사무용품비의 활용 방법

연구활동비에 속하는 사무용품비는 생각보다 실수가 많은 세세목이기도 하다.

물론 사무용품비에 많은 금액을 계상하지는 않겠지만, 굳이 잘못 사용하여 환원하는 것보다는 제대로 사용하는 것이 도움이 될 것이다.

가끔 매우 큰 금액의 사무용품비를 사용하는 기업들도 있으니 말이다.

R&D과제에서 연구비로 구매하는 사무용품의 정의는 일반적인 것과는 약간 차이가 있다.

사전적으로 사무용품은 ‘사무를 보는 데 쓰는 물품’으로 알고 있다.

좀 더 일반적인 시각에서 보자면 사무실에 혹은 책상 위에 널려 있는 제품들을 사무용품으로 볼 수도 있겠다.

하지만 정부과제 연구비 계상항목에서 사무용품의 의미는 많이 축소된다.

1) 연구비 계상이 가능한 사무용품

사무용품과 관련한 질문에서는 특히 책상이나, 의자 등의 가구 구매가 가능한지가 많다.

또 PC와 모니터 등의 전자제품 구매가 가능한지에 대해 묻는 경우도 많다.

결론을 먼저 말하자면 과제와 직접적인 연관이 없거나, 과제와 상관없이 활용될 여지가 많은 가구나 전자제품의 경우에는 사무용품비로 구매할 수가 없다.

다만 과제와 직접적인 연관이 있다고 사전승인을 받은 경우라면 구매할 수 있겠다.

예를 들어 개발 제품이 고정되어야 하는 데스크나, 혹은 개발 제품의 구동을 위해 필요한 PC, 랩탑은 협약시 전문기관에 사전승인을 받아 구매할 수 있다.

또 연구시설의 환경관리가 중요하다면 승인을 받아 공기청정기나 에어컨도 구매할 수 있다.

다만 이 경우에는 재료비나 장비비를 통하거나, 연구실운영비활용/관리계획을 세워 승인을 받아 연구실운영비로 집행이 가능하다.

결국 사무용품비로는 구매가 안 된다는 것이다.

다시 정리하자면 영리기관이 연구비로 구매할 수 있는 사무용품은 소모성 사무용품에 한정된다.

펜, 노트, 다이어리, 자, A4 용지, 가위 등의 소모성 물품 말이다.

간혹 수십만원 대의 만년필이나 비싼 사무용품을 구매하는 경우도 있는데, 이와 같은 구매는 지양하는 것이 좋다.

물론 소모성이기는 하지만 과제 종료 후 연구비 감사에서 문제를 제기할 수 있기 때문이다.

다만 크게 문제가 되지 않을 정도로 적당한 과소비(?)까지는 경험상 문제삼지 않았다.

2) 사무용품비 관련 규정

사무용품비의 경우는 별다른 활용/관리 계획 없이 사용이 가능하다.

장비비나 재료비, 인건비, 연구수당과 같이 과제 선정에서 평가를 받는 세목과는 다르게 사용이 자유롭다는 것이다.

또 사용하는 금액도 크지 않은 편이기 때문에, 일반적인 사용에서 문제가 생길 여지도 적다.

단순히 구매가 가능한 것과 그렇지 않은 것의 구분만이 필요하다.

또 사무용품비의 구매 증빙은 카드매출전표와 거래명세서 등으로 준비하기가 매우 쉬운 편이다.

그렇기에 잘 사용한다면 과제를 수행하는 기업에 일반적인 상황에서도 활용할 수 있는 사무용품을 쉽게 마련할 수 있다는 장점도 있다.

3) 관련 항목들

연구활동비에는 사무용품비와 비슷한 항목들이 있다.

연구과제와 연관성이 있는 문헌을 구입할 수 있는 문헌 구입비, 과제 수행 중 만들어진 결과를 바탕으로 작성된 논문의 게재료도 지출할 수 있다.

과제와 관련된 자료의 인쇄, 복사, 인화비, 우편요금 등도 연구활동비에서 지출이 가능하다.

사무용품비의 규정과 같이 특별한 제약이 없고 그 증빙도 단순하여 잘 활용한다면 기업에 도움이 될 수 있는 항목들이다.

다만 그 내용이 과제와 연관성이 있다는 것을 입증해야 하고, 그렇지 못한다면 불인정 받을 수도 있는 항목이라는 것은 알아두자.

연구활동비에는 다양한 용도의 세세목이 존재한다.

사무용품비나 문헌 구입비 등은 다른 세목에 비해 그 사용용도가 자잘하여 큰 도움이 될 것 같아 보이지 않기도 하지만, 적절히 사용한다면 큰 도움을 얻을 수도 있다.

특히 과제 외적으로 혹은 과제 종료 후에도 활용할 수 있는 물품들을 구입할 수 있기 때문이다.

사실 정부과제를 통한 기업의 이득은 단순히 연구개발 성과물에 국한되는 것이 아니다.

성공적인 연구개발 결과와 더불어 이를 통한 기업 홍보, 개발 후에 남는 재료와 장비도 기업에는 이득이다.

또한 이런 자잘한 항목들의 구입을 연구비를 통해 할 수 있다는 것도 충분히 이득이 될 수 있다.

특히 초기기업이라면 더욱 그럴 것이다.