정부과제에 선정되어 가장 먼저 하는 일이 “협약”이다.

협약이란 연구개발기관(기업)과 행정기관 사이에서 서로 약속을 하는 행위이다.

약속의 내용에는 여러 가지가 있지만, 기업 입장에서 중요한 것은 연구수행계획과 비용사용에 대한 내용일 것이다.

이번 포스팅에서는 먼저 연구수행계획의 협약 변경에 대해서 정리해보고자 한다.

협약 변경은 크게 ‘승인성’ 변경과 ‘통보성’ 변경으로 구분된다.

승인성 변경의 경우 말 그대로 협약 변경을 위해 상위기관의 승인을 받아야만 변경이 가능한 항목이다.

방면에 통보성 변경은 상위기관에 통보를 하는 것만으로 협약 변경의 효력이 발생하는 항목이다.

국가연구개발혁신법에 따라 승인성과 통보성은 각각 ‘중요한’, ‘경미한’으로 표현하기도 한다.

국가연구개발혁신법에서 정한 상황에 따른 협약 변경 방법을 정리해 보자.

1. 기관 변경

연구개발기관(주관/공동/위탁)은 과제 협약의 당사자들이다. 

이를 변경하는 것은 매우 중요한 일로 승인을 받아야 한다.

반면에 협약 당시에 명시하지 않은 그 외의 기관 등을 변경하는 것은 중요하지 않게 본다.

또한 기관의 단순 정보 변경 역시 통보만으로 변경이 가능하다.

2. 인력 변경

협약의 당사자인 연구개발기관의 책임자를 변경하는 것은 연구방향과 개발능력 등에 영향을 미치는 중요한 협약으로 보아 승인을 받아야 한다.

반면 각 기관의 연구자, 연구지원인력 등의 인력 변경은 통보만으로도 가능하다.

이에는 단순 연구원을 참여시키거나 빼는 것 외에도, 참여율을 변경하는 것도 포함한다.

3. 연구개발목표 및 내용의 변경

연구개발 과제가 협약된 이후에 가장 중요한 것이 연구의 최종 목표라고 할 수 있다.

더불어 목표를 달성했는지 확인이 가능한 지표인 성과 및 성능 목표 등은 당연히 승인을 받아야만 변경이 가능하다.

하지만 이 부분을 변경하는 것은 매우 어렵다는 것은 알아두자.

기술기여도는 정부의 지원이 이 연구과제에 얼마나 기여하는지를 100점 만점으로 표현한다.

이는 과제가 종료된 이후 기술료를 정하는 기준이 되기 때문에 승인을 받아야만 변경할 수 있다.

반면에 정해진 목표를 달성하는 방법에 대해서는 연구개발기관이 통보만으로도 변경할 수 있다.

혹은 중요한 부분이 아니라면 굳이 협약 변경까지 갈 필요도 없다.

4. 연구 기간의 변경

정해진 기간 안에 목표를 달성해야 하는 정부과제에서 연구개발기간은 연구에서 매우 중요하다.

당연히 연구개발기간을 변경하는 데는 승인이 필요하다.

반면에 연구개발기간의 연장은 꽤나 자주 발생한다.

도전적인 기술 및 제품의 개발은 기업 내/외부의 환경의 영향을 많이 받기 때문에, 정해진 기간 안에 결과가 나오지 않을 수 있다.

이 경우에는 과제를 실패하지 않기 위해서라도 개발기간의 연장이 필요할 수 있다.

이럴 때에는 너무 걱정할 필요가 없다.

과제가 종료하기 전에 관리기관과 충분히 대화를 통해, 과제 연장에 필요한 이유를 납득시키고 연장된 기간 안에 목표를 달성시킬 수 있다는 확신을 주면 승인을 받는데 크게 어렵지 않을 것이다.

간단히 연구수행계획의 협약 변경을 승인성과 통보성으로 구분했다.

과제를 시작하면서 협약을 해봤던 경험이 있다면, 협약 변경을 신청하는 것도 크게 어렵지 않다.

다만 그 중요성에 따라 협약 변경이 가능할 수도, 아닐 수도 있다.

통보성 협약 변경의 경우 몇 차례 진행해 보면 크게 어렵지 않다.

승인성으로 협약을 변경할 필요가 있다면, 관리기관과의 대화를 통해 그 필요성을 충분히 이해시킨 후 진행하는 것을 추천한다.

연구개발과제를 진행하다 보면 관리기관과의 사이에서 빈번히 발생하는 것이 협약 변경이다.

협약 변경 중 연구수행계획의 경우는 중요한 것과 그렇지 않은 것에 대해 직감적으로 알 수가 있다.

반면에 연구개발비의 협약 변경에 대해서는 이를 알기가 쉽지 않다.

그러다 보니 필자에게 주로 들어오는 질문 역시 연구개발비와 관련된 내용이 많다.

처음 과제를 진행하는 기업의 경우, 연구비를 어떻게 사용하는지에 대해 크게 생각하지 않아 연구비 책정에 실수가 많을 수 있다.

막상 과제에 선정되어 연구비를 사용하려는 경우, 생각지도 못한 규정과 제약들이 있어 비용을 원하는 곳에 사용하기가 어려울 수 있다.

또한 연구 진행 중에 내/외부 환경의 변화에 의해 연구비의 사용방법이 변경되어야 할 수도 있다.

연구개발비의 비목간 변경이 필요한 경우는 필연적으로 발생한다.

정부과제를 처음 하는 기업도 그렇지만, 수차례 해본 기업에서도 연구개발비의 비목간 변경에 대해서는 발생한다.

이번 포스팅에서는 이를 정리해보고자 한다.

1. 연구개발비 자체의 변경

국가연구개발혁신법이 나온 가장 큰 취지는 각 부처별로 각기 다른 규정을 통합하자는 것이다.

개인적으로는 이 법이 시행되면서 가장 좋았던 것이 연구개발비 변경이 매우 쉬워진 것이다.

이전에는 부처에 따라 연구활동비를 재료비로 보내는 것을 승인받아야 하거나, 활동비 내의 세세목을 변경할 때 승인을 받아야 하는 경우도 있었다.

혁신법이 나오면서 연구개발비 변경에 대해 정리하면 다음 두 줄로 정리할 수 있다.

• ‘중요한 변경’을 제외한 나머지 변경은 통보만으로 가능하다.
• 연구개발비 사용계획에 명시되어 있지 않은 연구비 항목별 세부내역의 변경은 통보 없이 자율 변경이 가능하다.

2. 인건비 및 연구수당의 변경

협약 시에 정해진 현금 인건비의 경우에는 변경을 위해서는 승인을 받아야 한다.

이 경우에 타당한 이유가 없으면 변경이 어려운 편이다.

그 목적이나 규모를 따져봐야겠지만, 과제를 진행하면서 기업에서 가장 체감이 되는 비용이 인건비라고 생각한다.

인건비와 같은 주요 연구비는 과제 시작 단계에서부터 기업에 이득이 되는 방향으로 계산을 잘해야 한다.

연구수당의 경우 증액은 승인을 받아야 하나, 감액은 통보만으로 가능하다.

3. 연구활동비, 위탁연구개발비의 변경

대부분의 연구활동비 변경은 단순 통보로 가능하지만, 영리 기관의 연구실운영비에 대해서는 승인이 필요하다.

위탁기관이 참여할 경우 위탁연구개발비의 20%를 증액하는 경우에는 승인을 받아야 한다.

상기와 같은 항목의 변경이 필요할 경우에, 협약 변경을 하지 않는 방향에서 연구비로 해결할 수 있는 방법들을 찾아보는 것도 좋을 것이다.

4. 연구시설 장비비의 변경

장비비를 변경하거나, 과제비를 이용해 구매한 장비의 설치/운영 장소를 변경하는 것은 승인이 필요하다.

애초에 가격이 높은 장비를 구매하는 것은 별도의 심의나 심사가 필요한 항목이라는 것을 기억하자.

반면에 보유현황 변경은 단순 통보만으로도 가능하다.

애초에 장비의 보유현황 자체는 과제의 평가 시에 필요하지, 연구비와 관련해서는 현물 연계 외에는 쓰임이 적기 때문이다.

5. 간접비의 변경

간접비의 경우도 간단하다. 감액은 통보만으로, 증액은 승인이 필요하다.

그러니 간접비를 활용하고자 한다면 우선 연구비를 책정해 놓고, 사용처가 필요 없어졌을 때 감액하는 것도 생각해 보자.

6. 연구개발비 총액 및 연구비 외 지원금의 변경

연구개발비의 총액이나 연구개발기관의 부담금은 과제 공고 시에 조건으로 함께 나오는 항목이다.

변경하기 위해서는 승인이 필요하고, 당연히 매우 까다롭다.

정부과제를 처음 하는 기업은 물론, 자주 경험해 보더라도 연구비의 변경은 자주 발생한다.

이는 계획 단계에서의 실수일 수도 있지만, 기업의 내/외부 환경변화 때문일 수도 있다.

과제목표를 달성하기 위한 연구비의 구성은 당연히 변경될 수도 있다.

그 방법에 대해 너무 어려워하지 말자.

국가연구개발혁신법에서 연구비 변경에 대해 바라보는 시각은 이렇게 정리할 수 있겠다.

과제의 목표를 달성해라.
방법은 중요하지 않다.
다만, 중요사항에 대해서는 꼭 허락은 받자.