

사실 이와 같은 경우에 명확한 대답이 어려운 경우가 많다.

연구주체인 기업이 어떻게 생각하는지와, 비용 사용에 대해 관리하는 회계법인의 의견이 다를 수 있기 때문이다.

일전에 이와 같은 내용으로 한 회계법인에 문의를 하고 받은 답변을 전달하고자 한다.

원칙상 부품 자체만으로 별도의 기능을 수행할 수 있는 것이라면 장비라고 본다.
다만 그 가격이 작거나, 자주 교체가 필요한 소모성이라면 재료비로의 구입을 인정할 수는 있다.

이 구분은 필요에 따라 개발기업에서 선택하고, 회계법인을 잘 설득시켜야 하는 부분이라고 보인다.

 3) 중고 물품 구매가 가능한가요?

이 질문은 생각보다 많은 기업에서 가지고 있는 것 같다.

가격이 비싼 장비를 구입하기에는 연구비가 모자라기에 중고를 알아보는 기업들이 있다.

우선 결론부터 말씀드리자면, 과제비로 중고물품을 구입하는 것이 불가능한 것은 아니지만 쉽지도 않다.

중고 물품을 연구비로 구입하기 위해서 고려해야 할 것들이 다음과 같이 여러 가지가 있다.

• 우선 왜 중고로 구입해야 하는지 관리 기관, 회계법인 등을 설득해야 한다.
• 중고 물품의 최초 구입년월에 따른 감가상각을 계산해야 한다.
  (이 경우 감가상각을 크게 잡고 계산하는 편이다)
• 중고 물품의 최초판매처, 이번 판매처 등에 대한 정보와 관련 문서가 명확하게 정리되어야 한다.
• 장비의 경우 유지보수에 대한 계획이 필요한 경우도 있다.
• 과제비로 구입한 장비의 경우 수년간 판매/처분도 어렵다는 점도 알아두자.
  (구입한 장비가 작동되지 않는 것이라고 해도 말이다)

회계법인이나 관리 기관에 따라 달라질 수 있지만, 위와 같은 내용들은 기업에서 준비하기 매우 귀찮은 내용들이다. 

이와 같은 이유로 필자는 중고 물품의 구입을 추천하지 않는 편이다.

2. 과제 진행 중 문의

 1) 타 세목/재료비 간 이동이 가능한가요?

타 세목에서 재료비로 혹은 재료비에서 타 세목으로 이동이 가능한 항목이 있고, 되지 않는 항목도 있다.

이전에 작성한 글을 참고하면 어렵지 않을 것이다.

크게 보면 인건비, 장비비, 간접비, 연구수당 등과는 불가능하거나, 재료비로 이동만 가능한 항목이 있다.

반면에 연구활동비와는 이동이 어렵지 않다.

 2) 구입한 장비/재료가 과제 종료일까지 오질 않아요.

이 경우 문제가 발생할 여지가 있다.

국가연구개발혁신법에 따르면 장비 또는 재료비의 경우 과제의 최종 단계 종료 2개월 전까지는 입고되어야만 한다.

이는 과제 성과를 내기에 최소의 기한을 2개월로 상정하여, 이 이후에 들어온 장비나 재료를 이용하여 과제 종료일까지 성과를 낼 수 없다고 판단하기 때문이다.

실제로 1년 이상 진행되기로 계획한 과제에서 과제 종료 막바지에 장비나 재료를 구입하여 결과를 만들어 낸다는 것은 문제가 있다고 볼 수밖에 없다.

그렇기 때문에 과제 계획에 맞춰, 혹은 그것보다 빠르게 연구개발을 진행하는 것을 추천한다.

 3) 연구를 진행하다 보니 과제비가 모자라요.

안타깝게도 이런 경우는 자주 있다.

처음 과제 계획을 세울 때 잘못한 경우도 있지만, 내/외부의 환경 문제 때문에 발생할 수도 있는 문제다.

하지만 이미 협약되어 진행되고 있는 과제에서 연구비를 증액시키는 것은 쉽지 않다.

이 경우 ‘국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제73조’에 따라 중앙행정기관의 장이 승인이 필요하다.

그런데 이미 과제가 어느 정도 종료 단계까지 가서 이와 같은 행위를 한다는 것은 정치적으로 풀 수밖에 없는 문제다.

일반적으로는 불가능하다는 얘기다.

이 경우 방법은 두 가지뿐이다.

기업에서 부족한 부분을 채우거나, 과제를 실패하고 관리기관에 그럴 수밖에 없는 이유를 설명하여 납득시키는 방법 말이다.

크게 손해가 나는 방향이 아니라면 필자는 첫 번째 방법을 추천한다.

두 번째 방법의 경우 위험부담이 크기 때문이다.

서두에 언급했다시피, 장비/재료비의 사용 용도가 명확하다 보니 크게 어려운 문의는 없다.

한번 경험해 보거나, 이렇게 정리된 글을 보면 명확해질 요소들에 대한 문의가 대부분이다.

장비/재료비에서 문제가 발생하지 않으려면 방법은 한 가지뿐이다.

연구비 사용 계획을 잘 세우고, 계획서대로 사용하면 된다는 것이다.

변경 사항이 필요하다면, 규정 내에서 변경이 쉽다는 것도 재료비의 특징이다.

다만 장비 구입비는 이와는 반대로 어려운 편이다.

R&D 과제를 진행하다 보면, 재료를 구매할 일이 많다.

정부과제에서 역시 마찬가지인데, 제품의 연구개발을 위해서는 재료 구매를 위해 연구비를 사용할 일이 많다.

다만 정부과제에 익숙하지 않은 기업들에서는 이런 구매비용의 사용에 어려움을 겪는 일이 많다.

과제를 수행 중인 기업에서 재료를 구매하고 그 증빙을 만드는 것에 대해서 문의가 많이 들어오는 편이다.

사실 이와 관련해서는 질문도, 또 그에 맞춘 답변도 내용이 어렵지 않다.

몇 가지 규정을 알고, 규칙만 지키면 된다.

재료비의 증빙과 관련하여 과제를 수행하는 기업에 당부하고 싶은 몇 가지를 정리했다.

1. 과제 계획서에 작성된 내용대로 구매하자.

과제 선정평가에서 평가위원들은 다양한 자료를 확인할 수 있지만, 기본적으로는 업체에서 제출한 과제 계획서를 바탕으로 정부과제에 선정시킬 것인지를 평가한다.

정부 과제에 선정이 되었다는 것은 과제 계획서의 내용이 그 과제의 목적에 맞게끔 작성되었다는 것을 의미한다.

그래서 과제에 선정되어 협약하는 과정에서 이런 말을 들을 수 있다.

“과제 계획서의 내용을 임의대로 변경하지 마세요.”

과제 계획서 안에는 어떻게 연구개발을 진행하고, 어떻게 사업화를 할 것이며, 연구비를 어떻게 사용할 것인가에 대한 내용이 정리되어 있다.

연구비의 사용 방법이나 그 내용에 대해서도 평가가 들어다는 것이다.

그렇기에 기업은 연구개발을 진행하는 과정에서 최대한 과제 계획서에 어긋나지 않도록 연구비를 사용해야 한다는 것이다.

간혹 협약 변경 없이, 과제 계획서에 없는 내용의 물품을 구매하거나 혹은 계획서와 달리 과다하게 비용이 집행되는 경우가 있다.

이럴 경우 과제 종료 후에 회계법인 통해서 해당 내용의 소명을 요청받을 수도 있고, 비용의 적법한 사용이 인정되지 않을 수도 있다.

2. 개발 목적에 맞는 양을 구매하자.

일반적으로 R&D 과제를 통해 개발하는 것은 목표 기술의 시제품 또는 기술 그 자체이다.

그래서 장비비나 재료비의 사용 범위 역시 시제품을 개발하기까지의 것만을 용인한다.

간혹 과제 종료 후에 발생할 생산에 이용하기 위해 과다하게 재료 등을 구매하는 경우가 있다. 

하지만 이럴 경우 생산을 위한 재료 구매로 여겨진다면, 해당 비용에 대해서는 인정을 받지 못할 수가 있다.

물론 과제의 목적에 따라, 생산용 장비 또는 재료의 구매가 인정되는 경우도 있다.

하지만 일반적인 R&D(기술 개발) 과제에 그런 경우는 거의 없다고 봐도 무방하다.

3. 미리부터 준비한다면 증빙을 마련하는 것이 어렵지는 않다. 

국가연구개발혁신법에 따르면, 연구재료비의 증빙 자료는 종류가 꽤 많은 편이다.

재료비의 주요 증빙은 다음과 같다.

• • 카드매출 전표 또는 계좌이체증명(세금계산서 포함)
  • 거래명세서
  • 구매의뢰서
  • 견적서
  • 검수 확인서

이 외에 계약서가 있다거나, 해외 구매 등의 특이 사항의 경우 증빙 서류들이 늘어난다.

필자에게 들어오는 문의 중에는 과제 종료 시점에 이런 증빙서류들이 준비가 안되어 있어서 어떻게 마련해야 할지 모르겠다는 내용도 있다.

다른 세목도 그렇지만, 증빙서류는 비용을 집행하는 순간부터 정리를 해두기를 권장한다.

재료비 증빙 중 세금계산서나 계좌이체증, 견적서 등은 재료비를 구입하면서 쉽게 얻을 수 있고, 거래명세서 또한 업체에 의뢰하면 받을 수 있다.

구매 의뢰서는 내부 품의서로 대체할 수 있다.

4. 모든 구매 물품은 검수증빙이 필수다.

장비나 재료를 구매하여 물품이 입고되는 경우는 검수증빙을 필수로 제출해야 한다.

따로 양식이 있는 것이 아니다 보니, 양식을 어떻게 만들어야 하는지 궁금해하는 문의도 많았다.

일반적으로는 기업 자체에서 쓰는 양식이 있으면 그대로 사용하면 된다.

만약에 없을 경우에는 간단하게 만들면 된다.

검수 확인서에 필수적으로 들어가야 하는 내용은 다음과 같다.

• • 연구과제명
  • 물품의 가격
  • 재료 납품 업체
  • 품명과 수량
  • 검수(납품) 일자
  • 물품의 사진*
  • 담당자의 서명

샘플로 만들어보자면 대략 이런 형태만 되어도 충분하다.

관리기관에서는 실제로 연구비를 집행한 것과 같이 재료가 입고되었는지를 확인하고자 하는 것이다.

그러므로 특히 사진을 첨부하는 것을 잊으면 안 된다.

연구비의 증빙과 같은 업무는 한번 경험해 보면 크게 어려운 일은 아닌데, 처음 해보는 경우 어떤 식으로 접근해야 하는지 모른다는 것이 장애물이 될 수 있다.

모든 연구비 사용에 대한 기본적인 방법은 동일하다.

규정에 있는 사항은 그에 기반하고, 규정에 없는 내용은 통상적으로 누구나 인정할 만한 방법으로 사용하고 증빙한다.

물론 직접 해보면 쉽지 않을 수도 있고, 이미 방향을 잘못 잡았을 수도 있다.

그럴 때는 필자와 같은 경험자를 통하는 것도 방법일 수 있겠다.