R&D 과제 예산 중에서 전문가 활용비는 외부 전문기술 활용비에 속해있는 항목으로 활용하기에 따라 매우 좋은 효율을 보일 수 있는 연구 비용이기도 하다.

외부 전문기술 활용비는 크게 보면 연구활동비에 속해 있는 세세목이다.

연구활동비는 규정상 세세목간의 비용변경이 자유로운 편이다.

또 앞서 ‘연구활동비로 할 수 있는 것들‘에서 한번 정리했던 것처럼, 다양한 종류의 세세목이 존재한다.

그렇기 때문에 연구활동비를 적절히 사용한다면, 정부과제를 수행중인 우리 기업이 얻을 수 있는 결과물을 더욱 풍족하게 할 수도 있다.

필자는 전문가 활용비가 그런 항목 중 하나라고 생각한다.

전문가 활용비는 연구개발의 성공을 목적으로 전문가의 도움을 받기 위한 비용을 뜻한다.

외부 전문기술 활용비 세세목에 포함된 기술도입비나 연구개발서비스 활용비와 목적은 비슷하지만, 좀 더 사용이 원활하다는 장점이 있다.

1. 전문가 활용비 관련 규정

전문가 활용비는 사용하기에 어려운 항목은 아니다.

우선 전문가 활용비는 연구활동비 세목에 속해있다.

일반적으로 변경이 어려운 인건비를 제외한다면, R&D 과제에서 가장 많은 비용이 집중되는 세목이 연구재료비와 연구활동비라고 할 수 있다.

국가연구개발혁신법에 따르면, 연구활동비에서 연구재료비로의 연구비 과제비 이동이나 그 반대의 경우도 경미한 변경으로 단순 통보만으로 가능하다.

또한 연구활동비 내에서의 사용 내용의 변경은 애초에 통보도 없이 변경하여 사용이 가능하다.

물론 연구개발계획서에 포함되어 있는 내용을 개발한다는 전제 하에서 말이다.

외부 전문기술 활용비는 협약된 직접비의 40% 이내에서 사용이 가능하다.

하지만 전문가 활용비만 본다면 이렇게 큰 금액을 사용할 수 없기 때문에 이 규정은 크게 신경 쓸 필요는 없을 것이다.

또 전문가 활용비의 경우 동일 기관 내의 전문가를 대상으로 집행이 불가능하다.

다만 비영리기관인 대학이나 연구기관의 경우에는 별도부서(연구실) 별로 지급할 수 있는 것으로 되어 있다.

전문가 활용비는 연구개발기관의 자체규정에 따라 계상하고, 자체규정이 없는 경우에는 실제 필요한 금액으로 계상한다.

다만 많은 회계법인에서는 전문가 활용비를 검토할 때, 기관에 전문가 자문료 지급 규정을 제출하도록 요구하고 있다.

그러니, 정부과제 증빙을 목적으로 아예 관련 규정을 만들어 놓는 것도 도움이 될 것이다.

2. 전문가 활용비의 증빙

전문가 활용비의 증빙은 단순한 편이다.

• 내부결재문서(자문료 지급 품의서 등)
• 자문내역이 포함된 전문가 자문확인서
• 계좌이체증명

여기서 내부결재문서나 자문확인서는 별도의 양식 없이, 자체적으로 만들어 사용하면 된다.

참고로 내부결재문서를 제출할 때는 전문가의 인적사항이 포함된 이력서와 신분증 등을 함께 제출하면 좋다.

3. 전문가 자문료 지급 규정 작성 요령

사실 한 두 번 전문가를 이용하는 경우, 전문가에 해당 비용을 견적으로 받고 실비로 이용할 수도 있다.

또 공무원 등을 전문가로 활용하는 경우, 공무원 규정을 받아 이에 맞춰 사용해도 된다.

하지만 자체적으로 자문료 규정을 만들어 놓으면, 과제뿐 아니라 기업에서 이후에 다른 전문가를 초빙할 때도 그 기준이 될 수 있다.

전문가 자문료 규정을 만드는 것은 크게 어렵지 않다.

필자가 우리 기업에 알려주는 방법은 크게 두 가지의 기준표를 만드는 것이다.

첫 번째로는 전문가의 능력이나 경력에 따라 전문가의 등급을 구분하는 것이다.

예를 들어 해당 경력 10년 이상의 경우 가장 높은 등급을 준다던지 하는 식이다.

두 번째로는 전문가가 우리 기업에서 하는 업무에 따라 자문료의 지급 금액을 정하는 것이다.

강의나 발표의 경우 1등급은 얼마, 2등급은 얼마 하는 식이다.

전문가가 우리 기업에서 할 수 있는 것중 대표적인 것에는 강의, 발표, 컨설팅, 보고서 작성 등이 있을 것이다.

이것들을 잘 조합해서 등급에 따른 지급 기준을 정하면 된다.

답이 있는 것이 아니기 때문에, 담당자가 적절히 조합하면 될 것이다.

참고할 수 있도록 대구테크노파크의 전문가 수당 지침(2015년 개정판)을 하나 첨부한다.

4. 전문가 활용비 관련 문의 정리

1) 자문확인서는 어디서 찾나요?

앞서 설명했다시피 자문확인서의 양식이 정해진 것은 없다.

전문가가 강의를 했다면 강의자료를, 특정 교육을 진행했다면 해당 자료를 첨부하면 된다.

전문가가 직접 실험이나 작업을 진행했다면, 해당 내용을 작성해서 문서로 만들면 된다.

필자의 경우 아래의 정보가 들어가도록 하여 간단히 ‘전문가 활용 내역서’ 만드는 요령을 우리 기업에 소개하기도 한다.

예시를 활용해 내용을 자유롭게 변경해서 사용해도 된다.

2) 전문가를 활용하고 싶은데, 활용비의 사용 범위는 어디까지인가요?

전문가를 활용하는 비용의 제반 비용이 이에 해당한다.

예를 들어 부득이하게 해외에 거주하는 전문가를 활용해야 한다면, 비행기를 포함한 교통비와 숙박비까지 포함할 수도 있다.

다만 정말 과제에 필요하다고 주장할만한 근거가 있어야 한다.

경험상 다른 이유로 외국인을 초빙해놓고 전문가 활용비로 처리하려다가 회계법인의 소명 요청을 받은 기업을 본 적도 있다.