과제관리가 선정보다 중요하다.

처음 과제를 도전하거나, 접해본 기업들에서 착각하는 것이 있다. 과제가 선정되기만 하면 더 이상 어려운 일은 없을 것이라고 생각하는 것이다.

‘시작은 반이다’라는 말이 있다. 맞는 말이다. 시작하려고 마음 먹는 것 자체가 어려운 일이니까.

하지만 시작을 제외한 나머지 반이 훨씬 더 어려운 것이다.

처음 과제를 도전하여 선정되어 협약까지 되었다면, 큰 고개를 넘은 것은 맞다.

하지만 과제의 마무리는 최종결과의 평가까지이고, 이는 산의 정상에 오르는 것에 비유하는 것이 맞겠다. 문제는 이 높은 산을 어떻게 오르느냐는 것이다.

산의 높이는 과제 선정단계에서 이미 정해져 있으니, 쉽게 오르기 위해서는 잘 포장된 길을 선택하는 것을 추천한다.

정부 과제라는 이름의 산의 정상은 정해진 시간 안에만 오르면 되니, 굳이 급하게 갈 필요는 없다.

나는 정부 과제를 진행하면서 ‘과제 관리’를 이 포장 된 ‘산길’에 비유한다. 과제 관리를 어떤 생각으로 혹은 어떤 방향으로 하느냐에 따라 쉽게 과제를 진행할 수도, 혹은 지옥이 될 수도 있다는 것이다.

실무적인 경험자로서, 그리고 컨설턴트로써 과제를 관리하는 주체별로 가져야하는 마인드를 정리하고자 한다.

1. 개발 파트에서의 과제 관리 파트

과제선정에 이어, 과제를 진행하는 것은 결국 연구원이다.

• 과제 진행에 대한 뚜렷한 목적 의식을 가지고 있어야 한다. 책임감이 있어야 한다는 것이다.
• 모든 연구개발은 일정 및 과제 계획에 맞춰 진행되어야 한다. 일정에 맞추지 못한 개발은 단순히 결과가 늦어지는 것이 아니다. 자칫 과제에서의 실패를 가져올 수 있다.
• 정부 과제는 연구소 자체적으로만 할 수가 없아. 유관 부서 및 참여 기관과의 협력이 그 무엇보다도 중요하다는 생각을 가져야 한다.
• 모든 개발 활동에 사진 촬영은 필수다. 보고서를 쓰기 위한 목적뿐 아니라, 비용 사용에 대한 증빙에도 연구원이 촬영한 사진이 필요하다.
• 결국 과제의 마무리는 결과보고서로 귀결된다. 연구하고 있는 내용은 연구노트와 서면으로 항상 정리하는 습관을 들이도록 하자.

2. 비용 관리 파트에서의 과제 관리 파트

과제가 종료되면 가장 면밀하게 확인하는 것 중 하나가, 연구비를 얼마나 목적에 맞게 사용했는지라고 할 수 있다. 여태까지 과제를 도와주던 간사가 아닌 회계법인이 대리해서 정산을 하기 때문에 오로지 계획서대로 사용했는지를 중점적으로 확인한다.

• • 비용 사용방법(RCMS 등)에 대해서는 사전에 명확히 숙지해야 한다. 간단한 프로그램 사용방법에 대해서 질문이 나오는 경우가 많다.
  • 전체 및 세부예산 현황에 대해서는 실시간으로 파악하고 있어야 한다. 이미 집행 된 금액에 대해서는 되돌리기 까다롭기 때문에, 주의를 기울여야 한다.
  • 비용을 사용한 증빙은 그때그때 확보해서 정리해야 한다. 과제가 끝난 뒤에 이를 정리하려고 하면 항상 분실된 것들이 있다.
  • 과제비와 회사자체 비용간의 분리는 명확해야 한다. 여러 개의 과제를 동시에 진행하는 경우에도 마찬가지다. 한 번 섞이기 시작하면 정리하기 정말 어려워진다.

3. 책임자 혹은 대표자의 태도

사실 그 무엇보다 중요한 것은 과제 책임자 혹은 대표의 생각이다. 사실 정부 과제가 잘못되는 대부분의 문제는 그들로부터 시작되기 때문이다.

• 과제 담당자에게 최우선 목표는 과제를 성공적으로 마무리하는 것이다. 회사 일이 주고 과제를 부로 표현한다면, 연구원 역시 그런 마인드로 과제를 대하게 된다. 한참을 신경쓰지 않던 과제를 개발 종료일 근처에서 급하게 마무리하려는 경우 실수가 생길 수 밖에 없다.
• 과제 책임자와 대표자가 동일 인물이 아닐 경우, 과제의 권한은 과제 책임자에게 집중해야 한다. 과제 책임자와 기업 대표자 사이에서 서로 다른 지시가 내려올 경우, 연구원들이 힘들어지는 것은 당연한 일이다. 개발 효율이 떨어지게 된다는 것이다.
• 정부 연구비를 자신의 주머니 쌈짓돈으로 생각하면 안된다. 실제로 이렇게 생각하고 연구 목적 외에 과제비를 사용하여 감당하기 힘들어했던 경우를 본 적이 있다.
• 같은 이유로, 개발 회의에 비용 관리부서의 담당자가 함께하는 것을 추천한다. 비용 담당자에게 과제에 대한 책임감을 갖게 할 수도 있다.

과제 관리를 대수롭지 않게 여기다가 손해를 보는 기업을 몇 본 적이 있다. 또한 현업에서 이와 같은 문제로 재판까지도 경험한 적도 있다.

앞서 과제에 선정되는 것은 몇 번 경험해보면 크게 어렵지 않은 일이라고 한 적이 있다. 반면에 과제 관리의 경우 몇 번을 경험해도 계속 지겨운 일이고, 또한 신경 쓰이는 일이다. 심지어 과제의 연구비와 상관없이(1억이든 혹은 10억이든) 과제 관리 업무의 증감은 그리 크지 않기도 하다. 반면에 이에 실패하면, 그 영향은 결코 적지 않다. 과제 규모에 따라 부담해야 하는 페널티가 기하급수적으로 늘어나기도 한다.

‘과제 관리’라고 따로 부르기는 하지만 정부 과제에서 이는 따로 노는 파트가 아니다.

연구개발을 진행하면서 동시에 같이 신경써야 되는 부분이기도 하다. 또한 개발은 성공하더라도 과제관리에서 실패하면 절반의 성공만을 거둘 수 있다. 다시 말하면 절반은 실패한다는 것이다.

정부 과제에 도전하는 기업들은 과제를 성공적으로 마무리 하기 위해서는 더욱 신경 써야 할 것이다.