인건비와 관련한 문의는 항상 많다.

최근에 우리 기업과 혹은 블로그를 통해 받은 질문 중 몇 가지 답변을 정리했다.

1. 계획했던 신규 인원의 채용이 없어 인건비 사용이 어려운데.

최근 R&D 과제에서 현금으로 인건비를 지급하는 경우가 이전과 달리 많지 않다.

물론 과제의 목적과 성격에 따라 다르기는 하지만, 대체적으로 신규 직원을 채용한 경우에 한정적으로 가능한 편이다.

최근 기업에서 미팅을 해보면, 생각보다 신입 직원을 구하기가 어려운 경우가 많이 있다.

특히 최근 R&D 과제들의 경우 일정 연구개발비 당 ‘청년 인력’을 의무적으로 뽑아야 하는데, 청년 인력은 더더욱 찾기 어려운 경우도 많다.

직원을 뽑아 인건비를 지급하는 것에 부담을 느끼기도 하고, 과제 기간에는 일부 인건비를 보조 받더라도 과제 종료 후에는 어떻게 해야 하나 걱정도 있다.

또 신규 직원을 채용하고 싶어도 지방에 위치한 소기업이나, 사람들이 기피하는 소규모 제조업의 경우에는 지원자가 없기도 하다.

또 최근에는 직원들의 퇴사가 잦아 애로사항이 있는 기업들도 많다.

이 경우 과제를 통해 책정된 현금 인건비를 오히려 사용하지 못하는 경우도 발생한다.

영리 기관에서 현금 인건비를 수정하는 경우는, 증액하거나 감액하는 경우 모두 승인을 받아 변경이 가능하기는 하다.

하지만 의무 채용을 완료하지 못해 사용하지 못한 현금 인건비는 승인을 받기 어려울 수 있다.

신규 채용을 담보로 책정된 금액이기 때문에, 해당 금액을 반납해야 된다는 의견이 받은 적이 있다.

물론 관리기관에 소명이 가능할만한 ‘어쩔 수 없는’ 사유가 있다면 관리기관과 논의를 통해 해결 방법을 찾아야 하겠다.

2. 계상률을 맞추는 게 어려운데.

이전에는 인건비 계산에 있어 계상률을 딱 맞춰 계산하는 것을 당연하게 생각했다.

인건비 계상률은 연구원의 과제 참여율을 뜻하고, 연구원이 과제에 기여하는 만큼 인건비를 지급한다는 의미도 되었었다.

퇴직금과 기업에서 지급하는 4대 보험은 제외하고 생각해보자.

인건비의 계상율을 계산하는 것 자체는 매우 간단하다.

예를 들어 연구원의 연봉이 5,000만원이고, 12개월동안 인건비로 2,000만원을 계상할 수 있다면 계상율은 40%로 계산하면 되는 것이다.

숫자 하나 틀릴 일이 없다.

이런 경우는 어떨까?

연구원의 연봉이 4,700만원이고, 12개월간 지급할 수 있는 인건비가 최대 2,000만원이다.

참여율을 어떻게 잡으면 될까?

아마 해당 연구원의 인건비 계상율을 42%정도로 잡는다면, 1,974만원의 인건비 지급이 가능하다.

여기서 2,000만원의 인건비를 모두 소모하고 싶다면 어떻게 할까?

예전에는 이 계상율과 인건비를 정확하게 맞추겠다고, 42.55%까지 억지로 계획서에 우겨 넣기도 했다.

또 깔끔하게 계상율을 맞춰보겠다고, 멀쩡한 인건비를(여기서는 26만원) 포기하기도 했다.

최근에도 이렇게 딱 맞춰서 인건비 계상률을 계산하려는 기업이 있었다.

결론부터 말하자면 그럴 필요가 없다.

작성된 계상율보다 인건비를 많이 지급하는 것은 문제가 될 수 있지만, 계상율보다 적은 금액을 지급하는 것은 괜찮다고 한다.

예를 들어 위의 연봉이 5,000만원인 연구원의 계상율이 40%일 때, 12개월간 인건비로 2,000만원을 지급하던 혹은 1,200만원을 지급하던 괜찮다는 것이다.

반대로 2,001만원을 지급하는 순간부터 문제가 될 수 있다.

물론 여러 과제를 동시에 진행하는 경우, 최대의 현금 인건비 계상을 위해서는 인건비 계상율을 적절하게 정하는 요령이 필요하기는 하다.

연구원에 비해 사용 가능한 인건비가 많은 경우라면, 연구원의 연봉 외에 기업분의 4대보험과 퇴직금까지 인건비로 지급할 수 있다는 사실도 기억하자.

3. 사업자를 가지고 있는 연구원의 인건비 처리는 어떻게 해야 할까?

최근 직장인들 중에는 다양한 이유로 인해, 사업자를 등록한 채로 회사에 다니는 경우가 많다.

그것이 부업이 될 수도 있고, 취미활동을 위한 것일수도 있다.

사업자 등록을 가지고 있다는 것과, 그것이 있는 채로 정부과제에 참여하는 것 자체는 문제가 없다.

관련된 별도의 규정이 있는 것도 아닌 것 같다.

필자가 이런 문제에 대해 정부과제 정산을 진행하는 한 회계법인과 상담을 한 적이 있는데, 생각보다 상식적인 답변을 얻었다.

 1) 해당 연구원이 신규 직원(계상율이 100%)인가?

 – 그렇다면 사업자를 가지고 있는 인물이 과제 외의 업무에 시간을 투입한다고 의심할 수 있겠다.

 – 사업자를 통해 별도의 수익을 얻는다면, 문제가 될 것이다.

 – 사업자를 통해 수익이 없더라도, 상식적으로 문제가 발생할 수 있다.

2) 해당 연구원의 계상율이 100%가 아니다

 – 기업과 연구원의 고용계약서에 따라 충분히 가능할 수 있다고 본다.

 – 그래도 사업자를 가지고 있지 않는 것을 추천한다.

물론 기존의 참여율과 달리 인건비 계상률은 참여 정도가 아닌, 실제 과제에 참여하는 정도가 아닌 인건비 및 연구수당 계상을 위한 용도로만 사용하도록 변경되었다.

그래서 참여율이 연구원의 참여 정도를 대표하지는 않는다.

하지만 현업에서 인건비 계상율은 여전히 과제 참여 정도와 연계되어서 생각되는 경향이 있다.

예를 들어 한 연구원이 과제로 인건비 100%를 지급하는 경우라면, 당연히 다른 업무보다는 이 연구원은 정부과제에 최대한 열심히 참여해야 할 것이 아닌가.

사업자를 가진 연구원에 대한 대처에 이정도면 충분히 납득할 수 있을 것으로 보인다.

4. 인건비가 부족한데, 좋은 방법이 없을까?

현금 인건비가 주로 신규직원에만 지급할 수 있도록 규정되어 있기 때문에, 정부 과제를 통해 인건비를 일부 해결하고자 하는 기업에게 어려움이 있다.

추천하는 방법으로는 간접비로 일부 연구지원인력의 인건비를 지급하는 것이다.

국가연구개발혁신법 규정에 따르면 간접비는 크게 인력지원비, 연구지원비, 성과활용지원비 등으로 예산을 사용할 수 있다.

이 중에서 인력지원비의 경우 연구지원인력의 인건비를 지급할 수 있다.

여기에 더해 참여연구원의 연구수당과 유사하게, 연구지원인력에게 지급하는 ‘연구개발능률성과급’도 지급이 가능하다.

연구개발과제 수행에 참여하는 연구자 또는 연구지원인력의 육아휴직 기간 동안의 4대보험료나 퇴직금까지도 지급 할 수 있다.

이와 같이 간접비를 활용하면 인건비의 부담도 덜 수 있을 것이다.

연구개발을 진행하는 기업의 경우 가장 부담이 되는 것이 연구원의 인건비라고 한다.

연구팀은 생산팀이나 영업팀과는 다르게 현재의 기업 매출보다는 미래의 매출을 담보하는 부서이기 때문이다.

그렇기에 기업 입장에서 정부과제를 통한 인건비의 활용은 기업 자체의 연구 능력 향상에 매우 중요한 문제다.

정부과제를 통한 인건비 사용을 극대화 하는 것도 필수다.

여기에 더해 계상된 인건비를 규정 내에서 사용하여, 문제가 발생되지 않도록 하는 것 역시 중요할 것이다.

정부 과제를 신청하면서 처음 보는 표현이 많겠지만, 과제예산의 사용 계획을 작성할 때 많이들 어려워하는 부분이 있다.

연구비를 계상하는데 현금과 현물을 어떻게 구분해야 하는가?

특히 최근 과제 신청이 많아서인지 여러 질문을 받았는데, 이 부분에 대한 것도 꽤 많았다.

요즘 중소벤처기업부 과제 공고를 보면, 아예 연구비 예시를 다음과 같이 정리해 보여준다.

현금만 존재하는 정부지원금과는 달리 기관부담연구개발비(민간부담금)는 현금과 현물 두 가지 부분으로 나뉜다.

이 현금과 현물이란 부분을 이해하기 쉽게 설명하자면,

• 이 중 현금은 정부에서 받는 연구지원금의 일정 비율을 납부하여 연구의지를 보여주는 목적의 비용이라고 보면 된다.
• 반면에 현물은 기업의 부담을 줄이기 위해, 과제 기간 동안 투입하는 일종의 대체현금이라고 보면 될 것이다.

1. 기관부담연구개발비 – 현금

일반적으로 현금의 경우 과제 선정 후, 가상계좌를 통해 납부를 하게 된다.

납부된 현금은 정부지원금과 합쳐 연구개발비로 바로 사용할 수 있다. 

2. 기관부담연구개발비 – 현물

계획서 상에서 현물은 현금을 대체하여 기업에서 임의로 투자하는 일종의 가상 금액이다.

많은 경우 과제예산에서 인건비는 현물로 계상한다.

인건비 외에도 현물은 기업에서 보유하고 있는 장비의 사용비, 혹은 재료를 대체 투입하는 것도 가능하다.

하지만 이 경우에 감가상각을 계산하거나, 구매 증빙 등을 입증하기 귀찮아서 추천하지는 않는다.

계획서에는 과제 기간 동안 기업에서 현금 대신 투입하는 인건비나 장비, 재료비 등의 내역을 정리하면 된다.

인건비를 현물로 계상하는 경우, 과제 기간 중에 월급은 회사에서 지급하고 그 증빙은 과제비 관리 사이트에 등록하면 되는데, 그 뜻은 ‘현금을 납부하는 대신 회사에서 대신 인건비를 줬다’가 되는 것이다.

또 장비 사용비나 재료를 대신 투입하는 경우는,  ‘현금으로 장비나 재료를 구매하는 대신, 회사에서 가지고 있는 것을 대신 썼다’라는 의미가 되는 것이다.

개인적으로 현물은 인건비로 계상하도록 권유를 하는데, 이는 계산하고 입증하는 것이 편해서라고 할 수 있다.

일의 특성상 여러 기업의 과제 계획서에 대해 볼 기회가 많다.

연구개발 내용의 경우 기업에서 작성한 내용을 최대한 살리려고 노력하는 반면, 연구비의 경우는 아예 수정을 해야 되는 경우가 많다.

어떤 기업의 경우, 적은 연구비를 항목 저 항목에 조금씩 분산시켜 놓은 경우도 여럿 봤다.

또 어차피 기업 자체 비용을 더 써야 하는 경우인데, 정부지원금은 증빙을 만들기 귀찮은 쪽에 몰려 있는 경우도 있었다.

과제비를 사용에 대한 기획을 할 때 내가 추천하는 것은 두 가지 뿐이다.

• 규정을 확인하고 작성해라.
• 규정 내에서 가장 간단하게 작성해라.

이와 같은 규칙만 지킨다면, 생각보다 정부과제 예산을 작성하는 것이 어렵지는 않을 것이다.