정부 과제를 신청하면서 처음 보는 표현이 많겠지만, 과제예산의 사용 계획을 작성할 때 많이들 어려워하는 부분이 있다.

연구비를 계상하는데 현금과 현물을 어떻게 구분해야 하는가?

특히 최근 과제 신청이 많아서인지 여러 질문을 받았는데, 이 부분에 대한 것도 꽤 많았다.

요즘 중소벤처기업부 과제 공고를 보면, 아예 연구비 예시를 다음과 같이 정리해 보여준다.

현금만 존재하는 정부지원금과는 달리 기관부담연구개발비(민간부담금)는 현금과 현물 두 가지 부분으로 나뉜다.

이 현금과 현물이란 부분을 이해하기 쉽게 설명하자면,

• 이 중 현금은 정부에서 받는 연구지원금의 일정 비율을 납부하여 연구의지를 보여주는 목적의 비용이라고 보면 된다.
• 반면에 현물은 기업의 부담을 줄이기 위해, 과제 기간 동안 투입하는 일종의 대체현금이라고 보면 될 것이다.

1. 기관부담연구개발비 – 현금

일반적으로 현금의 경우 과제 선정 후, 가상계좌를 통해 납부를 하게 된다.

납부된 현금은 정부지원금과 합쳐 연구개발비로 바로 사용할 수 있다. 

2. 기관부담연구개발비 – 현물

계획서 상에서 현물은 현금을 대체하여 기업에서 임의로 투자하는 일종의 가상 금액이다.

많은 경우 과제예산에서 인건비는 현물로 계상한다.

인건비 외에도 현물은 기업에서 보유하고 있는 장비의 사용비, 혹은 재료를 대체 투입하는 것도 가능하다.

하지만 이 경우에 감가상각을 계산하거나, 구매 증빙 등을 입증하기 귀찮아서 추천하지는 않는다.

계획서에는 과제 기간 동안 기업에서 현금 대신 투입하는 인건비나 장비, 재료비 등의 내역을 정리하면 된다.

인건비를 현물로 계상하는 경우, 과제 기간 중에 월급은 회사에서 지급하고 그 증빙은 과제비 관리 사이트에 등록하면 되는데, 그 뜻은 ‘현금을 납부하는 대신 회사에서 대신 인건비를 줬다’가 되는 것이다.

또 장비 사용비나 재료를 대신 투입하는 경우는,  ‘현금으로 장비나 재료를 구매하는 대신, 회사에서 가지고 있는 것을 대신 썼다’라는 의미가 되는 것이다.

개인적으로 현물은 인건비로 계상하도록 권유를 하는데, 이는 계산하고 입증하는 것이 편해서라고 할 수 있다.

일의 특성상 여러 기업의 과제 계획서에 대해 볼 기회가 많다.

연구개발 내용의 경우 기업에서 작성한 내용을 최대한 살리려고 노력하는 반면, 연구비의 경우는 아예 수정을 해야 되는 경우가 많다.

어떤 기업의 경우, 적은 연구비를 항목 저 항목에 조금씩 분산시켜 놓은 경우도 여럿 봤다.

또 어차피 기업 자체 비용을 더 써야 하는 경우인데, 정부지원금은 증빙을 만들기 귀찮은 쪽에 몰려 있는 경우도 있었다.

과제비를 사용에 대한 기획을 할 때 내가 추천하는 것은 두 가지 뿐이다.

• 규정을 확인하고 작성해라.
• 규정 내에서 가장 간단하게 작성해라.

이와 같은 규칙만 지킨다면, 생각보다 정부과제 예산을 작성하는 것이 어렵지는 않을 것이다.